“互联网+档案”新业态的服务方式创新研究_王林娜.pdf

第 28 卷第 1 期2023 年 2 月 25 日 Vol.28No.1Feb.25，2023Journal of Hebei Open University河北开放大学学报“互联网+档案”新业态的服务方式创新研究王林娜（河北开放大学，河北石家庄050080）摘要：在“互联网+档案”新业态下，传统档案信息服务遇到了新兴互联网的挑战，也给档案部门的档案信息服务提出了新的要求。档案管理部门应建立互联网思维，明确“互联网+档案”新业态下开展服务方式创新的必要性，并从树立现代管理理念、完善统一规划设计、增强资源整合意识、拓宽线上服务渠道、关注不同用户体验等几个方面探索服务方式创新的措施和途径。关键词：“互联网+档案”；服务方式创新；必要性；措施和途径中图分类号：G 271文献标识码：A 文章编号：2097-1567（2023）01-0098-03伴随着互联网全方位融入人们生产、生活各个领域而提出的“互联网+”概念，对众多传统行业产生了深远的影响，也改变了档案管理部门的技术与社会环境。作为社会文化服务事业重要组成部分的档案管理部门，必须与时俱进，着力构建“互联网+档案”新业态，以适应档案服务需求导向，提升档案信息生产、加工和传递的效率与效益。要妥善落实上述目标，档案管理工作者应深刻理解“互联网+档案”新业态下开展服务方式创新的必要性，着力探讨“互联网+档案”新业态下服务方式创新的措施和途径，在对档案管理强大信息服务功能的挖掘和开发中，提升档案利用者对“互联网+档案”新业态下优质服务方式的认同感和获得感。一、“互联网+档案”新业态下开展服务方式创新的必要性档案管理是有着深厚文化背景的社会服务事业，以人为本、用户至上，提供便捷、高效的档案信息服务是档案管理部门必须时刻坚持的信念和原则。在“互联网+”时代，档案信息的采集、获取和利用发生了根本性变化，人们对档案信息的需求远远超越了传统档案管理的服务范畴。特别是生产生活节奏的加快，时空限制逐步打破，跨区域、跨时空的档案查询应运而生，传统的档案服务方式显然难以适应互联网时代的要求。1如果在服务方式上依然抱着既有的思维模式，无论是档案资源的开发利用还是档案服务的社会影响力都会大打折扣。因此，强化“互联网+档案”新业态下档案服务方式的创新，对于档案部门服务功能的优化与发展有着重要的现实意义。档案管理部门应将与公众生产生活紧密联系的档案资源征集、网络平台建设及档案资源远程共享作为服务方式创新的突破点，拿出“刀刃向内”的勇气和担当，深化内部体制、机制改革，构建“互联网+档案”新业态。2以线下科学设置关联业务窗口、线上搭建网络服务平台、合理压缩档案查阅全流程时限为创新导向，夯实“互联网+档案”基础建设，促进传统档案服务与互联网档案服务的一体化融合，开创“互联网+档案”新业态下档案服务的新局面。二、“互联网+档案”新业态下服务方式创新的措施和途径在明确了“互联网+档案”新业态下开展服务方式创新的必要性后，探索出“互联网+档案”新收稿日期：2022-09-18基金项目：河北省档案局科技项目立项课题“互联网+档案 新业态的服务方式创新”（2022-R-27）作者简介：王林娜（1979-），女，河北石家庄人，副研究馆员，主要从事档案管理研究。DOI:10.13559/ki.hbgd.2023.01.01399 第 1 期业态下服务方式创新的措施和途径就成为档案管理工作者的核心课题。与所有新生事物一样，这种改革和创新没有模板可以照抄，只有客观认识和分析“互联网+档案”新业态下档案服务的经验与不足，发挥“互联网+档案”新业态的技术和环境优势，才能在大胆尝试中总结和规划出富有应用价值的服务路线图。1.树立现代管理理念，提高服务主动性辩证唯物主义认识论阐述了意识与行为的关系，明确了意识对行为的导向作用，提出了有什么样的思想就会有什么样的社会行为的科学论断。从本质上讲，档案管理部门具有文化和服务双重属性。