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公文格式易错项整理（讲稿） 公文格式易错项整理（讲稿） 各位领导、各位同事： 大家好！ 根据安排，今天我与大家交流探讨公文格式易错项四个方面的内容：分别是公文起草过程中常见的用词错误、行文错误、标点错误、格式错误。 相信大家对2012年7月1日起开始施行的《党政机关公文处理工作条例》并不陌生，而与之配套的《党政机关公文格式》也已发布，自2012年7月1日起正式实施。今天我们所讲的，所交流的也是根据这一条例进行梳理，并对新旧版进行一个说明。 一、公文起草过程中常见的用词错误 公文公文，一是姓公，二是为文。 文字是公文的生命。是公文的主体和“躯干”也是公文起草者最容易出错的部分，一个小小的笔误就可能会造成“一失足成千古恨”。这也是大家常改常错，常错常忽略的问题。笔者在公文审核过程中，经常碰到文笔流畅但“错别字”屡犯错误的情况，归纳起来，常见的“错别字”使用错误有以下3个方面： （一）关于易错的字词写作的正确与规范 在这里举几个常见的例子（见课件） “制定”与“制订”的例子有很多。 1、人民有了政权以后，就不仅依靠政策，还必须把成熟的政策制定为法律，依法办事。(来源：彭真《谈监督政策和法律的关系以及改革等问题》) 2、白天劳动上一天，晚上还要和当地团员社干部们开会，帮助他们修改跃进计划，制订新的增产计划。(来源：马烽《停止办公》) “做出”与“作出”的例子： 1、今年开展“学做榜样，奋勇争先”主题活动。 2、韩方将继续为改善南北关系和维护半岛和平稳定作出努力。 “截止”和“截至”的例子： “急待”和“亟待” 1、这件事情亟待解决。 2、这片森林里的珍稀鸟类亟待保护。 “亟待”带有较浓的书面语色彩，因此“亟待”一词一般用于书面语中。《现代汉语词典》中有“亟待解决”的用例。《现代汉语常用词表》（商务印书馆，2008年版）中有“急待”（跟“亟待”同义）。可见“急待”在社会语文生活中也有一定流通性，但词典多未收录这个词形。在人民网上搜索，看到“亟待”的使用率远远大于“急待”。 “其它”和“其他” 现在，《现代汉语词典》等权威工具书，都推荐使用“其他”。主流媒体一般也都使用“其他”而不用“其它”。建议您使用“其他”而不用“其它”。意思是完全一样的,只是不同的写法.\"其他\"正在逐步占据主导地位,而\"其它\"正在被淘汰。 “度”和“渡”：“度”一般对于时间来说的，“欢度国庆”是指过一段时间，不是“从此到彼”，且与“水”义无关。如欢度春节，度假，度日如年，欢度国庆。“渡”一般对于空间来说。由这一岸到那一岸；载运过河；渡口。“渡”字与“水”有关，它是形声字，“氵”表意。如：渡过难关远渡重洋轮渡，渡口。 “决不”与“绝不” “决”用在否定词‘不、无、非、没’等前面，是表示“坚决”否定的意思。那么，“决不”就是“坚决不”的意思。说到这里可能没啥错误。我们再看。 “绝”“用在否定词‘不、无、非’等前面，是表示“完全”否定的意思，“完全”是“全部”，也就是“各个部分的总和”的意思。所以，“绝不”可以理解为“全然不”，进一步说，就是“所有情况下都不”或者“任何情况下都不”的意思。可能用的也对。那用在具体的语境中怎么适用。 因此，“绝不”跟“决不”虽然都表示态度鲜明的否定，但有细微差别。例如： （1）我绝不去。是说“我”绝对不去，任何情况下都不去。 （2）我决不去。是说“我”坚决不去，强调态度坚定。 “决不”含有决心、决定的意思；“绝不”则含有“绝对”的意思。决不的意思是“决定不”。里边有“考虑后的表示”的成分。而“绝不”的意思是“绝不妥协”没有相商的余地，里边有些主观色彩。 即：1、就是之意，例：知识即力量；科学即第一生产力。2、当时或当地，例：即时，即刻，即席。3、就，便，例：黎明即起，扫洒庭除。4、假如的意思，例：即便，即使。 像这种易混词语还有很多，还是要靠大家平时的积累，留心处处皆学问，在学习材料、学习公文的同时多留心，就会量变产生质变。 （二）关于机关名称未使用规范化简称 按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文中的机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。多数部门和单位上报市人民政府的公文，把主送机关写为：市政府。规范的应写成XX市人民政府；不能写成：市政府或XX市政府。 比如，“国家发展和改革委员会”简称误写成“发改委”，应为“发展改革委”；“广东省人力资源和社会保障厅”误写为“广东省人力资源社会保障厅”。 这个比较好理解，但是需要提醒的是，对于不知道对方到底是用的哪个简称，一定要提前询问，避免出现笑话。 （三）关于数字、日期表述的问题 《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。” 应当使用汉字的情况 汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾” 等数字。 （一）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：“十二五”规划、二万五千里长征、三心二意、零点方案、第三季度、十六届四中全会等。 （二）邻近的多个数字（一、二……九）并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、七八个、十五六岁等。 （三）星期几一律用汉字，如星期三。 （四）中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。 （五）含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“·”隔开，并外加引号。如: “一·二八”事变（１月28日）、“一二·九运动”（12月9月）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。 （六）用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时，使用汉语数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用“多、约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。 （七）行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。 注意2：成文日期一般以负责人签发的日期为准。联合行文以签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 二、公文起草过程中常见的行文错误 根据中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日联合印发的《党政机关公文处理工作条例》，规定行文规则如下：见课件 公文中四种公文格式、十五个文种。起草公文，根据行文规则和公文内容，首先确定文种，然后选择适当的公文格式。起草“意见”，可能使用通用格式，也可能使用信函格式。起草“通知”，可能是平行文或下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上行文。 （一）向上级机关行文 （二）向下级机关行文 （三）向同级机关行文 注意： 1、上行文应当注明签发人、会签人姓名。 2、上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发； 3、下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 三、公文起草过程中常见的标点错误 （一）多个书名号或引号并列时使用顿号分隔 （二）在标示数值和起止年限时使用连接号不规范 （三）在并列分句中使用逗号统领 （四）在并列分句中使用句号后再使用分号 …… 四、公文起草过程中常见的格式错误 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 以上内容可以分为三部分，即版头、主体、版记。 这就涉及到了公文中的版头部分： 份号：顶格标注在版心左上角第一行。一般用6位3号阿拉伯数字。如“№000017” 。 密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。绝密★30年，机密★ 20年，秘密★ 10年。 紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下放。 发文字号：用3号仿宋。 签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。 发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。上边缘至版心上边缘35mm，红色小标宋体字。联合行文时，以联署发文机关名称为准上下居中排布，文件两字在其右侧。 主体部分： 标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。 正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数： 第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层“ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）”（仿宋）（必须有标点）。 附件： 另面编排，在版记前，与公文一起装订。3号黑体字，顶格在版心左上角第一行。附件标题居中，编排版心第三行。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注”附件”二字及附件顺序号。 附注：发放范围、注意事项、联系人及方式。左空2字加括号标成文日期一下行。 版记 置于公文最后一面，最后一要素置于最后一行。 1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。4号仿宋。在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”后全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一抄送机关名称标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外��编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 2.印发机关和印发日期：