科学基金“放管服”改革背景...目形式审查工作的实践与思考_薛建龙.pdf

中国科学基金 年管理纵横科学基金“放管服”改革背景下依托单位加强项目形式审查工作的实践与思考薛建龙黄敏卓沈玮刘彬浙江大学 科学技术研究院，杭州 浙江大学医学院 附属邵逸夫医院，杭州 中国科学技术大学 科研部，合肥 华中农业大学 科学技术发展研究院，武汉 收稿日期：；修回日期：通信作者，：摘要本文对近年来国家自然科学基金项目不予受理情况进行分析，总结科学基金“放管服”改革背景下，浙江大学在项目形式审查工作中的实践经验，就依托单位如何进一步加强项目形式审查工作进行探讨，并对科学基金申请受理工作提出建议。关键词依托单位；科学基金；形式审查；放管服长期以来，国家自然科学基金（以下简称“科学基金”）在推动基础研究的高质量发展方面发挥着关键作用，各依托单位均非常重视科学基金的组织实施，纷纷将其作为科研管理的重点工作来抓。近年来，国家自然科学基金委员会（以下简称“自然科学基金委”）聚焦改革任务，深化科学基金“放管服”，持续优化项目管理，逐年简化申请材料，从 年开始申请阶段全面试行无纸化申请，切实减轻了申请人和依托单位管理人员的负担。科学基金申请规定和提交流程的变化，相应带来了申请书形式审查要点的变化，依托单位必须主动适应新形势，在工作组织模式上作出相应调整，以便形式审查工作更有针对性。本文通过对浙江大学在科学基金项目受理阶段申请书形式审查工作方式、方法的探索，思考如何面对申请量逐年递增以及全面无纸化申请带来的工作挑战，并提出相关工作建议。不予受理整体情况 申请规定众说周知，提交一份高质量的申请书是项目获得资助的必要条件，而提交一份符合规定的申请书刘彬华中农业大学科学技术发展研究院基础研究处处长、副研究员。主要研究方向为科研管理、科学计量与科技评价。薛建龙浙江大学科学技术研究院基础研究与海外项目部副部长。主要研究方向为科技政策、科研管理。却是项目能够进入评审阶段的前置条件。依托单位在规定时间内将申请人提交的申请书报送至自然科学基金委后，自然科学基金委依据 国家自然科学基金条例（国务院令第 号）完成对申请书的初审，决定是否受理项目申请。因此，申请书的写作必须符合科学基金项目指南、基金管理规定和申请书撰写要求，这是申请能否进入评审程序的门槛，否则可能会不予受理。主要原因近年（年）科学基金在集中接收DOI:10.16262/ki.1000-8217.2023.01.016第 卷第期薛建龙等：科学基金“放管服”改革背景下依托单位加强项目形式审查工作的实践与思考 期不予受理项目共计 项。自然科学基金委通过持续简化申请要求、进一步完善科学基金网络信息系统（以下简称“信息系统”）功能等诸多举措下，集中接收期不予受理项目申请数由 年的 项降低到 年的 项，不予受理率由 降低到 ，但每年不予受理项目的绝对数量依然较大。项目申请书一旦初筛不通过，申请人需等到下一年度方能再提出相应类型项目的申请，甚至可能会因此错过重点项目等的指南领域。导致项目申请不予受理的原因相对集中，主要是未认真阅读指南所致，包括：（）研究期限填写错误；（）申请代码或研究领域选择错误；（）不属于项目指南资助范畴；（）申请人不具备该类项目的申请资格；（）未按要求提供附件材料（如推荐信、导师同意函、知情同意函、伦理委员会证明等），详见表。整体来看，虽然申请规定和申请流程每年均有一定变化，但对申请的规范性和政策相符性等要求并没有降低。通过认真阅读项目指南，大部分不予受理的原因是可以避免的，申请人的认真程度决定了申请书是否能顺利被受理，不予受理项目的数量和比例也可以从一个侧面反映出依托单位的管理水平。浙江大学形式审查工作实践一份严谨、规范的申请书不仅能通过形式审查，也能给评审专家留下好的印象。自然科学基金委对不同学科和不同项目类型的申请书有着不同的撰写要求，申请人往往把主要时间精力用在申请书内容的撰写，却忽视申请政策等方面的要求。