第175页2023/1（下）总第403期浅析电子文件单套制归档问题文/湘潭大学田径一、电子文件单套制概述（一）电子文件单套制的概念。电子文件“单套制”是指经由计算机等电子设备而生成的档案，且仅以电子文件模式予以保存。即，电子文件“单套制”是“无纸化”办公模式下电子文件收集、整理、归档的模式创新，强调的是电子文件归档保存状态。（二）电子文件单套制的优势。电子文件“单套制”突破了传统纸质档案的一系列管理模式而且简化了工作流程，在未来有望实现减少档案室工作人员，缓解他们繁琐和重复劳动，利用计算机信息技术使电子文件管理发挥出重要作用。电子文件单套制管理可以运用数字签名，可以验证文件是否发生更改，能有效保障电子文件的合法性。还将在一定程度上简化电子文件的转移交接工作过程，为推进我国档案信息资源载体形式的多样化做出贡献，推进信息资源的利用，实现档案的现代化服务，从而在一定程度上推动我国档案管理事业的发展。不少学者认为，单套制无法代替纸质的档案所呈现出的价值。但是笔者认为，电子文件单套制突出的重要作用是可以提高工作效率，古往今来，聪明的人类总能寻找办法提高工作效率，从原始社会的钻木取火，到蒸汽时代的发明，再到今天的扫地机器人、无人快递派送车等等。虽然有其弊端，但无法忽视带来的益处，所以不要着急否定，且看电子文件单套制的不断完善与发展。二、电子文件单套制管理现状笔者简单总结了近些年国家以及各地出台的电子文件单套制的相关法律法规，如《电子文件归档与电子档案管理规范》删除了原标准中有关“双套制”归档的规定。这对于单套制的发展是很大的鼓舞。2018年10月，国家档案局公布的《机关档案管理规定》，其中第三十六条第二款规定“满足本规定第五章规定且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件,以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。”为电子形式的归档工作提供了前提依据。2019年4月颁布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》，明确指出除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。这些相关法律法规的出台，一定意义上肯定了电子文件单套制的应用意义。由此电子文件单套制拉开序幕，敢为天下先的上海自贸区于2014年颁布条例，而后很快在2015年上海市的年度重点课题中确定，保税区管理局此后正式开始试点工作，于2016年出台了指导意见，截至2017年10月，上海自贸区试点的单套制试点的对象不断扩大到历史档...
