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好公文的五个判断标准——关于公文写作的若干心得 好公文的五个判断标准——关于公文写作的若干心得 平心而论，公文写作的门槛并不算高。因其应用范围之广，任何一个组织或公司的员工，或多或少都会有过拟制公文或类似文体的经历。但要真正写好公文却并不容易。在我国，自古就有“文无第一、武无第二”的说法，有人溯源“文章”词义，原指锦绣或乐章，本身即形象表达了古人对文章之美的推崇。 怎样的公文算是一篇好公文，见仁见智。也有不少人总结出许多公文技巧甚至模板句式，或词藻堆砌以显示其“华丽”、或云山雾罩以显示其“专业”、或无中生有以显示其“功力”，都不是正确的思路和方法。 作为中国公文写作的“鼻祖”，我党在建党以来即特别重视公文写作问题，也针对不同时期存在的公文写作问题提出过纠偏意见，如，早在1958年，毛泽东同志就提出“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性”（《工作方法六十条》），2010年，习近平同志针对公文“长、空、假”的问题提出应倡导“短、实、新”（《努力克服不良文风积极倡导优良文风》）。 就此，从公文作为公务语言的本质出发，结合个人实践，尝试提出五个相对较为通适的判断标准，即：准确、清晰、干净、文采、规范。 （一）准确：公文是攒出来的，不是写出来的 在一切公务沟通活动中，准确是第一位的要求，更是一篇好公文的基础。 基于每个人知识结构、经历阅历、理解能力上的不同，任何形式的沟通都会存在信息损耗。因此，公文的准确性看似简单，却需引起高度的重视。笔者曾参加过一个经典的团队素拓活动：传递数字，要求不借助语言，仅凭肢体方面的接触传递一个两位数。在数字特性（两位数）、传递规则清晰的前提下，出现多组队员传递错误，甚至有一组传至最后成为个位数。就很好地说明了这个问题。 特别是在信息传递存在多个环节时，各中间环节就尤为关键。失之毫厘、差之千里，有时候仅是一个字、一个词的差别，传递到最后即有可能变成截然相反的两个事件、两个效果。如，在签订合约时，“定金”与“订金”就是性质截然不同的两个概念，其法律效果完全不同。在人事管理上，“劳动合同”与“劳务合同”赋予用人单位和员工双方的权利和责任也完全不一样。至于用语不严谨导致主体、范围、动作等方面的误差，以至于以讹传讹、越传越离谱的现象，更是比比皆是。 要把信息传递过程中的损耗降至最低，最有效的原则就是言必有出、言必有据。归根结底，公文是“攒”出来的，而不是“写”出来的。其本质并不是一个创作的过程，而是将有关信息以最为简洁、明了的方式组合起来，传递出去的过程。因此，当拿到一篇公文时，首先要对其出处和依据加以考证，准备拟制一篇公文时，也首先要落实其出处和依据，确保用语准确。 公文的出处和依据，根据公文的类别不同，可能会有很多种源头。如，一篇通知，作为要求下级做出某种执行动作的文种，首先要搞清楚上级或领导的准确意图，其出处和依据则有可能是已有的上级文件、官方消息，或者是领导讲话或批示内容。一篇请示或报告，作为向上级汇报情况或提请决策的文种，则首先要搞清楚已经发生的真实情况，其出处和依据有可能是调研收集来的会议、访谈记录，或者是下级呈报的有关情况说明等。 （二）清晰：一切文章必有观点，一切观点必须明确 一切公务沟通都是为了达到某种公务效果，因此，在准确的基础上，能否把事情说明白，做到表达清晰，就成为一篇好公文的关键。 通俗来讲，任何公文都承载着特定的“目的“或“观点”。一篇通知，到底想要下级做些什么；一篇请示，到底想要上级决策什么；一篇报告，到底想要上级知道什么……其中的“目的”或“观点”都务必以最简洁明了的方式使对方收悉。否则，要么沦为“散文”，把目的或观点隐藏在文字里，云山雾罩、不知所云，考验受众的耐心；要么沦为“抄袭”，只知照搬出处或依据的内容而没有自己的目的、观点，为了写公文而写公文，制造出一篇全无用处的官样文章。 因此，甚至可以稍微武断一些地评判：一篇令人读不懂、或者无法第一时间读懂的公文，都不是好公文。 公文要做到清晰，首先提倡在论证上做到开宗明义、首尾呼应。就公文全篇，一般分为帽段、正文、尾段三个部分，在帽段即宜开宗明义，几句话交代清楚拟制公文的主要意图和依据出处，正文就主要情况或待请示、通知事项作逐点说明，尾段则就需重点或额外说明的事项再作强调等；就某一特定段落，则宜在第一句话即明确本段重点，随后再分句、分层展开。整体说明或论证结构呈正三角形分布，也就是麦肯锡所概括的“金字塔原理”。 公文要做到清晰，还要注意避免因标点、语序等使用不当所造成的歧义。比较经典的如“下雨天留客天留我不留”等，以下简单举一些例子，不再赘述。 图片 （三）干净：“增之一分则太长，减之一分则太短” 熟知公文套路的同事都清楚，写长文章并不难——无中生有是再低阶不过的公文技巧，其既脱离了公文的本质，也不需要多么高深的公文技术。真正难的，是写短文章——如何用更少的字数，表达出同样充分的观点，实现更好的沟通效果。