“十四五”时期高校档案事业综合能力提升探讨_贾爱莲.pdf

502023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS“十四五”时期高校档案事业综合能力提升探讨贾爱莲（山西农业大学组织人事部档案室，山西 晋中 030801）摘要：为贯彻落实“十四五”时期全国档案事业发展规划，提升高校档案事业综合能力，适应国家治理体系和治理能力现代化要求，着重从健全档案管理体制机制、档案资源建设、档案利用服务、档案信息化建设与安全、人才强档工程等方面的能力提升进行探讨，使高校档案事业发展呈现新局面。关键词：十四五时期；高校档案事业；综合能力“十四五”时期,对于档案界来说是不同寻常的时期，新档案法开始实施，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发“十四五”全国档案事业发展规划，档案事业的发展迎来了千载难逢的发展机遇期。为推动“十四五”时期档案事业高质量发展，坚决贯彻落实习总书记重要批示精神，开创与新时代中国高等教育事业相适应的档案事业发展新局面，服务高校工作大局,在对标“十四五”时期国家档案事业发展规划的基础上，着重从以下几个方面探讨如何提升高校档案事业综合能力。一、健全档案管理体制机制,提升档案治理效能（一）突出校党委的组织优势新档案法中指出要“坚持中国共产党对档案工作的领导”，明确了党对档案工作的领导地位。高校要牢记档案工作的政治属性，提高政治站位，完善档案工作党委领导组织体系，发挥党总览全局、协调各方的优势,确保高校档案工作正确政治方向。（二）健全档案工作各项规章制度科学设置档案服务事项，完善办事指南和具体流程，完善档案移交、接收、档案价值鉴定和处置、利用、档案信息化建设等档案管理中相关规章制度，加强档案管理制度规范化建设。（三）建立工作责任考核制度针对各业务流程编制权责清单，明确行使主体、履责方式，依法落实档案管理责任制。建立考核标准，优化考核机制，将全校各单位、各部门全年档案业务工作纳入年度考核范围，并进行量化打分，根据考核结果进行奖惩。（四）加大档案业务监督指导力度高校档案部门应强化指导，从源头把控档案质量，对于重大项目采取事前指导和事中、事后监管的方式将档案工作抓细、抓实，确保各项业务工作有效开展，提升档案管理精细化水平。二、推进档案资源建设，优化馆藏资源结构（一）拓展收集范围，加大档案征集力度高校应研究建立鉴定和评估档案价值的标准和办法，明确具体的奖励规定，依托档案馆将社会上收藏的反映本校发展历程的重要档案文献进行登记，鼓励收藏者捐赠档案或委托档案馆保管利用。高校特别是一些百年老校，应根据收集范围和馆藏情况面向国内外开展征集反映本校发展史有关的实物、照片、音视频资料，鼓励开展口述材料的收集，通过一些通晓校史的老学者、老教师、老校友采集学校发展史的史料资源，可以采取单独陈述，也可以采取集体座谈的方式进行。以个人为单位制作视频或音频集，或以提供内容为主线进行记录，生成录音、录像等电子文件，以丰富校史档案资源，进一步提高档案征集质量和工作效率。此外，还要做好重大活动、突发事件应急处置档案管理工作机制，及时做好应急反应、有效措施和最终效果等相关材料的收集整理工作。（二）优化馆藏档案结构，提升质量管控严格实施档案分类方案、制定本校文件材料归档范围及档案保管期限表，进一步规范档案移交、接收工作，明确接收要求，细化工作流程，以提高归档文件质量。根据工作需要编制档案检索工具、全宗介绍，及时做好组织沿革、大事记、全宗卷编写工作，提升高校馆藏资源管理水平。（三）加快馆藏档案资源数字化转型高校应积极探索各类电子文件归档机制，应用512023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛新技术实现有价值的档案资源在线收集，自动归档。加快推进档案信息化建设，可优先开展增量电子化，积极做好存量数字化，逐步建立以数字档案资源为主导的现代档案资源体系。使档案馆藏资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化，档案“应归尽归、应收尽收”得到有效落实。