“互联网+”联合PDCA循...在医院档案管理中的应用研究_孙瑞含.pdf

2342023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE“互联网+”联合 PDCA 循环在医院档案管理中的应用研究孙瑞含（牡丹江南山医院，黑龙江 牡丹江 157000）摘要：随着互联网技术的快速发展，信息化资源的不断丰富，人们对医院档案管理给予更高的关注，强调根据患者的使用需求全面提高医院档案管理工作的质量。将“互联网+”技术环境与 PDCA 循环联系起来，有助于直面医院信息化环境下档案管理工作的问题，找出医院档案管理改革着眼点，把握医院档案管理信息化建设的方向、重点、难点与相关经验，从而实现医院档案管理“互联网+”建设的良性循环。关键词：“互联网+”；医院档案；PDCA 循环；优化路径在医院档案管理信息化建设的背景下，医院档案管理工作具有明显的“互联网+”特征。将 PDCA与医院档案管理“互联网+”融合，适应了复杂信息技术环境下的医院档案管理需求，不仅有助于为医院档案管理提供参考意见，而且加速了档案管理的持续升级，更有助于医院档案进行规范化管理。本文从 PDCA 循环视角总结医院档案管理“互联网+”建设的现状，试分析医院档案管理改革有效路径。一、“互联网+”PDCA 循环医院档案管理工作思路随着医疗体制改革的深入进行，医院普遍设置了档案管理机构，基于数字化办公、电子化医疗、信息化便民服务促进了档案管理方式的改革。在医疗机构档案管理智能化、高效化和共享化的背景下，医院档案与社会大众的联系更紧密，档案管理也越发复杂。有些医院的档案管理仍沿用传统思维，其发展速度滞后于时代，尤其是一些欠发达地区医院的档案管理未能与时俱进，档案资料相对匮乏，未能建立符合时代需要的档案管理模式。在“互联网+”环境下引入环环相扣的档案管理模式，开展PDCA 档案管理改革循环，成为实现档案管理工作目标的重要路径选择。PDCA 循环用于“互联网+”环境下的医院档案管理，充分关照了医院现有档案管理信息化建设的成果，同时采用了周而复始的升级优化工作方式，能够根据医院档案管理信息化实际情况制定可行的计划，并且在计划执行中不断优化，实现了对具体问题的再处置，从而对医院档案管理的“互联网+”建设产生了积极影响，有助于更好应对重复的“互联网+”环境，实现了技术、人员与设备紧密配合。具体来说，PDCA 循环关注医院档案信息化建设的现状，能找出“互联网+”环境下档案管理的具体问题，根据用户的使用需求设置关键任务，在档案信息化建设的具体执行阶段促进多方面的参与，如有异常可以实现第一时间及时处理，并根据操作实践情况总结成败经验，为重新评估和规划档案管理系统提供了帮助，从而再次推动档案管理信息化建设向高质量发展，奠定档案管理改革基础，实现医院档案管理可持续发展目标，满足了未来档案管理建设的需要。二、PDCA 循环用于医院档案管理的重要性（一）完善医院档案管理运行体系“互联网+”是合理分配有限医疗资源、辅助医院工作顺利进行、提高医院工作效能、人性化服务患者的重要技术手段。随着医疗体制改革的进行，需要医院基于信息化理念进行规章制度、运行模式、服务效能的改革，积极构建智慧化的医疗服务体系。PDCA 循环用于医院档案管理改革，有助于持续性促进医院档案管理工作效能的提升，有助于建立医院档案管理分工与智能化服务之间的深层次的联系，既保证了档案管理目标的先进性与实用性，又降低了档案管理改革的成本，广泛汲取了相关工作的经验，方便提供更优质的医疗档案服务。例如，“互联网+”环境下建成的医院档案管理系统，实现了各环节的相互关联和及时反馈，可以基于共同的分析和解决问题机制为档案管理信息化建设提供指导和2352023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE经验借鉴。在 PDCA 循环闭环思维的影响下，将不断优化具体操作环节，形成更加清晰的档案管理操作指令，进一步加强了各部门之间的沟通联络，明显降低各部门档案的错误率，细化了档案管理工作的责任分工和互动机制，保证档案管理更有及时性、规范性和稳定性，支持了档案信息化建设。