办公自动化与相关软件修订本_赵明远任利编.pdf

办公自动化与相关软件赵明远任利编新疆青少年出版社图书在版编目（）数据办公自动化与相关软件赵明远，任利编修订本乌鲁木齐：新疆青少年出版社，（信息技术教育大全丛书）办 赵任 办公室自动化应用软件基本知识 中国版本图书馆 数据核字（）第 号信息技术教育大全办公自动化与相关软件赵明远任利编新疆青少年出版社出版（地址：乌鲁木齐市胜利路二巷号邮编：）北京市朝教印刷厂印刷 毫米 开 印张 千字 年月修订版 年月第次印刷印数：册 总定价：元（共 册）（如有印装质量问题请与承印厂调换）书书书前言二十一世纪是信息爆炸的时代，也是知识经济飞速发展的时代。这就要求我们要不断地更新观念，掌握现代信息技术，以适应时代发展的需要。二十世纪六十年代开始萌芽发展的新兴电子计算机信息科技，与二十世纪九十年代初期开始普及的国际互联网通讯科技，构成了信息技术的基本框架，它改变了人类获取信息的途径，提高了人们的工作的效率。电子计算机信息科技的优势在于能够较容易地实现信息处理的高速度性、高准确性、高标准化；更加合理地配置企业物力和人力资源；增加个人的生产力、支援高层决策力、降低生产成本。国际互联网通讯科技的作用则体现在缩短人与人、人与世界之间的距离；打破国界、疆界的阻隔，让不同种族、不同语言的人们通过网络来互相了解、互相学习、共同提高；将人类的生产力与价值带到一个更高的境界。电子计算机信息科技与国际互联网通讯科技的联姻可以算得上是科技革命史上最具里程碑式的结合。两者的相互作用，影响了整个世界的信息技术格局。本套丛书具有知识性、趣味性和实践性的特征。它从人们的日常需要的角度出发，对日常生活、学习、工作中遇到的各种问题进行了有益的探讨，并给出了精辟的讲解，注重知识体系的关联性、整体性和开放性，帮助大家获得信息技术前沿的各种知识。本书不仅注重书本知识的学习，更加注重实践动手能力的培养。让大家在学习中提高，在学习中获得足够的实践。我们的目标是把最优秀最可靠的信息技术知识介绍给广大的读者朋友，让大家在读书中有所获益。本套丛书在编写过程中，经有关部门批准对部分作品进行了节选，以取适合本套丛书的部分，望未及时取得联系的作者见书后与我们取得联系，以便支付稿酬。另因编辑水平有限，加之时间仓促，文中难免存有谬误之处，望广大读者朋友批评指正，我们不胜感激。编者办公自动化与相关软件目录第一章什么是办公自动化第一节办公自动化的定义第二节办公自动化的历史概况第三节我国办公自动化的发展 第二章办公自动化系统硬件设备 第一节微型计算机系统 第二节 微机其他设备 第三节办公自动化系统的其他设备 第三章办公室自动化系统软件设备 第一节微型机系统软件 第二节 系列 第三节微机 网络软件 第四节微机数据库系统软件 第五节办公自动化应用软件 信息 技 术 教 育 大 全第四章自动化常用软件介绍 第一节文字处理软件 第二节发展趋势 书书书办公自动化与相关软件第一章什么是办公自动化第一节办公自动化的定义办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称 ，缩写为。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，包括网络化的大规模信息处理系统，为了叙述的方便，本书中简称为办公自动化。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草信息 技 术 教 育 大 全文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其他先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：（）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。办公自动化与相关软件（）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。（）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。（）运用电子数据交换（）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型 系统和决策型 系统。办公事务 中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种 子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗信息 技 术 教 育 大 全口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的 系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。信息管理型 系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级 系统基础之上，构成信息管理型的系统。办公自动化与相关软件决策支持型 系统是第三个层次。它建立在信息管理级 系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。事务级 系统、信息管理级 系统和决策支持级 系统是广义的或完整的 系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的 系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的 系统集成一个完整的 系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的 系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。本书中，事务级 系统称之为普通办公自动化系统，而信息管理级 系统和决策支持级 系统称之为高级办公自动化系统。信息 技 术 教 育 大 全例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其他机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。例如，北京市东城区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其他许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给东城区政府。这个例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往办公自动化与相关软件的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技信息 技 术 教 育 大 全术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其他设备维护人员等。技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其他章节详述。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新慨念。办公自动化与相关软件第二节办公自动化的历史概况人类从诞生时起，就是做为一个种群在地球上生存发展的。人类的一切活动从一开始就是人群之中进行信息交换的过程。史前人类之间利用声音、记号传递信息。例如某些民族的鼓声、歌声。特别声调的喊声都启源于传递信息。而结绳记事、刻石记事，更是众所周知的。经历了几十万年和自然界的斗争，人类产生了语言，文字，大大有利于信息的传递、交换。树枝、棍棒成为人类最早的笔。公元前 年埃及人发明了墨水，而商朝的中国人在龟甲上刻字，在青铜器上铸字传递文化，这就是有名的甲骨文和金文。后来又在竹简、木简上刻字记载信息。公元 年中国人发明了纸、毛笔和砚。约 年中国人毕升发明了活字印刷。公元 年西方人发明了铅笔。这些都是人类书写信息的工具。而信息传递靠人类本身，当时交通运输手段，陆路以牛车或马车，水路以船运为主要方式，所以一个信息传到遥远的异地，信息 技 术 教 育 大 全 需要相当长的时间。当时最快的所谓 里快马传递，在今天看来也相当缓慢。电影 鸦片战争 中有道光皇帝和林则徐之间以 里快马