会务标准化流程（2017版）.docx

会务标准化流程（2017版） 办公室会务工作标准流程 （2017版） 一、会前准备工作 （一）确定会议名称（秘书） 1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等）； 2、会议内容； 3、会议范围。 （二）拟定会议步骤（秘书） 1、会议日程； 2、会议议程； 3、会议程序。 （三）草拟会议通知（秘书） 内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。 （四）下发会议通知（文书） 将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。 （五）准备会议材料（秘书） 1、会议文件； 2、讲话发言材料； 3、会议主持词。 （六）布置会场（秘书、公务员） 1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）； 2、会场音响等设备调试（公务员）； 3、水杯、矿泉水摆放（公务员）； 4、名牌摆放，详见附表（秘书）； 5、材料摆放（秘书）； 6、会议条幅（秘书联系工会）； 7、座位图（秘书联系相关部门）。 （七）会前检查（副主任） 1、听取会议所有筹备人员的口头汇报； 2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作； 3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。 二、会中工作 （一）签到工作 及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。 （二）主席台热水填补（公务员） 每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。 （三）会议记录（秘书） 随身携带录音笔，及时记录领导发言。 （四）突发情况（秘书、公务员） 面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。 三、会后工作 （一）清理工作（秘书、公务员） 1、回收领导名牌；（秘书） 2、清理会议室卫生；（公务员） （二）录音整理工作（秘书、打字员） 会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。 （三）会议纪要（秘书） 会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。