在传统档案管理理念中，档案管理偏重于文化属性，档案服务对象也局限在党政机关、社会团体、企事业单位等很小的范畴，闭门管理档案，“坐等上门”“你查我调”的被动型、守摊式服务成为一种常态，相应就淡化了档案管理的服务属性，导致档案服务的社会影响力式微。在“互联网+档案”新业态下，社会公众与档案管理部门的“空间距离”消失了，档案管理凸显服务属性的社会要求日趋强烈。3档案管理部门应顺应时代发展的潮流，摒弃传统落后的档案管理思想，树立“以人为本”“以用户为中心”的现代档案管理理念，深刻领会档案信息服务的内涵，通过问卷调查、上门走访等方式和渠道掌握用户对档案信息的需求，创设与用户需求相对应的服务方案，优化档案信息服务手段，简化档案信息查阅、咨询程序，以积极、开放的档案管理行为提高为用户服务的主动性。2.完善统一规划设计，突出服务专业性凡事预则立，不预则废。“互联网+档案”不是互联网与传统档案管理的简单叠加，而是基于互联网背景的档案管理理念、管理思维、管理方法等方面的实质性变革。这种变革不能是随意的，需要在科学论证基础上进行统一规划。首先，档案管理部门要根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法及互联网科技发展的进程，制定完整的本单位档案服务方案，明确“互联网+档案”所要达到的服务标准，为突出档案信息服务的专业性奠定基础。其次，强化对档案管理人员的专业技能培训，通过在职业务学习、高校脱产进修、同行彼此互学等方式，促进档案管理人员对互联网技术的学习和掌握，培养适应“互联网+档案”新业态的复合型档案管理专业队伍。4最后，按照“互联网+档案”新业态规划设计档案资料的搜集、整理、存档和查阅，特别是对于数字档案资料和传统纸质档案资料的数字化有明确的安排。注重政府 OA 系统运行和电子公文推行条件下的电子文件归档，有计划地调整不同介质档案资料的建档比例，为用户对档案资料的网络查阅创造尽可能多的便利条件。3.增强资源整合意识，落实服务全面性档案资源是档案管理的标的物，如何将档案资源转化为用户服务的各类信息，体现着档案管理部门的服务水平。档案管理工作者应发挥自己的专业特长和职业优势，在改革、创新精神的引领下，强化档案资源的跨媒介、跨门类、跨区域整合，扩展档案资源的应用价值，落实档案信息服务的全面性。（1）开发既有档案资源，结合互联网背景下用户的查档需要，采取各种技术手段实现易损档案资源的异介质再生、单一档案资源的多介质展现、同类档案资源的跨介质融合，将“死”档案变成“活”信息，展现档案资源的信息价值。（2）从不同媒体平台、不同媒介形式和不同信息渠道搜集档案资料，通过精细化的甄别、整理，转化为真实、完整的档案资源，并按照中国档案分类法科学完善档案类别归集，规范档案资料的生成细则和标准，拓展和丰富档案资源，形成档案资源的排他性特色。（3）根据不同档案部门在档案资源上的互补性，实施档案资源的关联链接和跨地域整合，提供广域档案信息检索和查询等项联机服务，以馆际合作、异地自助、凭证代理等方式扩大档案资源的来源及服务范畴。4.拓宽线上服务渠道，推动服务便捷性与传统档案管理模式相比较，“互联网+档案”新业态突出的是将互联网的优势运用到档案信息服务中，这就要求档案信息的线上、线下服务紧密配合，形成有机的整体。鉴于档案信息的线下服务有悠久的传统，服务的各项条件比较完备，线上服务渠道的拓宽就显得尤为重要。档案管理部门应建立档案信息门户网站，按分级分类原则设置档案资源的查阅、利用身份识别系统，以局域网和广域网的规范化对接完成档案资源的目标性开放。用户可以在注册登陆后，通过手机、电脑等网络终端查询自己需要的档案资料，按一定程序下载档案资料。此外，档案管理部门应设立经过认证的微信公众号，借助微信公众号信息推送功能，增强档案王林娜：“互联网+档案”新业态的服务方式创新研究100第 28 卷河北开放大学学报信息的传播时效，实现与档案用户在语言、文字、图片、视频等方面的全方位互动，通过后台自动或人工回复，解答用户在档案信息利用上的困难和疑惑。