2023年对档案信息化建设与管理的几点思考.docx

对档案信息化建设与管理的几点思考 档案管理信息化的出现改善了传统档案管理的弊端，在信息社会的影响下，档案信息化的建设越来越被各个行业所接受，传统档案管理模式逐渐被网络信息化管理所取代。在档案管理的信息化建设中，主要是升级了档案管理设备，并且对于档案的录入和保存，更加多的应用计算机来进行，从而在很大程度上减少了管理和查找难度，即减少了人力投资，并且对于档案管理开展也更加有利。对于档案进行信息化管理，提高档案管理利用率已经逐渐成为档案管理的主要方式。 1影响档案信息化建设的因素 1.1档案信息化建设水平因素 在对档案进行信息化建设的时候，会受到传统档案管理工作内容的制约，由于档案的信息量大，并且包含内容较为复杂，所以虽然现在有很多行业在都对档案实行了信息化管理，但是对于过去信息的录入工作难度很大，而且由于档案管理管理人员普遍没有接受过正规系统的培训，所以很多管理人员对于档案管理设备的应用并不熟练，也就导致档案建设水平较低，从而影响档案的信息化建设流程进度。 1.2档案信息化建设认知因素 在档案信息化建设中，对建设具有重要影响的因素之一就是认知因素，档案管理领导以及档案管理工作人员对于档案信息化建设并不在意，也没有意识到档案信息化建设对于档案管理的重要意义，所以就会导致整个档案信息化建设过程中，认知失误，从而没有方法提高档案信息化建设进程，如果管理人员并不认同信息化建设，有怎么会取得档案信息建设应有的效果。 1.3档案信息化建设观念因素 在传统的档案管理工作中，对于档案包含信息的 和整理多是应用人工进行，并且将档案进行整理收集后存入管理仓库就可以了，但是随着信息时代的来临，人们自我意识的增强，档案管理再不是隐私秘密的过程，人们开始要求档案管理透明化，所以就需要档案管理人员转变管理观念，适应时代开展。但是在实际的档案管理工作中，大局部的管理人员并不能做到观念的转变，大局部人依旧将观念存留在传统档案管理工作流程中，所以如果档案管理人员管理观念并不能跟随时代开展，就不能更有效地接受档案信息化建设的进行，所以信息化管理的收受程度也会很差。 2档案信息化建设内容 2.1软硬件的建设 在进行档案信息化建设的过程中，需要对于软件和硬件进行建设，这是档案信息化建设的根底内容，只有保证软硬件的建设，才能保证网络的存在，才能确保信息录入的操作得以完成。软硬件的建设对于信息的记录、更新、传输以及资源共享都具有重要意义。所以在档案信息化建设的过程中软硬件的建设尤为重要。 2.2数据库建设 档案信息作为一个大量的信息集合，想要应用计算机技术对其进行有效地管理，就要针对所有信息建设一个大型的数据库，以保证档案信息的存储和查阅。在数据库的而建设中要确保有足够的存储空间，防止出现信息无储存处的为难局面，并且在数据库建设完成后，档案管理人员在进行信息录入的时候，要注意对档案信息进行分类整理，以方便对于档案信息资源充分利用。 2.3软件系统开发 计算机技术开展迅速，软件技术的开展也是日新月异，作为档案信息化建设中的重要组成局部，不断地对于软件系统进行开发是具有重要意义的。只有确保了软件系统的更新换代速度，才能更得上计算机技术的需求，适应信息时代的开展。为了防止软件系统运行性能过低影响档案信息化建设过程，要及时的做好软件系统更新操作，并且自行进行软件开发研究，以适应档案管理特点。 2.4法律法规建设 现阶段，我国有关档案管理工作的法律法规已经出台，还是不够全面，还需要加强建设，以便档案信息化管理工作能够尽早的实现标准化。法律法规中对档案信息管理的每一个环节都要加以规定，以免出现档案的违规滥用。 2.5平安体制建设 因为某些档案信息属于机密信息，不能随便公开，否那么轻者会侵犯个人荣誉，重者那么直接危害国家平安，因此做好档案信息管理的平安体制建设非常重要。平安体制建设并不是制约档案信息资源的利用，而是实现合理的利用。现阶段，档案管理平安体制建设内容如下：首先，框架体系建设，以此指导档案平安管理工作;其次，建立健全平安管理体系，对不允许公开的档案信息类型加以确定;最后，培养档案管理人员的平安管理意识，切实做到平安管理。 2.6信息人才建设 档案信息化建设的难度非常大，没有一定的人才做支撑难以实现，因此信息人才的建设是档案信息化建设的一项重要内容。要对档案管理业务人员进行培养，提高人员的管理能力，对从事档案管理工作者的信息知识加以培训;加强领导培训进修，以便领导能够更好的领导普通员工展开档案信息化建设工作。 3档案信息化管理方法 3.1建立健全信息化管理工作机制 要想顺利的完成档案信息化建设任务，档案部门必须要建立健全信息化管理工作机制，以此指导建设工作。档案部门要认真贯彻落实国家针对档案信息化管理的相关条例，各个部门都要构建电子管理机制，实现联动，以便能够对电子文件进行全过程管理。国家可以赋予档案局一定的行政管理职能，以便档案局能够形成联动，加大信息化建设力度，形成统一的建设工作机制。 3.2注重档案数字化建设、实现档案资源共享 之所以要对档案进行信息化建设，主要目的是实现资源共享，提高档案的利用效率。由此，新形势下，档案信息化建设重点就是数字化建设。建设工作者应该推进数字化建设工作，依照相应的建设原那么，制定合理有序的工作方案，在建设过程中，还需要注重监督管理，以此保证每一个建设步骤都能够落实到位;建设者需要对用户的使用需求进行了解，在此根底上，构建数字化目录。 3.3健全技术支撑和资金保障体系 完善相关根底设施建设，可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中，并以年为单位投入基建和运维费用。同时，可采取合作开发集效劳外包的方式，来创新档案信息化投入机制，并积极鼓励各级档案部门开展技术攻关;除配备相关的设施及设备外，还要对现有的设备进行及时更新，为档案信息化工作的开展提供良好的环境。对于档案信息化管理与应用软件，应加大相关软件的研发力度，可在全国范围内构建起统一的技术标准，并对技术开发企业进行分级资质认证。 4结论 信息化时代的来临，也为档案工作提供了新的开展方向，档案信息化的建设需求越来越多，在各个行业的档案管理工作都表达了其管理价值，并且随着档案信息化进程快，档案建设实施方案也越来越全面，越来越适合档案开展特征。虽然现阶段并没有完全的完成档案信息化的建设，但是相信随着社会开展，技术进步，档案全面信息化的时代一定会很快来临。 第6页 共6页