（二）充分体现档案信息服务价值“互联网+”的重要价值是及时提供数据信息，满足各方面的信息需求，构建智能化的服务体系，适应多元化、个性化和实时化的信息获取需求。尤其是患者对档案使用需求增加，医院档案由单一的文本档案向多样化的视频、图片和数据档案转型背景下，采用 PDCA 循环的方式可以明确医院档案管理工作中的主要任务，基于任务目标设置可行的档案管理改革计划，合理调配人力物力资源进行技术攻坚，从而推动档案管理的深化改革。例如，在电子归档工作中，涉及部分保密档案的管理，如何在局域网中更加便利检索和使用涉密档案，保证涉密档案安全成为重中之重。采用 PDCA 循环的技术将档案安全监督防控、各科室的档案制作、档案信息中心共享使用权限的分配充分联合起来，既有利于相关部门的相互配合，也有利于实现档案管理的实质性改革，从而促进了档案管理技术与使用模式的同步创新。（三）解决档案管理领域具体问题“互联网+”是医院改革的新领域，涉及技术更新、体制创新和人员配置的再优化。医院档案管理信息化较为复杂，需要解决好各方面的问题。档案管理 PDCA 循环与“互联网+”环境的结合，既能发挥信息技术的积极作用，又能解决档案信息化中的具体问题，及时提出低成本、高效率和实用性较强的具体解决问题方案。例如，PDCA 循环采用了大环套小环的解决问题方式，它以总目标为指引，将目标分解到各个部门，有利于各问题及时发现问题，第一时间解决问题。三、“互联网+”视域下医院档案管理存在的主要问题（一）信息技术水平有待提高“互联网+”视域下的档案管理信息化工作主要任务是满足多元化、实时化和个性化的档案信息使用需求。但医院档案信息化建设水平有待提高，各部门的档案信息化建设意识参差不齐。例如，业务部门的档案信息化意识相对较强，对档案信息共享需求较高。患者要求医院加强档案传输速度，及时保证医疗服务质量，强调医院提高档案服务的整体质量水平。相比之下，后勤保障部门产生的档案数据量相对较小，档案信息化建设相对滞后。（二）缺乏持续性改革的思维医院档案管理信息化是一项持续性较强的工作，需要各方面给予此项工作高度重视和大力支持。但医院档案信息化管理工作常常表现出阶段性的特征，未能从宏观政策、制度上和微观实践管理上有效控制，致使某阶段档案管理信息化建设有效性不够，影响了局部与整体的协调，不利于档案管理信息化的快速发展。（三）具体计划落实不够充分受主客观条件的限制，虽然档案信息化建设前景可观，医院各部门深刻认识到档案信息化建设的重要意义，乐于推动档案管理信资源的升级和借助“互联网+”实现档案共享。但医院有些部门的工作计划落实的不够充分。一方面，档案管理“互联网+”建设描绘了美好的愿景，但是现实条件往往不支持工作目标的达成，存在着档案管理规划目标不切实际的问题。另一方面，档案信息化建设的目标分解不充分，具体的工作任务未能落实在具体的责任人身上，或者在工作中给予基层医务人员较大的档案管理工作压力，又未能给予必要的技术设备支持，致使相关工作无法按时完成。目前，医院缺乏对档案管理“互联网+”建设相关经验的总结和深度梳理，未能从整体上把握各部门档案信息化建设的实际情况，不能从中总结出相关工作的典型经验，亦不能推行兄弟医院档案“互联网+”建设的有效做法，致使“闭门造车”式的档案管理遭遇了较大的障碍。四、“互联网+”联合 PDCA 循环医院档案管理的主要特征（一）档案载体多样化“互联网+”时代的档案管理不仅要构建专门的档案管理平台，而且还要把移动互联网技术融入其中，强调依托自媒体平台满足用户档案需求。伴随着“互联网+”技术、大数据技术、云存储技术的使用，应当不断丰富医院档案信息的载体，积极提高医院数据、文件、图片等资源的管理能力，积极以云硬盘进行档案存储，基于多元化特征梳理档案管理中的问题，制定具有信息化特征的档案管理整改方案，这样才能满足当前多元化的档案使用需求，提高档案服务的整体效率。（二）信息检索更便捷过去，人们习惯了人工档案检索方式，此种方式的工作量较大，检索的效率较低，一定程度上影响了档案供给服务。