新能源运维公司（沂水）检修基地企业标准 QCRPHDYWB 2208.02.03-2017 记录管理标准.pdf

Q/CRPHDYWB 新能源运维公司（沂水）检修基地企业标准 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 记录管理标准 2017-11-10 发布 2017-11-12 实施新能源运维公司（沂水）检修基地 发 布 _ _ Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 I 目 次 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 职责.2 5 管理内容及方法.3 6 附则.5 附 录 A（规范性附录）记录控制流程图.6 附 录 B（规范性附录）表格形式.7 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 II 前 言 本标准是按照Q/CRPHDYW 2301.01.02-2017企业标准编写管理标准给出的规则起草。本标准新能源运维公司（沂水）检修基地（以下简称检修基地）标准化委员会提出并负责解释。本标准主要起草部门：（沂水）检修基地。本标准主要起草人：罗鹏 本标准审核人：刘磊、党旭亮、张立强、罗鹏 本标准审定人：魏兴华、赵小波 本标准批准人：卢东东 本标准由新能源运维公司（沂水）检修基地归口管理。本标准2017年首次发布。Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 1 记录管理标准 1 范围 本标准规定了新能源运维公司（沂水）检修基地记录的基本任务、管理职责、管理内容及方法。本标准适用于新能源运维公司（沂水）检修基地记录的管理。2 规范性引用文件 2.1 引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T28001 职业健康安全管理体系 要求 GB/T19000 质量管理体系 基础和术语 GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南 Q/CRNE 201.003 文件管理控制程序 2.2 应用文件 Q/HDZC 203.015 文件控制管理标准 Q/HDZC 204.008 检修基地档案管理标准 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。3.1 文件 是指“信息及其承载的媒体”，文件可包括管理手册、程序文件、规范、图样、报告、标准、记录等。3.2 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 2 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.3 表格编号 为了对本检修基地生产管理过程中使用的表格进行规范化管理而统一给定的唯一性号码。3.4 表格流水号 为了使已经记录的表格具有可追溯性而进行的唯一性标识，流水号为检修基地代码.流水号（年份（四位）”组成。4 职责 4.1 主任 4.1.1 负责批准各班组/岗位自行设计的记录格式。4.1.2 负责批准记录的处置方案。4.2 各元素负责人 负责各元素标准记录格式的设置工作。4.3 档案管理岗 4.3.1 负责对记录的编号作出规定，建立检修基地的记录清单，对本标准的执行情况进行监督、检查、指导。4.3.2 负责物资供应记录的记录标识、贮存、保护、检索、保存、处置等控制。4.3.3 负责检修基地档案管理工作，负责文书、基建、科技归档及报告储存、保管、借阅等工作。4.3.4 负责各班组/岗位归档记录的贮存、保管及指导工作。4.4 各班组/岗位 负责各自工作范围内记录的填写、标识、收集、整理、贮存、归档和处置等具体工作。并定期整理记录有效清单，送交档案管理员。4.5 行政管理岗 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 3 负责记录的外委印刷工作。5 管理内容及方法 5.1 记录的一般要求 5.1.1 记录编号执行Q/HDZC 203.015 文件控制管理标准要求。记录控制流程见附录 A。5.1.2 记录类型 a)纸质记录，包括格式型、非格式型。非格式型通常体现为文字说明，如报告等；b)电子记录，如电脑各类系统中的记录与邮件等；c)其他记录，如磁带、磁盘、光盘、照片、样品等。5.1.3 记录的格式 a)国家、行业、上级要求报送的记录按国家、行业、上级规定的记录格式；b)基建工程的土建、安装和设备调试记录按行业规定的记录格式；c)技术标准、管理标准的记录格式按相应标准要求；d)如若以上表格仍不能满足实际需要，则由各班组/岗位自行设计，主任批准；e)各班组/岗位建立本班组/岗位 记录清单（见附录表 B.1），档案管理员建立本检修基地的 记录清单。5.1.4 记录的标识 a)记录应予标识，以确保其唯一性和可追溯性。标识的方法可以是记录名称、记录的编号、记录的日期等，记录的编号在查阅记录时能方便快速的检索；b)常用记录表格编号分为二部分，记录表格编号和记录填写时的流水号，记录表格编号按 Q/HDZC 203.015 文件控制管理标准编号；记录表流水号：检修基地代号（HDZC）流水号(三位数)+年份，由记录填写人编制和填写。