档案管理制度汇编.doc

档案管理制度 一、总则 x、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 x、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 x、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 x、公司指定专人负责文件材料的管理。 x、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 x、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 x、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 x、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 x、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 x、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 x、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 x、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 x、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 x、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 x、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 x、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 x、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 x、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 x、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 x、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 x、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 x、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 x、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 x、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 x、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 x、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 x、不准转借，必须专人专用。 x、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。 XX档案管理制度 x目的 为加强公司xx档案管理，充分利用xx资源，发挥xx档案为xx工作服务的作用，使会xx案管理更加标准化、规范化、科学化，根据xx的规定，结合本公司的实际情况，特制订本制度。 x 范围 本制度规定了xx档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。 本制度适用xx公司xx档案的管理。 x 职责 x.x xx负责人负责xx档案保管的定期检查、监督，指定兼职档案管理人员整理、保管各种xx档案，并负责借阅档案的审批，保证xx档案的准确、安全、完整。 x.x 档案管理人员按照xx档案的整理要求，负责定期整理各种xx资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。 x.x 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。 x.x xx负责对xx档案的管理进行不定期的检查。 x.x xx负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。 x xx档案的范围 xx档案包括：xx x xx xx x xx档案资料的整理 用纸、封皮、装订规格应尽量统一，以便于保管。 ===等等 x xx档案的保管 x.x xx档案的存放应做到：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温。不允许随便堆放，保证xx档案完整无损。 x xx档案查阅、借阅及批准权限 x.x 本公司内部人员借阅xx档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。 x.x内部各公司，各部门因工作需要查阅会计档案时，必须经本公司或部门领导批准证明，xx负责人批准，方能查阅。 x.x 外单位人员因公需要查阅xx档案时，应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经xx负责人批准，报xx批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、xx档案名称及查阅理由。 x.x xx档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的xx档案，必须办理借出手续，经xx负责人、xx批准，同时在《xx档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。 x.x查阅或借阅xx档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封、抽换。 xx xx档案的销毁 xx.x xx档案保管期满需要销毁时，由xx档案管理人员提出销毁意见，编制《xx档案销毁清册》，列明销毁xx档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 xx.x 销毁会计档案前，应当由xx中心和xx中心共同对应销毁的会计档案进行鉴定，报xx审批后，由xx、xx派人监销，销毁后需在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告xx。 xx 处罚 未按本制度规定充分履行xx档案管理职责的，给予 xx的处罚，造成经济损失的追究经济责任。 xx 附则 xx.x 本制度由xx起草。 xx.x 本制度经xxx批准发布。 xx.x 本制度自下发之日起实施。 档案管理制度 档案工作岗位责任制 一、 分管档案工作的局领导职责 x、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 x、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 x、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、 局档案员职责 x、贯彻实施《档案法》、《某某省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 x、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 x、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 x、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 x、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 x、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、 分管档案工作的各处(室)领导职责 x、 配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。 x、 将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。 x、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。 x、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。 x、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。 x、 负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。 四、 各处、室专(兼)职档案人员职责 x、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 x、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 x、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 x、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 x、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。 x、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 x、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 x、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 x、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 x、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 x、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 x、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 x、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 x、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 x、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 x、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 x、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 xx、电报、重要电话记录、机关工作日记。 xx、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 xx、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 xx、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 xx、已故人员资料。 xx、重要的人民来信及处理材料。 xx、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 xx、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 (二)上级文件材料 x、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。 x、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。 x、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 x、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。 (三)同级文件材料 x、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。 x、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。 x、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 x、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料 x、年季度工作总结、重要的专题工作总结。 x、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。 x、重要的名册、登记表。 x、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。 二、归档份数 文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。 三、归档时间和方法 (一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。 (二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。 (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个