面向科研工作赋能的笔记类个人知识管理工具研究_王树义.pdf

知识管理论坛 ISSN 2095-5472 CN11-6036/C Knowledge Management ForumE-mail:http:/652【面向全社会的知识服务新兴模式专辑】面向科研工作赋能的笔记类个人知识管理工具研究王树义1 崔雷悦1 时莹2 王铮31.天津师范大学管理学院 天津 3003872.西安交通大学图书馆 西安 7100493.西北大学公共管理学院 西安 710127摘要：目的/意义 通过分析数字化笔记工具的特点与优势，为科研人员扫除在科研过程中所遇到的种种障碍，疏通科研流程，提升科研效率。方法/过程 通过文献分析、网络调研等方式，针对科研活动中普遍存在的痛点问题寻求相关的笔记工具，以其功能优势为出发点进行探究。结果/结论 数字化笔记工具在辅助补充人脑功能、解决流程低效与构建知识网络方面具有较为可观的优势，能够达到为科研赋能的目标。关键词：知识管理 笔记应用 科研效率 科研赋能分类号：TP319引用格式：王树义,崔雷悦,时莹,等.面向科研工作赋能的笔记类个人知识管理工具研究 J/OL.知识管理论坛,2022,7(6):652-661 引用日期.http:/ 发表日期：2022-12-02 本文责任编辑：刘远颖1 引言在科研过程中，科研人员总会遇到各种棘手的问题。从人脑认知方面文献调研来看，当人脑接收外界信息超过人脑处理信息的能力时，便会发生信息过载现象，而信息过载又会引发认知超负荷，从而影响人们对于信息的选择与处理1。陈琼等认为，当信息过载现象发生时，人们的情绪状态将被影响，此时又会发生信息规避行为2。信息规避是指人们为了防止或者延迟接收到所需的信息，从而拒绝获取该信息3。由此当认知负荷逐渐增加时，人们的记忆与学习效率也会随之下降4。笔者在学术论坛及社群中发现科研人员在科研活动中由于信息过载等因素的影响遭遇到的痛点问题有多方面的体现：一方面是证明论点的论据被遗忘，在探索结果的过程中时间线索被遗忘，以及阅读大量文献后想要引用时溯源不清；另一方面是由于写作障碍而导致的工作计划不断被拖延。这些都成为了科研人员在科研过程中不653可逾越的障碍，可归纳为人脑记忆缺陷、流程效率低下与知识网络模糊等基本问题。首先是人脑的记忆缺陷。大脑帮助人们适应的是进化中最主要的历程，大脑配置是在长期的历史进程中外部环境对基因筛选的结果，在当下的环境中也有很好的适应性。但人脑仍然有一定的缺陷，这里涉及人脑的工作记忆概念。工作记忆被定义为一种可以在相对较短时间内进行信息存储与处理的容量有限的存储系统5。由于工作记忆容量有限，针对上文提及的信息过载这类情况将导致的严峻问题便是遗忘6。在科研过程中，全面细致是必不可少的关键点，所做的研究要达到这一标准，回顾过往的知识储备内容则是相当必要的。此处涉及信息偶遇的概念，信息偶遇描述的是一种信息寻求过程中意外获得信息的现象7。它是一种被动的信息行为，在人们平时由于信息的遗忘导致信息被遗漏、难以全面了解某一信息内容时，这一概念有助于再次触发人脑的注意，被动地唤醒记忆8。其次是科研流程的效率低下。工作流程能够分为自顶向下与自底向上两种模式，自顶向下是一种由整体框架到细节的渐进模式，而自底向上则是一种由部分组成整体的过程9。笔者在学术论坛与社群中调研发现，不少人在科研输出时倾向于自顶向下的模式，即通过自我施压不断输出。但由于各类主观客观因素导致输出过程难以以一种线性的方式进行，最终导致科研流程效率低下。最后是科研主题相关的知识网络模糊。合理的知识与资源配置能够大大提升知识使用的效率10，而碎片化的信息往往难以以线性的方式组织起来，导致人们在学习生活工作中难以便捷地获取有用的知识11。因而在与科研主题相关的知识学习过程中，使碎片化的信息建立联系并构建知识网络，形成相关的知识体系是较为重要的12。以上是笔者通过调研后发现的科研活动中科研人员所遭遇的典型痛点问题。