记录表流水号上级公司有特殊规定的，执行上级公司的规定。c)EAM 系统或其他利用微机进行管理的记录按照系统软件或相应程序规定编写。5.1.5 记录的填写 记录填写应符合：a)书面记录应用钢笔、签字笔填写，不能用圆珠笔，填写要求准确、及时、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。记录上应写明日期、记录人签名；档案管理有规定的，按其要求执行。b)文件有要求的记录栏目，内容必须记录完整，空白项目应有说明；c)表格相邻的行，记录内容相同时，技术数据必须填写，文字性记录，可用“同上”表示；Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 4 d)记录不能随意更改，若确因笔误需要更正时，记录人需用“/”符号注销，在符号旁更正记录，并附有更正人的签名与更正日期；e)电子记录须限定阅读及修改权限，防止他人随意更改。f)凡有审核、批准等要求时，必须按要求逐级签署后，该记录方能生效。g)质量记录不得随便更改，如确实需要勘误，应按原记录逐级确认。5.1.6 电子记录 对电子媒体记录，各班组/岗位应按系统要求进行填写，运维公司风电数据中心及各部门应对其进行标识，便于检索，同时应进行备份，并按保存期限对其进行整理，需要时应建立纸质记录保存。5.2 记录的收集和整理 5.2.1 各班组/岗位应设专人管理本班组/岗位记录，并及时编目，建立本班组/岗位记录清单，在一项活动全部完成或周期较长的活动达到一定阶段后，及时整理（归类、立卷），以便于保存和归档。5.2.2 各班组/岗位应完整收集记录，各阶段的记录都应包括在内。5.2.3 各外包项目单位负责本单位项目记录的管理，外包项目管理部门负责收集各外包单位已完善的记录并进行整理归档。5.2.4 各归口管理各班组/岗位应收集供方、分承包方及相关方的有关记录。5.3 记录的贮存、保管和归档 5.3.1 各班组/岗位应设专人管理记录，对本班组/岗位保存的记录进行整理，以便于检索和查阅。5.3.2 档案管理员负责管理检修基地记录，确保记录保存环境符合要求，防止日晒、雨淋、受潮、霉变、鼠咬、虫蛀、火灾、丢失等。5.3.3 记录保存期限应符合：a)具有永久保存价值的记录，如台帐类，应长期保管；b)法律法规有要求的记录，应执行相应的要求；c)有保管时间要求的记录，则按要求时间保存；d)无保管时间要求的记录，一般保存期限为一年。5.3.4 档案管理员对检修基地管辖范围内的文件应进行归档，检修基地文件的管理应按照Q/HDZC 204.008 档案管理标准执行。5.4 记录的借阅 5.4.1 档案管理员建立记录借阅登记制度，借阅档案执行Q/HDZC 204.008 档案管理标准规定。5.4.2 有关保密内容的记录，须经主任及运维公司管理层书面同意才允许查阅。Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 5 5.4.3 当合同有要求时，在规定期内记录可提供给相关方及其代表查阅。5.5 记录的处置 5.5.1 记录超过保存期限，经主任批准后报运维公司档案管理同意后按要求进行处置。需要继续保留使用的，并应明确保留期限，继续保存和保护。5.5.2 记录需要销毁的，档案管理员保存的记录，经领导批准后，用符合环境保护要求的方式进行销毁。档案的销毁执行Q/HDZC 204.008 档案管理标准规定。记录的销毁要形成记录记录销毁登记表（见附录表 B.2）。5.5.3 MIS 系统或其他计算机保存的记录，由上级公司相关部门根据用户权限对过期或作废的记录进行处理。5.6 回顾 档案管理员组织相关班组/岗位人员对记录管理情况进行回顾，总结优点和存在的不足，制定下一年度的提升措施，并组织落实。6 附则 6.1 检查与考核 表1给出检查与考核的要求，相关班组/岗位应执行。表 1 考核内容 序号 考核项目 考核要求 执行班组/岗位 监督考核人 1 记录的流水号 确保唯一性 相关班组/岗位 主任 2 班组/岗位记录的管理 按标准要求进行管理 相关班组/岗位 主任 6.2 报告和记录 表2给出了报告和记录。表 2 报告和记录 序号 报告和记录编号 报告和记录名称 填写岗位 保存地点 保存期 1 Q/HDZC204.007 JL01-2015 记录清单 记录管理人员 档案室 长期 2 Q/HDZC204.007 JL02-2015 记录销毁登记表 档案管理员 档案室 长期 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 6 附 录 A（规范性附录）记录控制流程图 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 7 附 录 B（规范性附录）表格形式 表B.1 记录清单 编号：Q/HDZC204.007 JL01-2015 填写人:日期：序号 记录名称 记录编号 保存地点 保存期限 备注 Q/CRPHDYWB 2208.02.03-2017 8 表B.2 记录销毁登记表 编号：Q/HDZC204.007 JL02-2015 序号 记录编号 记录名称 销毁方式 销毁日期 销毁人 监销人 备注 填写人:日期：