档案管理部门还应该利用超链接技术创设档案信息资源交换和查询网络平台，提供以网络为依托的远程查询和快捷查询服务，打破档案信息服务的时间和空间概念，实现不同档案管理部门的档案资源远程共享。5随着档案信息线上服务渠道的拓宽，档案信息服务的便捷性大为提高，“互联网+档案”的价值和意义得到充分的体现。5.关注不同用户体验，促进服务多样性档案信息服务涉及社会的各个层次，不同的人群由于文化程度、社会地位、职业分工等方面的差异，对档案信息服务的要求和感受各不相同。要创新“互联网+档案”新业态下的档案信息服务方式，档案管理部门应关注不同用户的档案信息服务体验，掌握不同用户的档案信息服务需求和服务方式认同，以与用户高度对应的多样性档案信息服务满足用户的个性化需求。要实现上述目标，以下几方面不可忽视：一是与档案信息需求比较集中的机关、学校和大型企事业单位建立密切的联系，广泛征求与档案信息服务有关的反馈意见，并以反馈为准绳调整档案信息服务的方式、方法。二是定期通过不同渠道开展社会对档案信息服务需求的调研，根据调研结果有针对、有重点地开发档案信息特色。6三是建立用户 QQ群和微信群，随机开展与档案信息服务相关的话题讨论，倡导用户以在线留言或发朋友圈的形式，表达自己的认识和看法，阐述自己对档案信息服务的希望，给档案信息服务的改革创新提出建设性的意见和建议。三、结束语“互联网+档案”新业态的服务方式创新不是一朝一夕能够实现的，需要长期不懈的探索和总结。只要档案管理部门秉承“以用户为中心”的服务理念，切实发挥互联网的技术优势和信息传递优势，从用户的角度出发，设计方便用户的服务流程，使线上的虚拟档案服务与线下的实体档案服务有机融合在一起，就一定能够为用户提供优质、高效的档案信息服务，不断满足经济和社会活动对档案信息服务的新要求。参考文献：1 田伟，韩海涛.实现我国“互联网+档案”关键问题刍议 J.中国档案，2015（12）：62-65.2 田忠强，陈江鸿.“互联网+”背景下的档案 O2O 服务模式研究 J.北京档案，2016（1）：7-11.3 杨帆.“互联网+档案”运用：档案馆在线商店建设研究 J.浙江档案，2016（5）：12-15.4 闫丽侠，董汉良.互联网+环境下档案工作服务模式探索 J.现代情报，2016（6）：91-94.5 赵坤.网络环境下档案管理现状与创新模式探析 J.科技展望，2016（13）：247.6 李彩丽，虞香群.“互联网+”背景下综合档案馆新业态发展研究 J.浙江档案，2017（4）：9-11.Innovation of Service Mode of the New Business Type of“Internet+Archives”ResearchWANG Lin-na(Hebei Open University,Shijiazhuang,Hebei 050080,China)Abstract:Under the new business mode of“Internet+archives”,the traditional archives information service meets the challenge of the emerging Internet,which also puts forward new requirements for the archives information service of the archives departments.Archives management departments should establish Internet oriented thinking,clarify the necessity of carrying out service mode innovation under the new business mode of“Internet+archives”,and explore measures and ways of servic