XXX有限公司档案管理办法.docx

XXX有限公司档案管理办法 XXX有限公司档案管理办法 第一条 为加强企业档案工作，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《XXXX省企业档案标准》和有关法律、法规，制定本办法。 第二条 公司设立档案室，由综合办公室专职档案管理人员管理。档案室职责： （一)统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 （二)负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 （三)指导公司内部各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 （四)监督、指导、检查所属部门的档案工作。 （五)依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 第三条 各部门职责 公司各部门配备兼职员，各部门负责人应对本部门或归档文件的完整和系统负责。公司各部门及文件经办者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。兼职档案管理人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量及完整性负责，并按时移交综合办公室。 第四条 档案管理人员要求 (一）档案管理人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。 (二）档案管理部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 (三）档案管理人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。专职综合档案管理员要具备档案管理初级(含)以上职称。 (四）档案管理人员应定期接受档案业务培训。 第五条 文件归档范围：公司在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围(公司制定文件材料归档范围与保管期限表）。归档文件的主要来源有： ——本公司形成的文件； ——本公司引进项目、外购设备等接收的文件； ——本公司及参股企业应向本公司提交的文件； ——本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件； ——本公司执行、办理的外来文件。 第六条 文件归档时间： （一）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后移交综合办公室归档。 （二）项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 （三）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 （四）会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，财务资产部自行保管。 （五）电子文件逻辑归档定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 （六）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 （七）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。 第七条 文件归档要求 （一)公司实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门项目及专项工作专兼职档案管理人员应按照规定将文件整理后归档。 （二)归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。 （三)归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 （四)非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 （五）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 （六)两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 （七)文件交回部门应就归档文件填写《档案交接登记表》。 第八条 文件归档的交接 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。 第九条 档案统计工作 档案部门应及时、准确地建立档案工作统计台账；档案借用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。 第十条 加强档案信息化建设，企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理XXXX化水平为总目标。坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。 第十一条 电子文件的归档 （一)电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。公司各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。 （二)各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。 （三）文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。 第十二条 文件材料归档办法。公司文件材料归档工作应纳入公司各项工作计划，纳入公司领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。公司各部门专(兼)职档案管理人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向综合办公室归档。 第十三条 归档范围：公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见附表《文件材料归档范围与保管期限表》)。 第十四条 归档文件材料的来源： (一)本公司内部形成的文件材料； (二)本公司所属部门应报本部门的文件材料； (三)本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料； (四)本公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料； (五)本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料； (六)本公司执行、办理的外来文件材料。 第十五条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实 物等各种载体形式。 第十六条 归档时间 （一）管理性文件材料一般应在办理完毕后归档。 （二）科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 （三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 （四）公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。 （五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，财务资产部自行保管。 （六）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 （七）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 第十七条 归档要求 （一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 （二）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 （三）文件材料归档后不得更改。 （四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 （五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 （六）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 （七）反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 （八）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 第十八条 各部门的专（兼）职档案管理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或负责人签字核准后向综合办公室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。 第十九条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。 第二十条 本办法自发布之日起执行。 XXXXX有限公司 文件材料归档范围与保管期限表 序号 基本范围 保管 期限 1 党委办公室 1.1 党员代表大会 1.1.1 请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、换届选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料 永久 1.1.2 大会发言、交流、会议简报 30年 1.1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举工作中形成的文件材料，小组会议记录、会务工作安排、总结等文件材料 30年 1.1.4 讨论未通过的文件材料 10年 1.2 企业党委会、党委部门办公会会议文件材料 1.2.1 通知、请示、批复、报告、决议、决定、公报声明、记录、总结、纪要等文件材料 永久 1.2.2 讨论未通过的文件材料 10年 1.3 党务综合性工作 1.3.1 上级部门下发的需要执行的重要文件 30年 1.3.2 上级机关关于党务工作的普发性文件材料 10年 1.3.3 本公司党委重要条例、规章制度、办法，工作计划、总结，重要专项活动工作通知、报告，重要调研文件材料、专题总结报告、党务工作大事记、批复等 永久 1.3.4 党委（支部)评先创优文件材料 30年 1.3.5 党委（支部）重要的文件材料 30年