能力·活动·过程——基于智慧管理的高校档案数据化研究_陈茜月.pdf

办公自动化杂志0 引言智慧是指人类认识和解决问题的能力，管理是指为达成目标而进行的职能活动，智慧管理可以理解为，借助信息技术手段，将人类认识和解决问题的能力，融入为达成某种目标进行的职能活动。档案智慧化管理的基础是档案管理，其主要问题是如何通过智慧管理的手段做好档案管理的工作，即运用各种新兴技术、方法、理论、模型，将“智慧化”赋予档案管理工作全流程中。高校是高等院校的简称，是人类智慧传承和再创造之场所。高校由其自身的诸多特性，决定高校管理的内容错综复杂，高校档案的对象极具多样性。数据是指任何以电子或其它方式对信息的一种记录，1也是是智慧管理工作的最基本对象。数据化是指记录或信息的量化过程，是对智慧管理基本对象进行的收集、归档、整合、梳理的过程。档案数据化一词，是档案界对“数据化”这一名词的吸收和引用。高等院校的建设模式也进入智慧建设的大趋势中，这也得益于各种新兴技术的飞速发展和大量交叉应用。档案智慧化管理作为智慧校园建设的重要组成，已成为落实高校内涵发展的有力手段之一，同时也是推动档案工作数据化转型，实现智慧管理的重要步骤。因此，有必要从能力、活动、过程三个层面，对智慧化管理与高校档案数据化开展研究，以期对高校档案智慧化管理实践产生积极的推动作用。1 定义 任务相关性1.1 智慧管理智慧管理“智慧即是指对事物的认识、辨析、判断处理和发明创造能力。”2这种能力始之于学习，源之于实践，强之于积累。管理是指为达成目标而进行的职能活动，即“指通过计划、组织、指挥、协调、控制等职能为要素组成的活动过程。”3管理活动的主要特性是显著的目的、专业的职能、丰富的过程。档案工作是一项管理性工作。2021 年起实施的“十四五”档案事业发展规划 提到“管理”一词 60 次，在 8类 26 项主要任务中，涉及全部 8 类的 19 项 38 处，占 26 项主要任务 73.08%，分量之重，可见一斑。能力 活动 过程基于智慧管理的高校档案数据化研究陈茜月（郑州大学 档案与校史馆郑州450052）摘要：为发挥高校人类智慧传承和再创造场所的作用，支撑和推动智慧校园建设发展，在梳理相关定义、在“十四五”档案事业发展规划任务中分量以及相关性的基础上，从能力、活动、过程三个层面，阐述智慧化管理视域下高校档案数据化工作开展方向和核心要义，提出将“数据化”视为产品生产过程，围绕 5W2H 开展研究，以期为高校档案智慧化管理实践，探索一条可重复、可复制的有较方法。关键词：智慧管理；高校；高校档案；数据化；档案数据化中图分类号:G271曰 G647文献标识码:A文章编号:220727-10215Ability,Activity and Processing-Research on the Digitalization of CollegesArchives Based on Smart ManagementCHEN Xiyue（Archives and School History Museum,Zhengzhou UniversityZhengzhou450052）Abstract：In order to give full play to the role of human smart inheritance and re-creation in colleges and universities，thus,support and promote the construction and development of smart campus,on the basis of sorting out the relevant def-initions,the weight and relevance in the 14th Five Year Plan archives development planning task,this paper expoundsthe development direction and core significance of university archives digitalization work from the perspective of smartmanagement from the three levels of ability,activity and processing,It is proposed to regard digitalization as the pro-duction processing of products and carry out research around 5W2H in order to explore a repeatable and reproduciblemethod for the practice of smart management of archives in colleges and universities.Kewords：smart management；colleges；college archives；digitalization；archive digitalization本文系河南省档案局 2019 年科技项目的阶段性研究成果，项目名称：基于智慧管理的高校档案数据化研究。项目编号：2019-X-17。*总第 488 期2023 年 2 月 1 日Documentation Security48办公自动化杂志智慧管理这一概念目前没有具体定义，且没有较为统一的、为各界共同认可的某一概念。但大致可理解为：借助信息技术与手段，将人类认识和解决问题的能力，融入为达成某种目标进行的职能活动。在具备智慧和管理的一般特性的同时，还具有对人类智慧的继承性，对信息技术的依赖性。当前对智慧管理的研究工作大多是对“智慧管理”、“管理智慧”二者的研究和讨论。