基于发票验收的电网协议库存物资采购合同结算管理研究_曾敏.pdf

202212大众用电|基于发票验收的电网协议库存物资采购合同结算管理研究国网湖南省电力有限公司物资公司曾敏随着我国经济发展水平的不断提高，电力供应的需求量日渐增大，配电网建设工程数量也日益增加，规模不断扩大，而工程周期短、实施时间集中，这就导致工程物资需求量大，并且需要高效、快速的物资供应保障。传统的物资采购模式响应速度慢、采购周期长，已经无法适应电力工程的变化需求，与目前配网工程建设物资保障的矛盾较大。而采用协议库存采购模式可以提高电网工程物资供应效率，解决传统物资采购模式与配网工程物资需求、企业管理要求之间的矛盾，满足工程建设要求与安全供电，符合电网企业采购物资的管理标准。鉴于协议库存采购模式在电力工程中的应用日渐广泛，其物资合同结算管理水平也亟待提升。物资合同款项中，货款结算需要供应商提供全额的增值税发票，目前需要供应商线下提交，大大降低了协议库存采购模式下物资合同的结算效率，增加了合同款项结算逾期的风险，尤其是2020年新冠疫情冲击全球，全球经济在所难免地受到影响，若不能及时结清合同款项，极易造成供应商资金链断裂，公司破产倒闭，不利于国家经济发展，也会对电网企业的形象造成不良影响。针对上述问题，本文提出使用电子增值税发票，利用移动互联技术，通过App与ERP系统的互联，实现线上提交发票，自动进行发票的审核、过账，提升电网物资管理精细化、集约化水平，建设现代化智慧供应链，提高电网企业的服务水平。1协议库存物资采购模式分析协议库存采购模式是一种弹性的采购模式，依据未来一定时间内物资采购需求的预测，以相同的物资技术以及商务采购准则，通过招标等方式，一次性确定一段时间内的多个供应商，同时，以协议形式，确定物资的单价、数量以及有效期等。在存在实际工程物资需求后，通过与供应商签订采购供货单进行供货，满足项目物资需求。1.1协议库存采购模式应用场景协议库存采购模式是以需求为导向，用市场确定库存，高效整合采购资源，实现工程物资供应的常态稳定运转的虚拟库存采购模式。该模式应用的场景一般为：物资需求频率高、需求物资的技术标准统一、物资要求响应时间短、物资年度需求量大的工程项目。1.2协议库存采购管理模式协议库存采购管理包括计划申报、采购管理、库存管理在内的协议库存采购流程的各环节管理。协议库存需求预测是计划申报管理中极其重要的部分，影响需求预测的关键因素有年投资量、年度工程建设量等。需求预测模型一般运用加权算数平均法和时间序列预测法来构建。现有的电网企业协议库存采购管理模式主要的流程为：各地市分公司完成需求计划申报到省级电力公司后，省级电力公司汇总上报至国家电网公司，由国家电网公司实行招标工作，决定中标供应商，同时，与之签订框架合同。之后，省级电力公司依据各地市分公司上报的需求计划匹配相关的供应商信息。协议库存匹配完毕后，各地市分公司依据已匹配的协议中的供应商、价格等信息，在ERP系统中创建采购订单，并与供应商进行供货合同的签订，形成采购供货单。之后再按照供应计划，分批进行收货。1.3协议库存采购模式的优势协议库存采购模式的主要优势如下：（1）能够有效提升集中招标采购的效率，减少实体库存，使库存占用的资金减少，节约成本，提高资金周转率。（2）减少了电网企业的招标次数，提升了工作效率，并降低了采购价格，同时，可以缩短交货周期。（3）保证了电网企业与供应商的长期合作关系，降低了供应商投标工作的运营成本，加快了供应商的资金周转，实现了电网企业与供应商的双赢。电力技术经济49|大众用电202212电力技术经济（4）切实提高了供应商的响应速度，大幅缩短了供应周期，实现及时、稳定的物资供应，为电力工程建设提供了坚实的保障与支撑。2基于发票验收的协议库存采购合同结算管理现状分析采用协议库存模式采购的物资一般价值低、物资形式琐碎复杂，物资供应到货牵涉到的项目单位较多，同时，其对应的建设工程的数目十分庞大，在现有的发票验收模式下，会严重拉长支付周期，甚至造成合同款项支付逾期，使供应商回款慢，容易造成供应商资金链断裂，致使其无法持续供货。在挫伤供应商积极性的同时，也使电网企业的形象受损。目前，电网企业以打造“三型两网、世界一流”的现代企业为目标，展现央企风范，推动企业可持续绿色发展，并构建高质量、高效率的物资采购供应链。若不能及时结清合同款项，则无法实现电网企业的建设目标。合同款项中到货款的结算需要供应商提供增值税发票，发票是会计核算的原始根据，同时也是税务单位执法审查的主要依据，所以做好发票验收管理工作不仅有助于电网企业的财务管理工作，还对企业规避税务风险起着重要的作用。