本文旨在通过探究科研流程的难点和数字化笔记工具的优势与特点，挖掘数字化笔记工具在解决以上科研痛点时的便捷性与有效性，从而帮助科研人员优化工作流程、提升工作效率，最终实现利用笔记工具为科研活动赋能的目标。2 相关研究在信息技术飞速发展的大环境中，认知超负荷与信息过载对于人脑记忆与工作效率均有着一定的负面影响。如何运用适宜的方法与工具解决认知超负荷与信息过载的问题是值得探究的。早期有研究显示可以通过个人信息管理系统来作为纾解信息过载的一种方式13。另外，在大数据时代，可以利用大数据推荐技术，从信息过滤角度解决信息过载问题14。李卓坤探究降低学习认知负荷的过程中，认为教师应当通过调整教学策略充分引导学生“自我减负”，以达到降低认知负荷的目的15。也有研究表明以提取关键词并精简语言的方式能够降低在口译过程中造成的认知超负荷16。上述研究中发现的解决信息过载与认知超负荷的方式大多是基于理论或是在系统与技术层面进行探讨，并无针对性地解决科研活动中遇到的相关痛点问题。在调研中发现，20 世纪60 年代发起的 Xanadu 计划17能够帮助人们在进行信息链接时形成一个双向链接，即一些内容来自于其他的资料，在此处能够直观地看到这些资料的来源或者去处。这一功能非常符合人们的认知逻辑，可以帮助记忆整个知识网络，对解决信息过载与认知超负荷有一定的辅助作用。进入知识经济时代，知识成为最重要的资源之一，若要适应时代就必须具备对自我知识有效管理的能力18。王延秋认为有效地进行知识资源管理并且将其用于工作中，能够获得良好的工作效果19。知识管理发展至今，越来越多的知识管理理论、技术、工具开始进入人们的视野。应用一款好工具，可以缩短从获取知识到运用知识DOI：10.13266/j.issn.2095-5472.2022.052知识管理论坛，2022（6）:652-661知识管理论坛2022 年 第 6 期（总第 42 期）654所需的时间，大大提高知识管理效率20。云端笔记和网络资料管理工具的优点在于对个人碎片化学习的积累和管理，可以随时保存网页、图片和文字、灵感想法等21。苏媛欣认为相对于其他工具而言，数字化笔记在知识管理过程中具有回顾整理、形成个人知识体系、实现思维创新等优势22。马培培通过对比几款数字化笔记工具，认为数字化笔记工具能够提升个人以及组织的信息处理能力10。目前数字设备在教学中的使用日益增加，师生广泛认为记笔记对于提升学习效果具有贡献23。针对科研活动方面，笔记工具可以支持知识共享活动，为未来的研究方向提供有用的信息。在某些情况下，通过工具可以在一定程度上提高知识检索效率24。使用笔记工具能够帮助科研人员在学术写作任务上有更好的表现25。王树义等在研究中通过讨论 Roam Research 的特性，认为该工具中所包含的各项功能在科研协作过程中发挥了一定作用，为知识的快速生产提供了基础26。在回顾过往文献的过程中，笔者发现信息过载、认知超负荷等问题均有相应的解决方式，也有相应的措施解决了部分科研痛点问题。在知识管理发展的背景之下，数字化笔记工具对学习效果的影响受到了一定程度的关注。虽然目前也有不少研究认为利用笔记可为科研人员赋能并带来一定成效，但还缺乏从对各类笔记工具使用体验出发，在此基础上详细阐述各类笔记工具的优势所在，从而解决科研人员在科研活动中遇到的困境和痛点问题的研究。接下来笔者将针对数字化笔记工具如何为科研人员解决科研痛点以及如何为科研活动赋能进行分析讨论。3 研究设计以上的研究或多或少反映出数字化笔记工具所具有的独特优势，同时对于科研人员的学习和科研活动有促进作用，但尚未有研究论证数字化笔记工具是否能够针对性地解决科研痛点问题。因此，笔者通过文献分析、网络调研等方式进行研究，从科研人员的痛点出发，结合数字化笔记工具的相关特点与优势，探讨如何合理利用数字化笔记工具解决相关痛点问题并为科研活动赋能，具体研究框架如图 1 所示：科研痛点人脑记忆缺陷知识网络模糊笔记工具赋能科研回顾提示双向链接精确上下文模板梳理辅助联想流程效率低下图 1 研究框架本文将科研人员典型的科研痛点划分为 3类，分别为人脑记忆缺陷、流程效率低下和知识网络模糊。