因此，依托单位除了鼓励科研人员潜心研究、夯实研究基础并开展各种方式的申请书写作技巧辅导外，提醒申请人认真阅读指南、规范申请书写作并集中进行申请书形式审查同样重要。这也是依托单位切实履行管理主体责任的要求使然，更重要的是可以尽量降低项目申请因非学术因素而落选的可能。长期以来，浙江大学坚持做好科学基金项目申请的支撑保障工作。通过全校申报动员大会、院系宣讲会、座谈交流会等形式，广泛宣传自然科学基金委深化改革要点及政策变化，着重引导科研人员认真阅读项目指南、熟悉申请规定、理解科学问题属性表 年集中接收期科学基金项目不予受理主要原因及数量排序 年 年 年 年 年依 托 单 位 或 合 作 研究 单 位 未 盖 公 章 或是非法人公章，或所填 单 位 名 称 与 公 章不一致（项）研究 期 限 填 写 不 符合要求（项）申 请 代 码 或 研 究 领域选择错误（）未 按 要 求 提 供 证 明材 料、推荐信、导师同 意 函、知 情 同 意函、伦理委员会证明等（项）研究 期 限 填 写 错 误（项）不 属 于 本 学 科 资 助范畴（项）不属 于 所 选 择 的 申请代 码 所 在 学 科 指南的 资 助 范 畴（项）不 属 于 项 目 指 南 资助范畴（项）不 属 于 项 目 指 南 资助范畴（项）未按要求提供证明材料、推荐信、导师同意函、伦理委员会证明等附件材料（项）申请书内容不完整、信息有误、前后不一致（项）依托 单 位 或 合 作 研究单位未盖公章、非原件 或 名 称 与 公 章不一致（项）未 按 要 求 提 供 证 明材料、推 荐 信、导 师同 意 函、知 情 同 意函、伦理委员会证明等（项）申 请 人 不 具 备 该 类项 目 的 申 请 资 格（项）申请代码或研究领域选择错误（项）研究期限、经费等内容不 符 合 指 南（项）申请书缺页或缺项、缺少 主 要 参 与 者 简历（项）其 他 可 认 定 的 不 予受理 情 形（其 中，研究 期 限 填 写 不 符 合要 求 占 绝 大 多 数）（项）研 究 期 限 填 写 错 误（项）未如实填写研究生导师或博士后合作导师姓名（项）代码 填 写 错 误（项）申请 人 或 主 要 参 与者未 签 名 或 签 名 与基本 信 息 表 中 人 员姓名不一致（项）申 请 书 缺 页 或 缺 项（项）申 请 代 码 或 研 究 领域选择错误（项）不属于项目指南资助范畴（项）数据来源：自然科学基金委历年“国家自然科学基金集中接收项目申请与受理情况”。中国科学基金 年分类、深度凝练科学问题，提交选题科学、内容严谨、格式规范的高质量项目申请书。在项目集中申报期，学校努力克服时间短、任务重、申请量大、人手不足等困难，积极顺应自然科学基金委的政策变化，综合应用多种手段，逐渐摸索建立了适应“全面无纸化”新形势的一整套完整规范、操作性强的高效形式审查体系，有效提升了申请人撰写申请书的严肃性，端正其申报态度，及时纠正未按要求填报的情形，提升了申报质量。年集中接收期，浙江大学提交项目申请 项，不予受理项目项，不予受理率 ，低于全国总体不予受理率（），不予受理原因主要是不属于项目指南资助范畴、申请代码或研究领域选择错误，基本杜绝了因学校管理层面疏漏而造成的项目不予受理情况。全面梳理审查要点学校按照 国家自然科学基金条例、项目指南以及各类型项目填报说明与撰写提纲等规定，认真梳理各类型项目的审查要点。此项工作至关重要，是关系到后续审查工作能否有效进行的基础。本文以面上项目为例对形式审查要点进行了梳理，详见表。优化具体审查方式学校每年按照梳理出的形式审查要点，制作 申请书形式自查明细表，要求每一个项目申请人对照要点一一进行规范性自查，提升其主体责任意识，然后再由院系的科研管理人员复核，最后由学校进行集中形式审查。年，学校集中形式审查工作实现了全程无纸化，工作人员查看电子版申请书及附件材料，发现问题后通过邮件进行反馈，申请人修改后重新在系统提交，工作更加便捷高效。形式审查内容主要包括：电子申请书审查、申请书基本信息审查、附件材料审查、特殊事项审查等，按照相应内容分成个工作小组协同多轮次进行。