科研档案与科学数据利益主体协同机制探析_戴柏清.pdf

2 0 2 3年第1期实践经纬6 1 科研档案与科学数据利益主体协同机制探析戴柏清1 秦 顺2 何思源1,3(1.中国人民大学信息资源管理学院,北京1 0 0 8 7 2;2.武汉大学信息管理学院,武汉4 3 0 0 7 2;3.中国人民大学电子文件管理研究中心,北京 1 0 0 8 7 2)摘要:科研档案与科学数据协同管理是科技创新和社会发展的必然趋势,明确相关利益主体及其协同互动关系是实现高效协同管理的基础。基于利益相关者理论,通过文献梳理归纳科研档案与科学数据协同管理涉及的核心利益相关者,并根据“权力-利益”矩阵对其进行分类,综合运用文献研究法、网络调研法和深度访谈法,以管理型利益主体为中心,进一步探索管理型利益主体内部及其与领导型、保障型、利用型等其他利益主体的协同互动机制。在此基础上提出科研档案与科学数据利益主体协同机制的推进路径:以重点项目为突破口开展协同管理试点,鼓励公益性主导的增值服务供给,以数据管护人才培养支撑主体协同机制运转。关键词:科研档案;科学数据;协同管理;利益相关者;主体协同中图分类号:G 2 7 5.7 收稿日期:2 0 2 2-0 6-0 9作者简介:戴柏清,博士研究生,研究方向为档案学基础理论;秦顺,博士研究生,研究方向为图书馆发展理论、信息资源与数据管理;何思源,博士研究生,研究方向为电子文件管理、数字档案馆、档案与数据管理,本文通信作者,E-m a i l:2 5 7 6 6 2 0 7 7 1q q.c o m。基金项目:中国人民大学科学研究基金(中央高校基本科研业务费专项资金资助)项目“企业文件档案管理与数据管理的融合发展研究”(2 1 XNH 1 8 6)。作为科研档案的一种资源形态,科学数据是支撑国家科技创新的战略资源。1从实践层面来看,近年来我国对数据驱动型科技创新愈发重视,科学数据管理办法(以下简称 办法)、科研数据北京宣言等一系列支撑创新驱动发展战略的科技政策相继发布实施,对科学数据开放共享提出了更高的要求。科研档案部门在长期从事科研档案收集、组织和长期保存的过程中积累了丰富的经验,能够为科学数据的有序、规范与可控提供工具和方法支撑,行动边界在不断扩展。2与此同时,科技工作者也渴望档案领域的专业支持。3国际科学界日益重视科研成果、科学过程数据和科研管理档案的集成共享利用,对科研档案与科学数据整合服务的需求日益增强。为响应这一趋势,“十四五”全国档案事业发展规划明确提出大力推动科学数据与科研档案协同管理。4在理论研究层面,国内外学者围绕科学数据管理计划5、政策6、利益相关者7-9、元数据1 0、长期保存1 1、数据出版1 2、数据安全1 3、开放平台与项目1 4、应用与调查1 5等问题展开了讨论。随着科研第四范式的兴起,科研档案与科学数据交叉研究开始升温。科研档案和科学数据在目标理念层面具有一致性,在业务内容层面具有互补性。1 6一方面,有学者认为来源原则、元数据/背景信息维护、文件生命周期理论与连续体理论、长期保存、鉴定与评估、真实性保障、风险管理、古文书学(d i p l o m a t i c s)等文件档案管理理论与方法有利于建立对科学数据的信任,维护其可靠性和可用性。1 7-2 0C h i l d sS u e2 1、J i l l i a nCW a l l i s2 2、C h r i s t o p h e rAL e e2 3探索了档案工作者在DOI:10.16113/ki.daxtx.2023.01.002实践经纬2 0 2 3年第1期 6 2 科学数据管理中新的角色和定位。另一方面,科学数据管理理论与方法也为科研档案创新发展指明思路和方向。杨文娜等2 4、李甜2 5等学者均提出科研档案管理优化升级的对策建议。虽然科研档案和科学数据相关研究提出了大量有价值的洞见,但对二者的研究和实践不能囿于单向视角。为此,部分学者提出科研档案与科学数据协同管理的框架和路径。