第一，“智慧管理”概念的落脚点在于“管理”，创新之处在于基于智慧的方法进行管理，这就包括了新兴技术如人工智能；4第二，“管理智慧”概念和“智慧管理”相反，其落脚点在于智慧，即管理的对象是智慧，应考虑如何管理好智慧、应用好智慧、提示智慧的效能。5本文讨论的智慧管理既包括第一方面“智慧管理”，也包括第二方面“管理智慧”。1.2 高校档案高校档案高校，即高等院校的缩写。高校是人类智慧传承和再创造之所。高校具有“经济人”特性，6松散连接的组织特性，7类企业性质，8非盈利性组织的特性，9学术组织的特性10等独特性、鲜明性、持续性；11还具有“时间的特性”，12“专业性管理的特性”；13以及“育人的本质特性”。14这些特性决定高校管理上不同于企业、机关和社会团体的复杂性；同时，也决定高校档案的多样性、高丰富度和持久性。是研究一切与高校相关问题时需要考虑的重要环境因素，当然也是高校环境下基于智慧管理的档案数据化研究必须考虑的自变量。档案（Archives）的定义如下：它是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。15顾名思义，高校档案则是高校环境下所产生的“档案”。16高校档案，是高等院校在日常的教育教学工作和教育活动以及正常管理的过程之中，所产生的一种真实的记录。它是高等院校在各类评估工作、教学考核及相关管理工作评级过程中的一个重要的评价指标和依据材料。它是高等院校在管理、教学、科研、创新等众多领域内的重要、真实的历史记录。如何使高等院校的档案管理的工作具备智慧化水平，现阶段高校档案管理工作应考虑的重要问题。通过智慧化的技术手段和管理理念的渗入，将对高等院校档案管理工作起到重要的优势注入，也更利于高校档案信息资源的开发工作，更能使高校档案数据资源的利用价值即数据价值得到更好的发挥。对这一价值的深度挖掘，一方面丰富高校档案的价值内涵；另一方面使高校档案价值得以增值。高校档案是国家档案体系中的一个重点领域档案，这根据高校档案所具有的独特的专门档案、科技档案、科研档案属性所决定。2021 年起实施的 “十四五”档案事业发展规划 提到“重点档案”8 次，在 8 类 26 项主要任务中，涉及 3 类 4 项 8 处，占 26 项主要任务 15.38%；提到“重点领域”5 次，在 8 类 26 项主要任务中，涉及 3 类 5 项 5 处，占 26 项主要任务 19.23%，分量接近 1/5：提到“科研档案”3 次，在 8 类 26 项主要任务中，涉及 1 类 3 项 3 处，占 26项主要任务 11.54%，分量超过 1/10：提到“专业档案”3次，在 8 类 26 项主要任务中，涉及 2 类 2 项 3 处，占 26 项主要任务 7.69%，分量接近 1/10：提到“科学技术档案”1次，在 8 类 26 项主要任务中，涉及 1 类 1 项 1 处，占 26 项主要任务 3.84%。上述关键词，均是高等院校档案工作息息相关的方面，其涵盖范围之广、辐射类型之多，应得到极大的关注。1.3 数据数据化档案数据化“数据”这一概念具有法定定义，是指任何以电子或其它方式对信息的记录。17这一概念反映出“档案数据”和“数据”之间“包含”的关系：后者包含了前者。前者不仅是后者的一部分，它自身还分为档案数据和数据档案。档案数据研究集中在两个方面，分别是档案数据化和数据档案化这两个问题。对档案数据化这一问题来说，它指的是如何把档案数据以数据的方式进行存储和利用；对数据档案化这一问题，则讨论的是将数据这一概念加上档案的属性，以档案的方式使用数据。18两者的表述、主客体、内容、形式不同，但目的相同。高校特性在决定高校在管理上具有不同于企业、机关和社会团体的复杂性和高校档案具有多样性、高丰富度和持久性的同时，也决定高校档案数据的多样性、丰富度和持久性，是高校环境下基于智慧管理的档案数据化研究应考虑的因变量。2021 年起实施的 “十四五”档案事业发展规划 提到“数据”一词 15 次，在 8 类26 项主要任务中，涉及 4 类的 7 项 13 处，占 26 项主要任务 26.92%，分量超过 1/4。聚集度之高，值得关注。有关“数据化”的定义，在19和20两文中早有定义，可理解为数据化是一种信息转换的过程、是信息的细化过程、是文献到可被分析处理的信息的变化过程、是信息的一个细化过程。亦或可解释为数据化是将现象转为量化形式的过程，其目标结果是一种可治标分析的量化形式，此定义的核心问题是将信息进行量化。档案数据化，是数据化在档案界的表述，属于数据化的一个应用类型。简单地讲就是将档案转换为数据的过程。专业一些的表述是指将模拟信息转换成电脑可处理的用 0和 1 表示的二进制代码，即将文字形式的信息转化为数字形式的信息。如果从数据是信息的表现形式和载体来理解，档案数据化只是档案信息的表现形式和载体的一种变化。21从这个角度考虑，可认为这是档案信息在形式上和信息载体上的变化。档案数据化是近年来档案界高频热词之一，相关研究不断升温。图 1 显示自 1998 年第一篇相关文献发表至2022 年，其热度上升情况与趋势。（2022 年为预期值）图 1 1998-2022 年档案数据化研究文献年度篇数及趋势Documentation2023 年 2 月 1 日总第 488 期Security49办公自动化杂志档案数据化工作具有两大方向性。其一是档案数据化，即从档案到数据的方向转化；其二是数据档案化，即从数据到档案的方向转化。在本文中所讨论的档案数据化工作是基于第一个方向，是档案数据化的讨论。此方向和高校档案数字化在智慧化管理的背景下的主要工作方向相一致。与一般意义上的数据化不同，档案数据化包含两项主要内容。“一是非文本档案的文本化，包括纸质档案和图片档案的文本化，标准是能否使用全文检索；二是文本档案的表格化，标准是能否用电子表格处理文本化的档案数据。”22目的都是为用处理数据的方法和手段来处理档案，将档案信息的处理转化成数据信息处理。这是档案数据化的核心要义。1.4 档案任务相关性智慧是能力，管理是活动，数据是记录。三者汇于档案，集于任务，融