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公文写作和政务信息讲义 公文写作和政务信息讲义 公文写作 写材料不是搞高科技， 只要你能具备“一有两肯”的素质， 你就必然具备写好材料的潜质，当然一定的写作文字基本功 是前提。“一有两肯”，就是要有悟性，肯积累，肯勤奋。 一是有悟性， 这是从事公文写作工作的核心。 没有悟性， 不能领会领导的意图，我们的一切努力、辛苦和汗水都是白 费。悟性来源于什么呢？来源于我们平时要始终加强政治理 论学习， 来源于一定的政治理论水平和修养。 学习政治理论， 在当代中国就是要学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理 论、 “三个代表”重要思想和科学发展观。 “马克思主义是科学， 不是教条，而是行动的指南。”邓小平同志指出：“在繁忙的 工作中，仍然有一定的时间学习、熟悉马克思主义的基本理 论，从而加强我们工作中的原则性、系统性、预见性和创造 性。” 二是肯积累，这是从事公文写作工作的基础。积累源于 平时的点点滴滴，在于每天的看报、每天的观察、每天的实 践。第一，必看新闻，只要有机会看电视，我必看新闻节目； 第二，必看“三网站三报刊”。除了每天的报纸，及时将电子 文档进行收藏，并整理归档。当然，积累的方式有很多，我 只是谈一个方面。 三是肯勤奋，这是从事公文写作工作的关键。肯勤奋， 说白了就是肯吃苦。 公文写作工作是一项“磨脑水， 喝墨水 （现 1 在是与电脑纠缠），流汗水”的工作，又是机关工作的同志每 天必须面对的工作， 脑水墨水汗水流在一起就是脑勤、 手勤、 腿勤。有人问我工作辛苦不辛苦，说实在话，的确辛苦，我 有时调侃说：“前世作了恶，今生搞写作；今生好修炼，来世 不写作”。的确，没有肯吃苦，没有以苦为乐的精神是搞不好 公文写作工作的。 一、把握公文写作的基本法则 文以载道见水平。机关公文主要有四类。第一类是领导 讲话，平时涉及最多。领导讲话又分为三种：一是领导同志 在比较正式场合的讲话，需要字斟句酌、很少临时发挥的讲 话，这是要求最高的；二是领导同志要临时发挥的讲话，准 备一个讲话提纲或参考提纲；三是讲话的背景材料。第二类 就是公文文件，包括各种请示、报告、通知、函、批复、意 见，是上传下达、左右沟通的公文，结合我们工作实际，这 是我今天要讲的重点。第三类是调研报告，包括汇报材料。 第四类是政务信息，虽然文字量不大，但时效性很强，要求 也很高，等会也展开讲一下。 （一）如何写材料。不管是领导讲话还是写工作总结， 还是写调研报告，其中是有规律可循的，也有一些技术上的 问题，就是方法问题，主要是要注意以下四个方面： 第一，要有针对性。 第一，要有针对性。一个材料写得好不好关键是有没有 针对性。习近平同志在上海当书记时曾经讲过一段名言，他 讲“有的同志讲话没有针对性，就没有号召力、没有感染力。 有的同志与新社会群体说话说不上去；与困难群体说话说不 下去； 与青年学生说话说不进去； 与老同志说话给顶了回去”， 2 这就是典型的讲话没有针对性。我们写材料首先要把握一点 是有的放矢，具有针对性。如果开一个会讲作风建设，首先 要找出作风建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。照着这 个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半。 第二， 搞好文章的布局。 就是文章的框架结构要设计好， 第二， 搞好文章的布局。 大小标题要设计好。我们党的第一支笔杆胡乔木同志曾经说 过一句话，他说“写文章和盖房子一样，要看如何布局设计， 是否经济、合理、实用”。文章的框架结构怎么确定？我认为 每一篇文章、每一个讲话、每一个调研报告、每一个工作总 结， 它的结构是不完全一样的。 从古到今就说写文章“文章无 定法”，说的也是这个道理，但是万变不离其宗。文章结构我 认为可以简单的归结为两种结构：一种是块状结构，一种是 条状结构。块状结构可以理解为就是三部分，简单说第一就 是“为什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么办”。“为什 么”，就是讲这项工作有什么意义；“是什么”，就是这项工作 的内容是什么；“怎么办”，要有措施，要提出要求。条状结 构开门见山讲几个问题。 第三，材料、观点的统一。 第三，材料、观点的统一。首先解决了针对性的问题， 其次解决了框架结构问题，那么第三步就必须要实现材料、 观点的统一，这一点是文章有没有高度，有没有起色，能不 能吸引人的关键。一个材料里面，一个讲话里面，如果只有 材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水 账。如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐 证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。所以写文 章必须两部分相结合，我们既要有事实同时还要有观点的提 3 炼， 把观点用事实串起来。 毛主席讲“要实现观点和材料的统 一”，大家都知道毛主席的文章写的大气磅礴，引人入胜，深 入浅出，在这方面主席教导了我们，即实现观点和材料的统 一。要在实践中不断的提高，我们才能把握好，才能真的实 现观点和材料的统一。首先是提炼观点要有一定的知识积累 和对局势的把握、对问题的把握，因为观点是要符合中央的 精神，要贯彻中央的精神。同时，这一观点又要为群众所接 受，又要使之和实际紧密结合的，这是有难度的。事实证明， 我们听听汇报进行调查，都可以了解很多情况，关键是观点 的提炼。 第四，注意语言风格。 第四，注意语言风格。要用群众的语言，准确简洁。如 果我们写文章、写讲话，拿一张报纸来抄，那是没有先例的， 是不会成功的。要用群众的语言，我认为要用自己的语言， 讲心话，讲实话，不要讲大话、空话、套话、不着边际的话。 在这方面，我们老一辈无产阶级革命家给我们树立了光辉的 榜样。 比如说小平同志讲的一些大家都能记住， “发展是硬道 理”， 还有比这更高度的概括吗？还有比这更能让群众记住的 吗？“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”，“稳定压倒一切”。 胡锦涛总书记讲：“发展是第一要务，稳定是第一责任”，归 纳的很好也能记住。语言非常重要，语言要有群众的语言， 我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我 们的水平，这是难以为群众所接受的。同样的我们的语言应 该准确、简洁，特别是准确。 我们局里除了办公室和其他极少数几个科室以外，起草 领导讲话等大材料的不是很多，一般来说也就是一个半年工 4 作总结和全年工作总结，就是这两个材料，好多单位都搞不 好，主要是没有真心投入，仔细收集资料。 （二）如何办公文。公文，系公务文书的简称，是党政 机关、 社会团体、 企事业单位及其他社会组织行使法定职权， 处理日常事务时经常使用的一种文体。制发公文是行政机关 重要的行政方式，起草公文是公务员必须具备的一项基本 功。公文的特点：一是法定的作者（依法成立的组织或以机 关、国家领导人的名义发文） ；二是法定的权威性和行政的 约束力；三是规范的体式。 