“互联网+”模式下，档案管理PDCA 循环应着重需要解决数据系统建设的问题，提高档案分类整理能力，进一步缩短档案供给服务的2362023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE时间，不断优化档案管理结构。未来，应当基于大数据与云存储技术推动档案管理建设升级，提高档案搜索的精度，做到档案管理的便捷化与智能。（三）管理服务多元化“互联网+”视域下，医院采用大数据技术，充分发挥计算机作用，注重构建档案信息的共享机制，从而省掉不必要的档案管理环节，实现档案利用率的全面提升。未来，医院应注重提升档案管理能力，将档案管理与业务部门建设同步，以技术创新带动制度、模式与档案资源的更新，更好发挥档案管理价值。五、“互联网+”联合 PDCA 循环医院档案管理的有效措施（一）计划阶段医院档案管理工作目标的设定具有一定的科学性、政策导向性，是医院按照国家档案管理法规，上级主管部门的相关要求，以及档案实际使用需求来制定的。“互联网+”时代，应基于网络特征修订档案管理工作计划，包括建立具有互联网特征的档案收集、存储、移交、保管、保密和使用制度。档案管理专业技术人员及相关从业人员应当了解医院档案管理信息化建设的实际需求，积极提高他们的数据归档、档案检索和在线共享能力，从而保障医院各项工作的有序推进。为此，档案管理“互联网+”建设应当准确定位，明确各方面的责任分工，促进各项工作的稳步推进，有效保证医院档案管理工作的高质量进行，实现对阶段性档案管理的精确分析，做好相关预案，提高档案建设有效性。（二）执行阶段落实阶段，要按照“互联网+”制度、要求和业务需求开展工作，做好基本的档案搜集、整理、分配和共享工作，还要积极优化管理系统，创新档案管理工作方案，实现档案管理的全面升级。医院内部各部门应加强档案管理的相互配合，密切协作，避免信息孤岛，有效控制档案管理风险，以先进的网络技术提升档案管理的精确性，并降低档案员的压力，为适应新时代需要做好准备。例如，医院可以尝试构建全程数字化档案管理系统，从业务分配、后台配置、第三方服务角度进行创新改革，积极构建智慧化系统，形成从归档到共享的全周期档案管理体系，增强档案管理的实际效率，促进档案信息资源的综合开发。这一过程中还要加强专项资金配置，依托专兼职档案队伍开展相关工作，由专业人才总结工作的基本情况，从而全面加快档案管理改革进程。（三）检查阶段 Check“互联网+”PDCA 循环，既要重视档案管理制度的落实，又要在检查中评估档案管理系统的效力。在具体检查实践中，应结合档案数字化建设和网络化供给的实际情况，对各方面的档案使用进行全面监督。一方面，重点开展互联网中档案信息的规范性、安全性、完整性检查，判定电子档案是否与原始档案内容保持一致。另一方面，档案管理检查要展开分析讨论，广泛征求各方面意见建议，为档案管理的完善奠定基础。总之，“互联网+”背景下的档案管理检查，应结合档案管理信息化建设工作的重点，以智能化技术手段开展相关的鉴别、审批与提醒工作，及时盘点档案编研情况，积极发挥相关数据综合统计分析的价值。（四）处理阶段 Action有效地处理可以提高医院档案管理的规范性，提升医院档案管理的标准化程度。在信息化背景下，为了增强医院档案管理效果，还要对处进行理阶段的档案进行创新。一是加大力度对档案管理的疏漏进行分析，及时总结档案管理的经验教训，基于档案管理问题的根本原因制定档案管理方案，实现档案资源的充分共享。二是构建医院档案的良性发展体系，在专业档案信息化建设机构的指导下，提出针对性、可行性和建设性较强的建议，不断完善“互联网+”环境下的档案管理制度。例如，在“互联网+”环境下开发电子档案的鉴别模块，完善档案鉴别触发机制，如档案资源库中存在临期档案，由系统进行自动识别、主动鉴别，并发出提示信息。经鉴定，如档案无价值，可以自动实施销毁处理。“互联网+”技术的优势需要基于创新理念体现出来，需要在总结以往经验的基础上对系统进行优化升级，从而提升医院档案管