三、积极转变观念，档案利用服务达到新水平随着国家治理体系和治理能力的现代化，人民生活水平显著提高，社会各方面对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求高校加快档案开放、扩大档案利用，档案应以越来越开放的姿态适应这种新发展格局，充分发挥档案的基础性作用，以凸显档案的价值。新档案法将档案开放的期限由三十年缩短为二十五年，就鲜明地体现了这点。（一）转变服务观念高校应适应形势的变化，由重保管向重服务转变，逐步走向开放，包括档案机构的开放、档案信息内容的开放、档案工作人员观念的开放。加大档案资源的整理和提炼，积极发挥档案资政育人的作用，将“档案库”变成高校发展的“思想库”“信息库”。（二）完善档案管理制度制定馆藏档案解密制度和开放审核制度，实现档案开放审核工作法治化、规范化、常态化，为加快推进档案开放提供优质高效服务。通过多种渠道定期公布开放档案目录，积极探索新技术在档案利用中的应用，稳步推进开放档案互联网查询利用服务，使档案公共服务能力明显提升。（三）拓展档案资源开发形式对档案馆来说，只有将档案资源开发与现代化发展和社会化需求有效接轨，有规划、有针对性地挖掘档案库中有价值的信息，采用三维影像等新媒体技术将这些信息以便于利用、易于传播的形式呈现出来，尽可能丰富和拓展档案资源开发的形式，才能唤醒和赋予档案全新的生命力。（四）加强档案文化宣传开展多种形式的档案文化宣传，利用互联网思维和融媒体理念在国际档案日、建校周年、国家重要节日等时间节点推广展示档案工作成果，进一步增强师生对档案馆的认知，使档案工作成果惠及更多师生，推动档案利用服务。做精做优档案宣传活动品牌，建立以人民为中心的档案服务理念，提高教职工和学生的满意度。四、推进安全体系建设，筑牢档案安全防线档案资源安全是档案开放利用的前提。为此，高校应完善档案安全管理责任制度和工作机制，建立日常管理细则，筑牢档案安全防线，强化风险防控，推进档案安全体系建设。（一）加强保密制度的完善和修订档案工作的机要性是档案工作政治性的表现，区分档案信息的秘密级别，运用法规性、政策性、技术性等保护策略区别对待，以维护档案信息的秘密安全。在档案工作者及兼职档案员中开展形式多样的常态化的档案安全保密教育，可以起到警示教育的作用，增强档案工作人员的保密意识，有助于自觉养成良好的职业保密习惯，爱护档案文件，保守国家秘密。（二）确保档案信息的安全保护定期开展隐患排查，加强应急管理，制定突发事件应急预案，压实安全责任，明确问题发生后的补救措施和相关责任。健全档案库房日常管理、档案流动和服务外包过程等各管理环节安全管理制度，确保档案信息不泄秘。对于档案数字资源应做好安全保密防护，完善备份机制，扎实做好备份工作，实现馆藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案实现异质备份、异地备份。（三）做好档案的安全保管工作安全保管档案不仅要有可靠的档案馆库房和必要的设备设施，更需要有健全的管理制度以及严格的落实举措。同时，配备科学的保管技术手段，改善保管条件，持续加强档案库房等设施设备的更新，配备相当容量和适宜条件的库房，这是档案保管的基础条件。档案装具、包装材料要根据库房特点、档案价值合理使用灵活配置。要特别重视档案防盗设施，发生盗窃不仅损失档案，而且可能泄露机密，会造成重大危害。配备防盗报警器、监控等必要保护设施，确保设施设备安全稳定，完备人防、物防、技防三位一体安全防范体系。五、创新档案工作理念，档案信息化建设迈上新台阶随着新一代信息技术广泛应用，档案工作内容、对象、环境发生了深刻的变化，迫切要求高校创新档案工作理念、工作方法、工作模式，加快数字转型和智能升级。（一）高校应主动融入数字经济、数字中国建设将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，推522023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS进电子档案管理信息系统建设，并与业务系统、办公自动化系统相互衔接，采取相应措施保证电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。