“十四五”时期智慧档案馆员能力建设_贾艺玮.pdf

第 159 页2023/2 （下）总第405期“十四五”时期智慧档案馆员能力建设文/河南开放大学贾艺玮2021年，在中国共产党成立100周年之际，习近平总书记对档案工作作出重要批示，为新时代做好档案工作提供了根本遵循。李克强总理在访问中山大学时指出：“档案记录着历史，承载着文明，而且整理档案是需要有科学精神的。”强调了档案工作人员作为档案工作主体的重要性。2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的“十四五”全国档案事业发展规划（以下简称规划），为我国档案馆的未来建设与高质量发展指明了新方向，标志着我国档案工作开启了新的征程，档案馆建设全面进入智慧时代，智慧档案馆员的职业能力建设成为关注的重点。一、“十四五”时期档案馆面临的形势与挑战规划指出，目前档案馆建设主要存在观念滞后、制度不完善、技术瓶颈和人才短板等问题。其中档案人才队伍建设面临着新的挑战，主要表现为三个方面：第一，档案人才选拔、考核、任免及职称晋升机制有待完善；第二，档案人员继续教育和技能培训力度有待加强，教育培训形式过于单一；第三，档案人才专业化能力培养有待提升；第四，档案人才交流渠道有待拓宽。面对诸多挑战，规划建议新时期档案馆需要建设一支学习型、实干型、创新型的档案人才队伍，加强档案人员的政治能力、业务能力、信息化能力、服务能力、创新能力、科研能力等方面的建设，迫切需要建立健全新时期档案馆员能力体系。二、“十四五”时期智慧档案馆员应具备的能力档案馆员作为档案工作的具体执行者，在新的社会发展环境下，要想更好地满足人们对档案信息的获取需求，需要通过档案馆员职业能力建设，提供优质高效的服务。本文参考档案人员胜任能力模型理论，将智慧档案馆员能力划分为三个层次：知识技能素养，进而提出符合“十四五”时期智慧档案馆岗位胜任要求的各层次必备能力要素。（一）知识层面。1.档案法规制度与标准规范掌握能力。档案工作在党和国家的各项事业中起着基础性、支撑性作用，正所谓“坚持中国共产党对档案工作的指导”，而档案制度规范是做好档案工作的一盏明灯，这就要求档案工作人员具备了解和掌握档案法规制度与行业标准的能力，熟悉和贯彻档案行政法规，党内法规的能力，解读和执行档案标准的能力。2.档案学科知识能力。档案是一种载体，也是一门学科。学科知识分析能力是档案馆员需要具备的专业能力之一，有利于提高档案人员的专业素养和档案服务质量。学科知识能力培养能够促进档案馆员对学科专业知识的了解，培养自身专业化学科理念。随着档案工作涉及范围越来越广，与相关学科相互渗透日益增强，档案馆员还应学习情报学、图书馆学、外语、计算机、文秘学等相关的理论知识。（二）技能层面。1.档案专业技能。档案收集与整理能力是档案馆员必须具备的基础技能。在实际工作中，档案信息无处不在，档案馆员要对这些档案信息进行鉴定，根据其价值和保存期限要求，参照本单位档案分类体系来正确分类编排并做好标记。在档案长期保存过程中，由于信息技术不间断更新升级，不同介质的档案对保存条件的要求也不断发生改变，识别影响档案长期保存的潜在风险，做好纸质档案保护，对电子档案进行存储、异地异质备份，开展档案修复也是档案馆员应具备的专业技能。2.信息技术应用能力。档案数字化管理是智慧档案馆发展的重要体现之一，人们对档案信息的需求逐渐多样化，传统的档案管理方式已无法满足新时期人们的需求。借助新技术的支持，信息技术在档案馆得到广泛应用，档案数字化建设现已成为新时期档案工作的主要发展趋势。面对数字化办公，档案馆员首先必须熟练掌握现代化办公设备、常用办公软件等基础操作，其次还要熟练操作本单位档案数字化系统的查询、录入、预览、下载等功能。（三）素养方面。1.职业道德。档案工作由于受到办公环境局限性的影响，较为封闭，容易被忽略，这就需要档案馆员树立默默无闻、无私奉献的职业理念，不计个人名利得失，以高尚的职业道德，强烈的事业心和【摘要】“十四五”时期新技术广泛应用加速了档案馆智能升级，智慧档案馆建设进程加快，对档案馆员能力提出了新要求。