公文分为三类，一种是上行文，往上报的，主要是请示、 报告。平行文只有一种，是“函”。下行文比较多，主要就是 通知、通报。公文的常识很多，主要是要“怎么把好五关”， 即政治关、政策关、事实关、格式关、语言关。 第一，把好政治关。 第一，把好政治关。办理公文首要是把好政治关，因为 公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。盖着 大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题，政 治问题多个方面都可能出。不能违反或不符合党和国家的法 律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。公文里面如 果出现国家领导人，不能出现姓名、职务、排序上的错误。 比如说我们国家的常委有严格的排序的，政治局是按姓氏笔 画排序，不能按想象来排列。公文里还涉及到一些权限的问 题，我们也不能简单的处理。 第二，把好政策关。 第二，把好政策关。政策必须前后一致，左右一致，不 能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定，跟 这一条规定是不一致的。当然，有些是需要调整的，我们做 5 个说明前一条是需要废弃的。中央特别强调凡是政策不配 套，没有兼顾多方利益的政策不允许出台。我们在公文审核 和起草方面要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右 都考虑周全。绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行 上的混乱，引发社会稳定的问题。 第三，把好事实关。 第三，把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名， 还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出 任何差错。查证事实一定要查原文、要查原著。 第四，把好格式关。 第四，把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规 定。 要严格按照 《国家行政机关公文格式》 GB/T9704－1999） （ 来处理。这是我等会第二部分要重点讲的。 第五，把好语言关。 第五，把好语言关。公文语言特别强调准确、简洁，不 要啰嗦。写公文其实是个很难的事情，草拟公文用词强调规 范。过去有一句顺口溜，叫“一把刷子写电报；二把刷子写报 告；三把刷子写道道”。讲的是越简略越难写，我们的公文都 要求简单一些、简短一些，要求要明确一些，这一点在公文 起草时候大家要注意，把握这一点。 二、把握公文处理的规则和方法 关于公文格式规范，请严格遵守《国家行政机关公文格 式》 （GB/T9704－1999） 、有关条例办法及《省国土资源厅办 公室关于进一步规范公文报送和办理工作的通知》 （鄂土资 办文〔2010〕150 号） 。 （一）用纸幅面及版面尺寸。行政文件用纸一般采用国 际标准 A4 型（210mm×297mm） ，左侧装订。公文用纸上页 边距为 37mm，下页边距为 25mm；左、右页边距 28mm、26 6 mm（正负误差 1 mm） 。版心尺寸为 156 mm×225mm（不含 页码） ，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 （二） 文件中各要素标识规则。 文件的各要素分为眉首、 主体、公开形式、版记四部分。 1．眉首。 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括公 文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标 识、发文字号、签发人。 （1）公文份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉 伯数码顶格在版心左上角第 1 行。 （2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用 3 号黑体字， 顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字。 如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标 识在版心右上角第 1 行，两者之间用“□”隔开。 （3）紧急程度。如需标识紧急程度，用 3 号黑体字。 顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字。如需同时 标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角 第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 （4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后 加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或 规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。 对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。 字号由发文机关以醒目原则酌定，但是不能等于或大于 22mm×15mm。 7 （5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序 号组成，在发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中 排布。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六 角括号“〔〕”括入。 （6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排 列于居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字，签发人后标全角 冒号，冒号后用 2 号楷体字标识签发人姓名。 2．主体。 （1）公文标题。在红色反线下空 2 行，用 2 号创艺简 标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意 完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关。标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋 体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒 号。 （3）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文用 3 号仿宋体， 阿拉伯数字用“Times and New Roman”，行间距一般设置为 31 磅，一般每面排 22 行 28 个字。正文中结构层次序数，第 一层为“一”，第二层为“（一）”