同时，加大电子档案的宣传，电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规，可以作为凭证使用，与传统载体档案具有同等效力。（二）制定和完善电子文件归档制度贯彻落实国家档案局关于电子文件归档相关要求，制定本单位电子文件归档制度，保障电子文件归档工作优质高效。对于传统载体档案的数字化，要遵循规范性、安全性、效益性原则，按照规定的技术要求、数据格式和工作标准进行数字化，在追求高标准的同时兼顾效益性，选择最优的档案信息数字化方案、工作流程、技术和手段。数字化的档案信息与档案原件信息要吻合，确保档案原件和数字化的档案信息安全，做到信息内容不泄密。（三）建设档案信息资源服务共享平台有条件的高校可以着手数字档案馆建设及档案信息资源共享服务平台建设，使档案利用可通过互联网异地查询，促进档案信息资源馆与馆、馆与室之间互通，推动档案数字资源实现跨区域、跨部门共享利用，扩大惠民服务覆盖面，促进档案利用服务便捷、高效。六、激活高校校史档案，助力大学生思想政治教育国家对大学生思想政治教育非常重视。2016 年召开的全国高校思想政治工作会议指出“把思想政治工作贯穿教育教学全过程，开创我国高等教育事业发展新局面”，因此，需要加强对大学生的思想政治教育。第一，高校是大学生思想政治教育的主要阵地。目前，大学生接受思想政治教育主要在思政课堂上，学校开设的思想政治理论课是对大学生进行思想政治教育的主渠道，而现阶段思想政治理论课主要还是教师处于主体地位，单方面传输知识，教学方式落后，无法吸引学生的注意力，教育效果不佳，思想政治理论课的开展达不到应有的效果。第二，高校校史文化是在学校独有的人物和事件基础上形成的宝贵精神财富和传家宝，是各高校历史传统的凝练、大学精神的彰显、文化底蕴的折射，蕴含了直观、形象、生动的文化育人素材，是最具有真实感、最富有感染力、最能引起共鸣的文化形式，是开展思政理论课的优质资源和生动素材，对讲好思想政治理论课、加强大学生的思想引领具有重要价值。充分挖掘校史资源，对校史档案资源中的育人素材、思政素材进行系统性的梳理、提炼和加工，形成富有本校特色的育人素材，做好宣传，让档案成为“活教材”，将其融入高校思想政治理论课堂，讲好“大学故事”。大学生通过思政课堂系统了解校史文化，能够感同身受，在情感、态度、价值观和心灵上产生共鸣共振，使思政课堂“有情有义，有滋有味”，从而使思想政治理论课达到事半功倍的效果。第三，高校结合自身发展实际，积极探索适应未来国家、社会发展需要的档案馆服务新形态，使档案馆在履行好基本职能的基础上体现出不同的发展特色。比如，打造成爱国主义教育基地的功能，切实完善工作举措，组织更多以传承中华优秀传统文化为主题的档案展览、公益讲座、教育教学实践活动，充分发挥档案馆在开展爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育方面的作用。传承红色基因，弘扬社会主义核心价值观，使档案开发利用成果更好服务师生，服务学校发展，服务社会。七、增加投入力度，推进人才强档工程（一）加强档案人才培养力度首先，要加强政治能力建设，提高档案工作人员政治判断力和领悟力。打造一支政治敏锐、知识结构合理、老中青结合的多层次的档案人才梯队，充分发挥老将的传帮带作用，又要鼓励中青年以身作则，确保档案业务的稳定和提高。其次，实施档案专业能力提升计划，加强档案工作人员的继续教育。根据档案工作需要及数字档案馆建设等专业技术要求，充分利用线下线上，依托国家综合档案馆每年推出的网络课程，积极组织档案工作人员开展业务知识和工作能力培训。（二）深化档案人才评价机制探索有助于档案工作人员成长的职业发展通道，完善档案专业人员职称制度改革，增强档案干部队伍的稳定性和向心力，确保人才评价在学校档案事业发展大局中的积极作用。（三）要加强考评激励机制学校每年根据制定的档案业务考核标准对各单位档案工作人员进行考核，选树一批档案工作先进典型进行表彰奖励。对于考核不合格的要给予通报批评，保证档案干部队伍健康良性发展，保证高校档案事业稳定推进。参考文献 1 国家档案局.新时代档案事业高质量发展的根本遵循,2021-10-11.责编：陈頔