本文借鉴国内外档案馆员职业能力研究成果，探讨档案馆员在智慧档案馆发展大环境下应具备的能力。构建面向“十四五”规划的智慧档案馆员职业能力体系。【关键词】“十四五”时期；智慧档案馆；馆员；智慧服务；能力建设人事管理personnel management第 160 页2023/2 （下）总第405期高度的责任感，做好本职工作，以饱满的热情为人们提供优质高效的档案利用服务。同时，机密性是档案工作的重要特点之一，忠诚干净担当的政治品格是档案馆员的核心素质，档案馆员应具备良好的档案保密意识和机敏的政治判断力、政治领悟力、政治执行力，对涉密档案做到妥善保管，严明保密纪律，严格涉密档案的查询借阅手续，守好筑牢保密防线。2.数字素养。2021年11月，中央网络安全和信息化委员会印发提升全民数字素养与技能行动纲要，对提升全民数字素养与技能进行了顶层设计和全面部署，加上“十四五”时期智慧档案馆建设的核心是实现全面数字化转型升级，这就要求智慧档案馆员要有更高水平的数字素养，注重培养自身的数字意识，具备信息获取、信息处理、信息评估、信息检索能力，数字化互动能力和数字化协作能力，根据实际工作中的需要和要求创建与整合档案数字内容等能力。3.服务能力。档案工作作为一项服务性劳动，是档案与利用者之间的媒介与纽带。新时期知识经济社会发展迅速，档案馆员作为提供档案服务的核心，面对利用者高要求、高数量、高标准的档案信息需求，要保持更加灵敏、高效率、全面的服务状态，向利用者提供高质量的档案信息服务，发挥智慧档案馆应有的优势。4.自我发展能力。智慧档案馆员自觉地进行自我学习和自我完善，是关乎档案馆员和档案馆能否实现长久发展的支撑性手段。“十四五”时期对智慧档案馆的建设和发展提出了更细致、更高的要求，智慧档案馆员要具有优秀的持续学习能力和理解能力，对新知识迅速掌握和熟练应用。三、智慧档案馆员能力体系构建策略（一）树立档案职业核心价值观。档案馆是宣传国家传统文化和开展思想政治教育的主要阵地之一，承担着文化宣教和弘扬社会主义核心价值观的社会职能。档案馆在日常管理工作开展过程中，根据业务需求制订档案馆员行为准则，要求档案馆员在实际工作中坚定自身信念，遵守国家档案法律法规和相关行业标准，组织档案馆员参加保密教育培训，成立保密委员会，全面提升档案馆员的工作责任感和档案保密意识，要求档案馆员在提供档案服务时，需注意服务态度、语气及方式。将档案馆员的工作内容与国家社会利益紧密结合，改变单一枯燥的工作状态，帮助档案馆员坚定理想信念，坚守职业道德，树立档案职业核心价值观，贯彻落实“我为群众办实事”。（二）优化档案馆人力资源结构。部门和职位的合理化设置是保证档案馆人力资源优化配置的重要前提。要根据日常工作中，智慧档案馆建设的实际需要，适时调整档案馆原有的机构设置、人员职责分工、工作流程等。从宏观层面来看，档案馆可根据档案繁杂程度、档案数量、常规工作量等因素，来进行人员的职责分工，每人负责一类或几类档案的接收、整理和利用等工作。从微观层面来看，档案馆可根据档案馆员的年龄、专业、学历等背景，合理分配岗位。对人员进行分类分配，能充分实现人力资源的优化配置，使档案馆员发挥各自优势，提高人员与岗位的适配度，强化竞争意识与履行岗位职责的意识，使各级各类人员的工作积极性得到充分发挥。（三）建立竞争机制。竞争环境呈现公平、公正、公开的健康状态，能够使档案馆员在竞聘上岗的压力下，督促自己充实知识体系，提升自身综合素质，使自己达到与所竞聘岗位任职资格相匹配的能力。档案馆可根据自身实际情况，设置岗位聘用条件，包括基本条件、申报条件和竞聘条件，申报人在进入岗位竞聘环节之前，首先必须满足岗位聘用的基本条件和申报条件。如果某一岗位出现多人竞聘时，申报人还必须满足竞聘条件才有资格被聘任。聘期到期后需要重新竞争上岗。竞争机制的建立有利于在档案馆内形成公平的竞争环境，符合智慧档案馆健康、可持续的发展要求。（四）建立激励机制。