目前，增值税发票验收模式主要有人工线下发票传递模式、影像扫描发票传递模式和智能化终端自助机发票传递模式。2.1人工线下发票传递模式人工线下发票传递模式是指供应商到供应商服务中心递交发票，之后相关工作人员对纸质增值税发票进行审核验收。该模式存在诸多缺陷，主要有以下3点：（1）供应商递交发票时需在服务大厅的人工窗口排队等候，差旅费用较高，办理业务的时间长，并且效率低。这很大可能会造成供应商递交发票积极性不高，以及交票不及时的不良后果，对协议库存采购合同结算工作造成不良影响。（2）发票在传递过程中易损毁、遗失，增加了电网企业的税务风险，并且极易导致到货款结算逾期，增加电网企业的审计、诉讼风险，使公司信誉受损。（3）发票为人工审核，工作量大且繁琐，人工成本较高，效率低，并且审核的准确率不高，难以对业务相关数据进行统计分析。2.2影像扫描发票传递模式影像扫描发票传递模式首先需要供应商提供发票，然后通过使用影像扫描发票的信息化技术，财务人员将纸质发票转换为影像电子发票，实现线上进行发票的流转、审核。通过增值税发票OCR识别技术，自动扫描并无误提取增值税发票的相关信息，保证增值税发票相关信息录入的高效和准确，在一定程度上提高了合同结算的效率，解决了人工线下传递模式中发票在传递过程中可能受损、遗失的弊端。但是供应商办理业务的低效性、成本高等问题依旧存在，且原始纸质发票需要归档保存，工作效率有待提升。2.3智能化终端自助机发票传递模式针对供应商发票递交无自助交票查询平台，导致供应商在递交发票时等待时间长的问题，有学者提出应用智能化终端自助机发票传递模式。智能化终端自助机可以实现供应商24小时自助办理发票递交、校验工作，自助机会自动触发资金支付审批流程，并回收纸质增值税发票，优化精简了到货款支付流程，进一步提高了结算效率，保证了货款支付的及时性。同时，供应商能够在自助机上查看业务办理进度，实现了信息化共享。虽然智能化终端自助机优化了到货款结算流程，但仍然需要供应商线下跑腿递交发票，差旅支出依旧存在，尤其是协议库存采购物资一般金额小，差旅成本高让供应商递交发票积极性不高，对电网企业和供应商都造成了不良的影响。3基于移动互联技术的电子发票验收模式随着电子签章、签名技术的发展，增值税发票的形式发生了一定的转变，出现了增值税电子发票。近些年，国家税务总局逐步推广增值税电子普通发票，增值税电子发票的法律效力、基本使用规定与纸质发票相同。同时，移动互联技术高速发展，基于此，本文提出了基于移动互联技术的电子发票验收模式，实现供应商“零跑腿”提交发票，有效解决供应商现场交票时间长、成本高的难题。3.1电子发票验收模式概述ERP系统能够对电网企业的资源进行有效集成，在ERP系统中存储了各种数据信息，可以通过移动互联技术实现ERP与App之间的数据传递互联。通过供应商自主开具电子发票，利用ERP系统与App之间的互联，完成电子发票的验收，切实提50202212大众用电|电力技术经济高电网企业和供应商的工作效率。3.2电子发票验收模式架构电子发票验收模式是以互联网为基础，通过ERP系统与App的互联，使供应商能在线上递交发票。供应商开具增值税电子发票后，将发票上传至App上，通过ESB通道将相关数据信息传递到ERP系统中，与ERP系统的数据交互，自动实现发票的验审、校验，并线上归档发票，再将审核结果通过APP推送至供应商，供应商也可实时查看发票审核状态。3.3电子发票验收模式优势本文提出的电子发票验收模式相比于目前的发票传递验收模式优势明显，主要有以下3点：（1）规范统一。移动终端和移动互联技术的使用让整个发票递交、验收过程在线上无纸化进行，不存在工作人员操作不规范的问题，保障数据真实有效。（2）高效省时，降低成本。供应商无需实地递交发票，既节省了时间，又节约了人工、差旅成本，真正解决了供应商跑腿递交发票的难题，实现供应商“零跑腿”提交发票，提高供应商资金回笼的速度。同时，提高了电网企业合同结算的效率，减少了人工成本，提升了电网企业的服务水平以及集约化、精细化管理水平。（3）透明公开。供应商可在App内实时查看业务办理情况，App内推送相关信息，实现发票审核、验收工作透明公开。4结论协议库存物资采购合同结算工作中发票的传递验收效率不高，供应商递交发票耗费时间长、成本高。对此，本文提出了电子发票验收模式，利用电子签章、签名技术和移动互联技术，以ERP系统和App为平台，实现发票从递交到审核等全过程线上流转。此模式进一步提升了物资合同结算的集约化管理水平，保证工作可以高质量以及高效地完成，能有效解决供应商递交发票过程中存在的问题。51