（）电子申请书审查。首先，在信息系统下载一份电子申请书，利用 软件的 包功能，按照项目类型对申请书中的审查要点逐项进行快速批量检索和审查。（）基本信息审查。以“依托单位管理用户”角色在信息系统“确认与退回申请书”界面导出 当年申请项目人员信息表。此信息表可直接用来判断的要点包括：“附注说明”“依托单位参加人单位信息”“研究期限”等填写是否规范，是否需要两封同行表 年面上项目形式审查要点申请书内容审查要点封面附注说明：一般不填写内容，个别研究领域需选择相应附注说明。如医学科学部设立“源于临床实践的科学问题探索研究”专项，申请该专项的申请书在附注说明栏中注明“源于临床实践的科学问题探索研究”。基本信息是否在站博士后：与申请人简历对应信息一致。合作研究单位：单位名称为自然科学基金委注册依托单位或法人单位，不能是依托单位或法人单位的二级单位等。申请代码：尽量选至二级申请代码（位数字）（生命学部要求必须选至二级申请代码）。研究期限：起始时间一律填写 年月日，结束时间一般填写 年 月 日，仅在站博士后研究人员可以根据在站时间灵活填写，且只能填写年 月 日，研究期限不超过年。资金预算表及说明资金预算表和预算说明：依据 项目资金预算表编制说明，按照信息系统提供的模板填写预算说明，预算表与预算说明中各科目预算数勾稽关系对应。报告正文报告正文：按照信息系统提供的最新申请书正文模板填写，没有删除或改动提纲标题及括号中的文字，各部分内容完整、规范。年度研究计划：起止时间应和基本信息表中研究期限一致，且时间连贯不缺失。简历简历：各部分内容完整、规范。尤其需要准确、规范标注代表性研究成果和学术奖励情况，如实填写研究生导师和博士后合作导师姓名。参与人简历按照信息系统提供的最新简历模板填写，没有删除或改动简历模板中蓝色字体的标题及相应说明文字。附件同行专家推荐信：非高级专业技术职务（职称）且不具有博士学位的申请人需提供两封同行专家推荐信。按照信息系统提供的模板准确规范填写，信息完整，推荐专家亲笔签字后扫描上传。伦理委员会证明、依托单位生物安全保障承诺等：相应内容准确规范，签章完整且有效的证明材料扫描上传。国家社会科学基金结项证书：项目负责人近年获得国家社会科学基金资助，且已获得全国哲学社会科学工作办公室颁发的 结项证书，需以附件方式在线提交加盖依托单位法人公章的 结项证书 电子版扫描件。导师同意函：在职攻读研究生学位人员经过导师同意可以通过其受聘单位申请，按照信息系统提供的模板准确规范填写，信息完整，导师亲笔签字后扫描上传。代表性成果或者科技奖励：提供篇以内代表性论文、专著、科技奖励、专利等电子版文件。第 卷第期薛建龙等：科学基金“放管服”改革背景下依托单位加强项目形式审查工作的实践与思考 专家推荐信等。（）附件材料审查。在前述的两个工作小组基础上，进入信息系统分别查看相应申请书中导师知情同意函、两封同行专家推荐信、伦理委员会证明、依托单位生物安全保障承诺等附件材料是否规范上传。（）特殊事项审查。国家重大科研仪器研制项目分预 算 需 作 为 附 件 提 交 等 项 目 申 请 的 特 别 要求，安排专人进行专项审查。制定合理审查流程学校层面的项目形式审查工作流程如图所示，各院系形式审查工作参照学校审查工作安排进行。首先，根据科学基金申请规定及学校总体工作安排，制定详实的工作方案；其次，根据审查进度及时间节点安排等进行多轮复核；最后，与院系确认最终申请项目清单，在信息系统中完成确认提交。思考与建议为在科学基金管理中落实“放管服”精神，自然科学基金委陆续出台了一系列政策文件，并推动了多项改革举措，较大地推动了科研管理创新，形成充满活力的科技管理和运行机制，包括近年来在推进项目申报无纸化与简化初审工作方面做了大量工作。建议自然科学基金委进一步加强调研，深入了解项目申请过程中存在的实际问题，充分听取依图项目形式审查工作流程图 中国科学基金 年托单位及科研人员的意见与建议，加强指导与统筹协调。在申请阶段，给