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公文写作捷径：程序化写作“七步法” 最近知乎上有一个关于公务员的热门话题——“有没有年轻人进了体制后不想升职?”最高赞回答是这样的：“我和楼上那个匿名的差不多，已婚，参公5年了，现在快30了，有1岁儿子，准备二胎。钱并不多，但是自己没啥追求，衣服裤子什么的，几十块就行了。佛系上班，每天事情做好，谁也不得罪，也不去恭维谁，打算一辈子科员。” 看到这里我和大家一样，难免会一声叹息：“年纪轻轻不求上进。”但答案里接下来的叙述，让我大跌眼镜，准确地说，是让我重新审视了自己二十余年的体制内生涯。 回答中说道：“基层工作量大，人手也不够，扶贫工作，同行都知道，各种数据各种报表，领导也没办法，只会让你抓紧整。”有的同行是没命的干，上班干，下班干，回家找家人帮着干。就这样透支生命的方式干了大半年。某天晚上，我在家里加班报系统，在旁边看韩剧的老婆一边嗑瓜子头也不抬的对我说，“你怎么现在干工作累的跟狗一样，回来还要干，你考的啥公务员哦，是不是临时工哦，你平时打游戏那么喜欢挂机，盯着屏幕都能盯一天，就不能想想办法吗？” 老婆一下就把我点醒了，我开始各种学习按键精灵、excel的VB语言，虚拟机什么的，一发不可收拾，刚开始的脚本效率不如人工操作，后来熟练了，能马上根据工作需求设计自己需要的脚本、函数，后来发文、讲话的稿子什么都直接用数据库（我自己慢慢积攒的）根据自己需求来生成一个大致的文稿框架，最后再修改一下。每年把一些重要的会议文稿精神收藏到数据库，以便随时调用，不停的维护更新，现在可以自动生成一些模式化的申论文章，最后掌握一些基础数据，填写报表的时候直接调用。制作了一个自己的工作电子台账，带超链接，自动分类，可以说是和别人交接工作的时候几乎不用再多说一句话，只要把这套资料传给他，他就能一目了然把我的工作接手并做下去。可以说是工作效率突升猛进。” 读完之后，油然而生敬意和叹服。我从中悟到了一个心法：“通过对工作任务建立私人化流程系统，把纷繁复杂的工作内容流程化、规范化、标准化，最大限度提升工作效率和质量。”再进一步思索，在公文写作领域，是否也存在这样的“捷径”？笔者经过长期实践和反复试错，归纳出如下一套系统化的公文写作流程，从拿到写作任务开始到最终完成复盘，每一个步骤和环节都尽量程序化，虽然还达不到上文所述“高手”那样运用程序软件解决问题，但认真执行这套程序确也在写材料的螺蛳壳里做出了道场。 程序化材料写作，就犹如一次长途跋涉的旅途，一共分为七步： 一、分类——明确目的地 善于思考总结的笔友不难发现，党政机关日常使用频率最高也最重要的公文类型，其实并不是《党政机关公文处理工作条例》中15种公文种类，而是领导讲话稿、调研报告、工作汇报（总结）、述职报告、经验介绍材料、理论性研讨文章等。在拿到写作任务的第一时间并不是埋头找素材甚至提笔就写，而是根据材料的轻重缓急和领导重视程度将写作任务加以区分。 （1）如果是常规的“通知、报告、请示、函、主持词”等，直接按照“找模板、换内容、审细节”的简单流程最快速度搞完收工。这类文体的特点是变化性不强，只需要准确简洁的说清楚事情即可，但在替换内容后一定要仔细检查一遍，以免出现张冠李戴、文不对题等情况，闹出笑话。笔者推荐使用“公文格式标准生成器”，这个程序在百度很容易就能找到，花一下午时间按照GB2012的格式和本单位具体要求自制一套格式模板，等需要用的时候直接生成，方便快捷。 （2）如果是重要的“讲话稿、工作报告、领导的心得体会”等则进入下一步流程，而本文也主要围绕这类文稿进行讨论。 二、追问——拿到指南针 追问就是对写作背景、写作意图、写作要求等方面刨根问底。领导一般都比较忙，布置写作任务的第一时间可能没有完整清楚地表达写作意图，也可能被其他事务打断，此时我们一定不能想当然地开始写，而要“追”着领导问清意图。与此同时要查上级通知，问清具体要求；要查同级活动，问清注意事项；要研究系统动态和行业趋势，问清楚当前任务。遇到专业性较强的材料，还应多请教专业领域的专家学者。总之，开始动笔之前的“追问”，既是明确写作方向的过程，也是深入学习研究的途径，这一步骤就像是“指南针”，确保了接下来每一步的正确性。 三、占有——带上工具 占有就是围绕既定写作方向最大限度“占有素材”。笔者与材料打交道11个年头，近年来一直对材料写作中的“占有素材”和“形成套路”推崇备至。年轻的时候也总想“一鸣惊人”，认为条条框框束缚了自己展示才华，与材料接触的时间越长，越能隐约感受到公文写作的内在规律。占有素材的过程需要搜自己平时建立的素材库、搜百度、搜单位新闻、搜邮箱网盘等，利用一切可以接触到的渠道，发现并占有相关材料，不论是高度类似的材料还是启迪思路的材料，只要能“为我所用”，就把它们统一放入文件夹。占有素材越广泛，写作过程就越游刃有余。重点推荐几个笔者常用的占有素材的“独家渠道”，相信只要你试用过后定能爱不释手。 （1）百度高级搜索：我们在使用百度时，搜索到的常是广告投放或者质量较差的素材，笔者一般使用高级搜索，并且只看“、、”等官方机构发布的素材，通过高级搜索的命令符功能，能很好地实现精准定位和筛选过滤。 （2）人民数据（ （3）人民日报重要言论库、习近平系列重要讲话数据库、人民日报在线阅读平台：这三个平台交叉运用，从中可以找到各领域全方位的各类素材，最大限度地系统性解决了笔友们“找不到、记不住、用不了”的问题。 （4）诗词名句网、句子迷：类似这样名言警句类的网址有很多，笔者经过长期实践，这两个网站的内容新且全，特别是针对常写领导讲话的笔友们，能派上大用场。 四、梳理——展开地图 确定了写作方向，占有了大量写作素材，接下来是不是该撸起袖子动笔写了？笔者认为还不到真正动笔的时候。此时应该做的梳理已有资源，带着写作意图和问题，针对性梳理内容，这个过程并不是简单的对素材进行归纳整理，而是应该有目的地在素材中寻找框架的灵感，完成这一步骤的标致就是搭建出整篇文章的框架，从各部分的划分到二级标题下大致写什么，每个标题的逻辑关系和层次从属都要有宏观的思考，可以说，这一步骤决定了材料的层次水平。梳理出文章的整体结构，形成大致提纲，可以找机会拿给领导审阅，并且谈一谈拟定这个提纲的出发点和思考过程，请领导看一看这样写可不可以。很多笔友往往是等初稿完成后再上报给领导，存在很大重写风险同时也降低了实际效率。大家大可不必觉得经常打扰领导不好，你要相信“能写的不一定能成为领导，但能当领导的一般都能写”，凭借领导对公文造诣是会为你这样的行为“点赞”的。至此，经过与领导的反复确定后，就犹如展开了通往目的地的“地图”。 五、写作——踏上征程 此时文章的标题框架已经搭建完毕，就可以按照各部分内容去填充相应的内容，而这些内容的源头，早已在刚才建立的文件夹中准备好。不过写作过程最忌讳拖沓，有的笔友喜欢分时段写，写一会儿歇一会儿，遇到写不出来的就又开始“想”和“憋”，反复几次就进入了死循环，长此以往就开始抱怨写材料的痛苦。所以，写作过程一定要一气呵成部分写完先把能写的，先完成再完美。如果大家对所占有的素材进行很好的利用，写作部分会分流畅。 笔者分享三点简单的心得： （1）“借鉴”素材不是整段的抄袭，模仿同类文章一定要学会改写，把本单位具体工作内容加进去，可以调整说法，可以改变顺序，但一定不能当文字“搬运工”。 （2）多素材对照而不是紧盯相关性最高的一两个素材，之所以在写作之前花费巨大精力去占有素材，就是为了在这个时候能有更多的参考和选择，移花接木的艺术在此得到淋漓尽致的体现。 （3）有意为文章增加亮点，大家在完成一个小部分的写作时，反复读几遍再想想能不能加上几句习主席讲话、名言警句、诗词文章、网络金句？这个“加料”的过程往往能给文章提分不少 六、修改——披荆斩棘 “好文章不是写出来的，而是改出来的。”鲁迅先生确实这样说过。写稿过程中从不同素材来源“堆砌”出一篇初稿，在材料的整体统一性和表达一致性上肯定存在瑕疵甚至硬伤。这就要通过我们对初稿的不断修改，把从其他文章中带过来的“杂质”和“杂色”统统剔除，换上“新衣”成为一篇新稿。具体而言，可以从以下几个方面着手：一是调整文章排版格式，使文章看上去像样；二是删去不必要的助词，使表达干净整洁；三是把长句变短句让文章迅速简洁易懂；四是调整内容的逻辑顺序，使文章自成一体。五是重点改“篇头段首”，提炼主题句，使得文章段落结构更加清晰，主旨更加明确。最后再检查语法错字，核实引用是否正确。特别需要注意的是，材料中出现的政策法规、政治性专业名称、行业用语和领导人讲话等原则性极强的内容，一个标点符号都不能有误，请大家永远记住，公文姓公而后言文，政治性和权威性是公文的首要属性。 七、复盘——回顾总结 不少笔友觉得，材料写完就交差了事了，开始了庆祝、放松或者慌慌张张投入下一场苦役，但顺利交稿后若能花一点时间对写作的全过程进行复盘，定能收获颇多。我们可以把收集整理的素材进行归类，重复性和实效性差的素材删除，对于今后可能会用到的素材可以放入自己的素材库并且进行好标注。我们还应该对文章再进行一次推敲，哪些地方卡壳？为什么会卡壳？最后又是怎么把文章写通顺的？有什么灵感一现之处？在交稿后还留有遗憾的地方？把这些细节性问题在脑海中过一遍，长期坚持定能对开阔写作思路和提升写作能力有显著的帮助。笔者自己就坚持写复盘感悟，大项写作任务完成后，往往可以积累很多经验和方法，比如：领导看待问题的角度，此项工作下一步可能的推进方向，甚至对政策的出台做一些浅层次的预判等，复盘的方法屡试不爽，让我受益匪浅。 在互联网深度发展和大数据全面的覆盖的当下，公文写作从本质上也在发生深刻的改变。70后中层领导干部正逐步增多，80后甚至90后新一代已经开始崭露头角，公文写作也应该与时俱进，笔杆子们应该拥抱互联网，不要“全面断网”也不要被“全盘网化”，刻意地去培养公文写作中的互联网思维，握紧手中的笔，选择学习、选择进步、选择跟上美好的新时代。