例如,王利伟等2 6设计了机构知识库和科研档案的共建共享方案;何思源等2 7构建了包含制度、组织、业务、资源、服务等要素的科研档案与科学数据的管理协同框架。可以看出,科研档案与科学数据相关研究集中在单向视角,而鲜有的双向视角的研究也大多聚焦宏观框架、实践现状与整体路径,较少涉及某一维度的协同策略与方法。数据时代,立足发挥国家科技信息资源整体效益,对科研档案和科学数据进行协同管理、实现价值共创是推动科技信息资源共享利用的客观要求和必然趋势。由于我国科研档案管理和科学数据管理长期处于割裂状态,隶属于不同职能管理部门,相关利益主体的权责关系尚不明晰,致使科研档案与科学数据协同管理进程十分缓慢。只有理顺利益主体协同关系,走向相互依赖和利益共享的深度合作,才能更好地带动业务、资源、服务、技术、系统等其他要素的协同。因此,本文通过引入利益相关者理论,识别核心利益主体,建立多元利益主体协同机制,旨在为科研档案与科学数据协同管理提供机制保障。1 理论基础与研究思路1.1 理论基础利益相关者理论最早由美国学者爱德华弗里曼(E d w a r dF r e e m a n)在 战略管理:利益相关者方法中提出,他认为利益相关者是指能够影响组织目标实现或受其影响的个人或群体。2 8而利益相关者理论是指用于处理不同利益相关者之间的关系及其对管理目标的影响,为人们提供一种分析内部复杂利益关系从而实现价值交换和共创的利益关系框架。根据利益相关者理论,任何组织的管理和运营都与各利益相关者的投入和参与息息相关,且各主体之间必然会产生利益互动。利益相关者理论是对管理活动具有实践意义的理论分析框架。2 9科研档案与科学数据协同管理是竞争与合作并存的复杂过程,涉及诸多主体,管理诉求的分化将带来利益分配与权力竞争关系,符合利益相关者理论的应用场景。鉴于科研档案与科学数据的管理协同尚未形成具体合作机制,本文引入利益相关者理论,并将科研档案与科学数据协同管理利益相关者定义为能够影响协同管理目标实现或受其影响的个人或群体。通过识别科研档案与科研数据协同管理利益主体,平衡利益诉求,有利于统一认识、解决利益矛盾、促进互动和合作,进而为科研档案与科学数据协同管理提供主体协同思路。1.2 研究思路与方法首先,借鉴利益相关者理论,采用文献研究法,从代表性学术文献和政策报告中识别科研档案与科学数据协同管理涉及的利益相关者,并利用“权力-利益”矩阵对其进行分类。其次,采用网络调研法和深度访谈法解析不同类型利益相关者间的利益冲突,分析其互动关系,构建协同机制和推进路径。其中,网络调研法是指通过访问利益相关者官网发布的政策、规范及相关信息,了解其利益诉求及主体协同现状。深度访谈法是指从各利益主体中选取具有典型性特征的相关人员进行半结构化访谈。由于科研档案与科学数据协同管理仍处于起步阶段,所以本文主要采用便利抽样法和滚雪球抽样法。访谈对象来自科研档案部门、高校档案部门、企业档案部门、科研资助机构、科学数据部门及科研单位等,最终获取有效样本8人,分别将其编号为D 1D 8。笔者于2 0 2 2年7月4日至1 4日通过电话访谈、文字访谈等形式对所有受访者进行访谈,每场访谈持续2 09 0分钟,共形成3万余字的访谈记录。2 科研档案与科学数据协同管理利益主体分析2.1 利益主体识别目前,学界和业界对科研档案与科学数据协同管理利益主体尚未形成系统认识。本文采用文献研究法识别利益相关者,主要涉及两种文献来源:一是国内外相关的代表性学术文献;二是政府部门及国际组织发布的政策报告,如 办法、科学技术研究档案管理规定(以下简称 规定)、处理数据:角色、权利、责任和关系(D e a l i n g W i t hD a t a:R o l e s,R i g h t s,R e s p o n s i b i l i t i e sa n d R e l a t i o n s h i p s)等。