针对以上 3 类痛点，笔者通过文献分析与网络调研的方式，选择了几款笔记工具，介绍其突出特点，将笔记工具的功能优势与科研痛点相结合进行阐述。本文从科研活动655中频繁出现的科研瓶颈与科研难点出发，寻找能够有效解决该痛点的相应笔记工具，深入探究其功能，探索能够与科研活动高效结合的优势特点。人脑在发展进程中即便已经能够适应当下社会，但仍旧有着遗忘这一难题。本研究期望能够通过笔记工具的辅助，从回顾提示、双向链接和精确上下文等多方面针对性地解决遗忘的痛点。在科研活动中流程效率低下常常是由于自顶向下的常规工作流程导致的，在此期望笔记工具能够以自底向上的方式通过提供模板进行流程梳理从而提升科研效率。在笔记记录过程中碎片化的信息往往难以建立多方联系而构建一个清晰的知识网络，笔记工具或许能够辅助人脑进行联想，将相关的笔记之间建立联系，构建条理清晰的知识网络。针对上述 3 种痛点，本研究期望在一种或多种笔记工具中找到一种或者多种功能对应的有效解决措施。笔者通过在学术论坛和社群中调研并筛选了一些笔记工具，最终本文将选用Flomo27、Logseq28、Hook29和 DevonThink304款笔记工具结合科研痛点进行阐述说明。该 4款笔记工具与其同类笔记工具相比具有一定程度的优势。Flomo 是一款卡片笔记应用，能够记录灵感并以闹钟的方式每天设置提醒。在相关论坛网站中调查发现，Flomo 得到了广泛好评。用户认为它能够快速无压力地记录想法，而不用把过多的精力放在调整格式上，聚焦文字本身。同类型的笔记工具有印象笔记，在两者都具有记录笔记的功能的基础上，Flomo 可以将客户端与微信端绑定并进行同步，且具有每日随机回顾过往笔记的功能。Logseq 是一款基于本地的大纲式双链笔记工具，能够以日记的方式记录灵感。在相关论坛网站中调查发现，Logseq 有着任务管理的作用，还可以撰写工作日报与周报，进行工作复盘。同类工具有 Obsidian，而两者在均具有双向链接的基础上，Logseq 重视用户隐私。所有笔记能够存储于本地，不存在通过服务器被泄露的可能性。同时 Logseq 是优先大纲视图、为用户提供流程模板的笔记工具，为人们梳理流程提供了便利。Hook 是一款操作系统级别的细粒度双向链接的工具，通过添加链接的方式在各类文件之间建立外部双向链接。在笔记写作的同时能够添加设备上的各类文档、网站等，建立彼此间的链接。在论坛网站的调研中发现，Hook 能够在聚合多个文档或网页的 url 之后，快速打开关联的网站或者是文件。Hook 是一款较为新颖的细粒度笔记工具，暂未发现有类似的工具能够进行类比，因此选择 Hook 作为此处的工具支撑。DevonThink 是一款知识管理工具，能够实现在其中导入导出各类格式的文件。对比印象笔记，DevonThink 不仅是免费开源的，而且能够支持导入导出多种数据类型的文件。同时DevonThink 自身具有自然语言处理功能分析笔记标签、建立笔记远程关联的功能。通过上述对比，本文所选择的工具在同类工具中脱颖而出，笔者将在其中挖掘解决对应科研痛点的功能，实现为科研赋能的目标。4 研究发现本文基于科研活动中出现的 3 类典型痛点问题，在官方网站及社区、各类学术论坛与社群中调研后选取了 4 款笔记工具并分析其功能优势，提出针对性的解决措施，从多方面阐述如何解决科研痛点问题。4.1 针对人脑记忆缺陷的措施由于人脑记忆缺陷这一痛点的存在，导致科研人员常常将关键重要的科研信息遗忘。基于上文中信息偶遇概念的介绍，数字化笔记工具能够辅助我们有意识地形成信息偶遇，从而避免遗忘对科研活动造成一定程度的负面影响。信息偶遇能够实现平时记录的信息内容有一定概率重新浮现在我们面前。Flomo 笔记可以通过在电脑端或手机微信端输入内容并发布，记录DOI：10.13266/j.issn.2095-5472.2022.052知识管理论坛，2022（6）