特别是对于执笔者，笔下的文字就像自己的孩子，这儿也舍不得删，那儿也舍不得减，最终往往落得个“又臭又长”。 所以说，评判一篇公文，准确与清晰都是最基本的要求，能做到干净才是真正的境界：“增之一分则太长，减之一分则太短；著粉则太白，施朱则太赤”，当令读者有如上观感时，就算是到家了。 公文之所以越短越好，根本上还是为了更好地实现其公务沟通效果。一方面，越是简明扼要，越有利于受众吸收；另一方面，也是出于公务活动效率的考量。 此外，简短的文字往往更加令人印象深刻，也更有力量。就像近年流行的说法“字越少，事越大”。据传成吉思汗在建立大蒙古国后，曾因商队被劫、使节被杀等拟与花剌子模国开战。请属下代拟战书，属下作长篇大论，成吉思汗勃然大怒，最终发出的战书仅六个字“你要战，我便战”。 要写出符合“干净”标准的短文，没有很好的捷径，唯有多读多写。在技术层面，以下几个原则或可参考： 一是控制每个段落的要点和句数。尽量做到每个段落仅表达一个观点，甚至一个段落内容实在无法删减时作技术化分段处理，使每段文字尽量控制在300字以内。 二是不使用长句。尽量将状语、定语等成分拆分，单独成句，化长句为若干个短句（也非一概而论，如，运用排比句式组成的长句，往往也有加强语气、一气呵成的效果）。 三是警惕同一篇文字中语言或语义重复。全文拟成后通篇检查，凡有语言或语义重复之处一律删减。 四是警惕虚词滥用，特别是助词、叹词，如“的”“了”“啊”“哦”等，能删即删。 当然，最为关键的，还是要杜绝为了写作而写作，为了写长文而写长文，一味“假”“大”“空”，长而不实。 （四）文采：既要有阳春白雪，也要有下里巴人 公文本身也是文章之一种，除准确、清晰、干净等实用性考量外，文采也是其评判标准之一。但于公文而言，文采更像一柄双刃剑，适当使用则深入人心、添光溢彩，使用不当则画蛇添足或曲高和寡。 战国时期，楚国宋玉《对楚王问》曾描述：“客有歌于郢中者，其始曰：《下里》、《巴人》，国中属而和者数千人。……其为《阳春》、《白雪》，国中属而和者不过数十人。”阳春白雪固然高雅，但因其不够通俗而曲高和寡，下里巴人听起来似乎上不得厅堂，却因其通俗而更易令听者接受。 长期以来，对于公文存在一种刻板印象，即官方语言、就事论事，不带任何感情色彩。这固然有其道理，但实际上，还是要区分其受众与场合，再来决定所采取的风格。早在1958年，毛泽东同志就提出公文应具有“生动性”的特点，张家界因疫情而发出的《致居留在张家界游客朋友的一封信》更是因其“走心”“有温度”等特点赢得一片好评。 一般而言，组织之间特别是党政机关之间往来公文，多强调其严肃性，而面向社会公众，或者在企业面向普通员工时，略带人文色彩则显得更接地气。正式的文来文往场合，专业且规范的行文用语是职业化要求，而通过短信、微信等方式沟通事情时采取略轻松的用语则更有利于良好沟通。因人而异、因事而异，宜区分场合、综合运用，不一而足。 其间，有些技巧或可参考。如，在文字的各类标题上遣词用句更加用心，尽量工整对仗；在各段落篇幅排布上更加匀称，避免头重脚轻或头轻脚重、分布不匀；适当地运用一些事例或排比、比喻、拟人等修辞，以增强公文的生动性等。但切忌为了文采而文采，刻意堆砌辞藻、华而不实，甚至为了句式的华丽而致使其脱离本意，就本末倒置了。 （五）规范：行家一出手，就知有没有 任何公务活动都有规范化要求，作为公务活动的主要载体，规范也是公文的内在要求。规范之于公文，就像其门面，评价一篇公文是否出自行家里手，第一时间要看的，也往往是其是否符合公文规范。 在一篇公文中，公文规范贯穿始终。从公文的类型、标题到其格式、字体，再到其用语、用词、标点等，都有非常细致的规范化要求。如，就党政机关公文，一般正文标题采用二号方正小标宋简体，一级标题采用三号黑体，二级标题采用三号楷体-GB2312，三级标题及正文采用三号仿宋-GB2312，行距固定值28磅……自上而下，皆是如此。甚至有人据此判断党政机关公文真伪。 近期关于公文规范有一反例。南京某地在应对疫情时，先是在公文中将张家界错归为湖北省，在致歉公文中又出现文件红头与落款不一致的问题，引起轩然大波，可谓一场“公文危机”，其实质，就是忙乱之中在公文规范上出了问题。因此，公文规范问题看起来是细节问题，实际上却往往成为一个组织或企业公务活动水平的代表，成为其“门面”。 因公文规范贯穿始终，因此，从宏观、中观到微观三个层面都须注意。在宏观层面，如公文的类型、标题，上行文不应用“函”，而应用“请示”或“报告”；无决策内容的不应拟为“请示”；有决策内容的不应拟为“报告”等。在中观层面，行文用语尽量运用书面语言、公文语言，避免出现口语、第一人称等。在微观层面，如公文的格式、字体，虽不一定全部采用党政机关的通行标准，但某一组织或企业内部应相对有统一、稳定的标准。用语、标点等也应严格遵守规范，避免出现“感谢聆听”“七月流火”等用语乌龙。 概而言之，准确是基础，清晰是关键，干净是境界，文采是风格，规范是门面。以上五个标准是评判公文好坏相对较为通适的标准，但也不宜僵化理解运用，所谓文无定法，有的时候反其道而行之，反会有出奇制胜、耳目一新之感，但也要量力而为。