智慧档案馆通过建立完善、合理、公正、公开的业绩考核制度，对档案馆员的工作绩效进行客观评价，提高档案馆员的工作积极性，激发档案馆员的创新创造能力。智慧档案馆的激励机制可表现为，将开展科学研究纳入档案馆员的工作职责中，建立合理的科研成果申报制度，将科研成绩作为年终考核、职称晋升、聘期续聘等一系列工作的参考指标，并给予相应的精神和物质奖励。激励机制的建立，能够督促各层级档案馆员在工作和专业技术方面加强沟通与交流，在馆内形成良好的学习氛围。在这种环境下，能够激发档案馆员开展科学研究的热情，自发提升综合素质及业务水平，从而推动智慧档案馆建设。（五）建立继续教育机制。新一代信息技术的广泛应用，使智慧档案馆员在自身工作中面临新的挑战，迫使档案馆员有意识地加强自身学习，将个人的培训学习计划与智慧档案馆的发展规划紧密联系起来，将学习与工作相融合。因此，实现档案馆员继续教育制度化，并在日常管理中加以体现，对档案馆和档案馆员个体来说都是必需的。首先，智慧档案馆应参照自身设定的“十四五”时期各阶段发展目标和发展规划，在制订规章制度的过程中加入档案从业人员在职培训实施办法。对每个岗位的档案馆员提出年度培训要求，针对不同年龄、职称和教育背景的档案馆员进行线上线下相结合的培训和深造。其次，智慧档案馆要建立（下转第180页）现代办公Modern Office 第 180 页2023/2 （下）总第405期编，但都是针对传统纸质载体档案，电子档案缺少相关规章制度。我们决定组织大量档案管理人员和相关人员参考国家标准和航天标准进行企业内部相关电子文件标准规范撰写符合企业实际发展需要的管理文件，为航天产品档案数字化建设提供标准依据。（二）双轨制长期并存。以产品档案归档上报进馆为例，我们部门不仅完成了用氨水晒图机晒制航天产品纸质设计文件档案的归档上报，还使用了产品定型电子文档上报管理系统进行电子文档的上报，这个产品使用了双轨制归档和上报，可见在档案上报进馆系统中双轨制仍是重要的档案管理模式。由于航天产品以“高”“精”“尖”品质代表了国家实力，档案的保存尤为重要，所以企业档案管理双轨制必然长期并存。因库存纸质档案数量巨大，且会不断有新的纸质档案产生，为应对这一情况，企业积极想办法实现资源突破，目前已经完成库房扩建改造工程，按照技术保密等各项要求完成了配备指纹、刷脸、刷卡门禁系统，视频监控、红外感应和烟感探头等安保防护，为长期双轨制做好充分准备工作。（三）航天产品传统载体档案数字化。经统计，截至2019年底，库存档案为13万多份，根据我们用高速扫描仪的速率统计来看，一天最多扫描数量为2000多页，对已装订档案的拆装和扫描后的校对等工作都耗费了档案员大量时间，海量库存仅仅数字化工作就需要10年以上时间，严重制约了档案数字化进程。以企业生产的民用运输车产品为例，其制订的产品保证时间为26年，但是在合同中写明产品出厂19年后都要全部进行返厂大维修，从目前的档案存放保管经验来看，约20年档案存放时间，会有档案发黄、变脆、黏连、字迹不清、纸张变色模糊等风险，将其数字化扫描保存成为保护档案的最好方式，于是我们拓展思路，在符合上级机关和企业各项规定的条件下，积极寻找符合规定的档案数字化公司，将专业的事情交给专业的人去做，为早日实现航天产品档案数字化管理积极探索。（四）制订人才培养和储备机制。人才培养是企业发展战略，产品是企业的硬实力，那人才就是企业最重要的软实力。对于航天产品档案信息化工作，我们不能只局限于自我学习的圈子里。一方面，我们每年都会专门招聘符合岗位需要的研究生进行此项工作；另一方面，我们采取走出去参观、调研和参加上级培训等多种手段进行人才培养，鼓励大家多思考、多学习。将在册人员进行人才库分类，将档案信息化知识的掌握纳入考核，并成为评优、职称晋级的必要条件。（上接第160页）健全培训评估与考核机制，保证从业人员在职培训的质量，将继续教育学时纳入考核范围，成立考核制度执行委员会，监督制度的实施，评估实施效果。继续教育机制的建立，能够激发档案馆员的自我学习动力，发掘学习