将上述文献涉及的利益主体进行同项聚类,最终识别出科学技术主管部门、档案主管部门、科研资助机构、档案馆(室)、科学数据中心、行业协会/学会/学术团体、I T部门、数据出版商、科研单位及科研人员、其他用户等1 0类主体,如表1所示。2 0 2 3年第1期实践经纬6 3 表1 科研档案与科学数据协同管理利益相关者识别利益主体文献依据科学技术主管部门 办法;邢文明等3 0;秦顺3 1档案主管部门 规定;闫鹏3 2;蔡盈芳3 3科研资助机构L i zL y o n3 4;M a t t h e w M a y e r n i k3 5;R i c k yE r w a y3 6;司 莉 等2 9;盛 小平等3 7;金贞燕等7;夏义堃等8档案馆(室)规 定;J i l l i a nC W a l l i s2 2;C h i l d sS u e2 1;闫 鹏3 2;蔡 盈 芳3 3;秦顺3 1;王芳等3 8科学数据中心孟祥保等3 9;盛小平等3 7;邢文明等3 0;秦顺3 1行业协会/学会/学术团体盛小平等3 7;陆颖等9I T部门M a t t h e wM a y e r n i k3 5;R i c k y E r-w a y3 6;秦顺3 1数据出版商L i zL y o n3 4;司 莉 等2 9;金 贞 燕等7;盛小平等3 7;秦顺3 1;夏义堃等8科研单位及科研人员L i zL y o n3 4;M a t t h e w M a y e r n i k3 5;司 莉 等2 9;孟 祥 保 等3 9;盛 小 平等3 7;秦顺3 1;陆颖等9其他用户L i zL y o n3 4;司 莉 等2 9;盛 小 平等3 7;秦顺3 12.2 利益主体分类“权力-利益”矩阵是利益相关者理论中常用以分析各利益主体与组织事务之间的权力和利益关系的方法。4 0其中,“权力”是指利益相关者对科研档案与科学数据协同管理的影响程度;“利益”是指利益相关者受到科研档案与科学数据协同管理的有利程度及资源利用需求程度。不同利益主体的参与环节与参与方式具有一定差异性,各主体明确自身功能定位有助于人力、物力资源的优化配置。借鉴“权力-利益”矩阵,能够强化各利益主体对自身权益的认知,协调和平衡各利益主体的诉求和冲突。因此,根据利益主体“权力”强弱与“利益”高低,将协同管理涉及的利益主体分为领导型利益主体、管理型利益主体、保障型利益主体、利用型利益主体,如图1所示。2.2.1 领导型利益主体领导型利益主体包括科技主管部门、档案主管部门和科研资助机构,作为科研档案与科学数据协同管理的领导者和组织者,具有“强权力-低利益”的特点。一方面,负责统筹规划和政策制订,具有“高权力”;另一方面,其本身对科研档案和科学数据的利图1 科研档案与科学数据协同管理利益主体的“权力-利益”矩阵用需求并不高,属于“低收益”利益主体。其一,科技主管部门(包括科技部、科技厅、科技局等)和档案主管部门(包括国家档案局及各省市档案局)。前者主管科学数据管理工作,后者需会同前者共同主管科研档案管理工作。二者均需要进行宏观调控和决策部署,明确重点资源的布局与供给,提供政策法规支撑,开展业务指导和检查,压实各方主体责任。其二,科研资助机构,如中国国家自然科学基金委员 会、美 国 国 家 科 学 基 金 会(N a t i o n a lS c i e n c eF o u n d a t i o n,N S F)等。此类主体负责统筹规划科研项目,为科学研究提供资金支持,设置约束和激励机制,确保科研档案和科学数据的齐全完整和真实可靠,推动科研诚信建设,维护科技工作者的权益和科学基金的公正性。2.2.2 管理型利益主体管理型利益主体包括科学数据中心、档案馆(室),具有“强权力-强利益”的特点。一方面,二者作为资源的直接管理者,具有对资源进行收集、管理、保存和共享利用的职责,具有“高权力”;另一方面,实现科研档案与科学数据协同管理有利于加强资源管控,规避科研资产流失、资源重复建设和无法统一利用的风险,能够在协同管理过程中获得较高的收益。4 1其一