2023年会展现场策划书.doc

会展现场筹划书 会展开幕式现场管理：〔1〕展会现场布置： 布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据珠宝展对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。 在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。 〔2〕vip〔veryimportantperson〕接待： 对于重要贵宾还需要事先制订接待方案，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。 〔3〕媒体的接待和管理： 展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。 〔4〕展会开幕开幕时间和地点。开幕式讲话稿和新闻通稿。开幕方式确实定。〔5〕开幕酒会效劳筹划 开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先筹划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。 开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的。 二、会展布展与现场管理：〔1〕办展机构现场管理 1、展会现场布置 2、展会注册及入场管理 3、展会证件与门票管理 4、展会设备设施管理 5、展会现场的平安管理 6、展会现场的知识产权保护工作 7、展会现场的相关活动管理 8、展会现场的其他效劳 9、应急处理小组 〔2〕参展商的现场管理工作： 展前，主办单位在推广会展工程的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加局部参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供给信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。展中，主办单位为展商提供增值效劳，有专家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人〞“如何更方便撤展〞“参展手续〞等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项效劳。 展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值效劳做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。 1、布展 2、配备展台的工作人员 3、展台接待 4、贸易洽谈 5、情况记录 6、其他相关宣传推广活动 7、信息收集工作 8、细节管理本卷须知 9、应急处理小组 〔3〕观众登记和入场管理： 观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者那么要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。 科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外，我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。 1、预登记 2、现场登记 3、信息收集 4、导引与通道维护 5、告知观众展会日程 6、现场效劳管理〔商务中心，问讯处，紧急事务处理等〕 7、应急处理小组〔4〕撤展管理 1、展位的撤除 2、参展商租用展具的退还 3、参展商展品的处理和回运 4、展品出馆控制 5、展场的清洁 6、撤展平安保卫〔5〕参展观众的统计 1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计 三、会展现场风险与平安管理：〔1〕会展现场的风险类型： 1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁 2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类〔2〕会展风险管理： 1、对场地进行平安分析 2、同当地相关部门建立良好的工作关系。 3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识 4、制作平安小册子/标牌以及其他交流方式 5、制定一个媒体管理方案 6、预防“闹展〞〔3〕重大紧急事件管理： 为应对在展会过程中可能发生的重大平安问题，我们与消防、公安、卫生等局部取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。 四、其它管理：〔1〕现场广告管理 在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 1、广告载体分类与统一管理 2、广告的标准与招标 3、秉承公平公开的原那么〔2〕交通、物流管理： 对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的局部。会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。 在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。 在本次展会中，我们委托xx运输公司来负责展品运输工作。 1、展品运输〔分为主办方签约物流公司与自行运输〕 2、撤展运输 3、现场联络点 4、线路规划 5、对展品抵达时间的掌握， 6、撤展管理与撤展物品监控 7、紧急事件处理〔3〕餐饮管理： 会展现场的餐饮效劳要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。 1、指定餐饮效劳商，提供现场餐饮效劳。〔主办方指定xx餐饮公司作为本次展会的餐饮供给商场馆常设的餐饮效劳设施也能提供一定的效劳。〕 2、同时、我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情况。〔4〕证件管理 为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。 在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员〔包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员〕、筹〔撤〕展人员、媒体记者及与会嘉宾〔包括领导和讲演嘉宾〕。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以防止出现混乱的局面，从而影响展览会的平安和形象。 由于本次展会出售门票，主办单位已事先向税务部门报告，并征得税务部门同意。〔5〕新闻管理 本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。〔6〕会展资料的采集与编写 印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成局部，同时也是展台贸易工作的组成局部，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，我们也将在展览会期间在展台上散发。 参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料，由我们统一整合刊印。根本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。展台小册子是参展商的主要资料。 资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的印象，必须注意其质量。 会议材料的印刷与制作。我们印发了相关宣传品及会议资料，以告知展会信息、会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料。建议在会后留存建档、参考使用。〔7〕会展设备管理.会议所需视听设备 本次展会及会议对视听设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，并由专业人员协助规划。放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人将对一下方面进行负责。麦克风、录音 第二篇：会展筹划书大连2023车展筹划方案 由XX市政府、中国国际贸易促进委员会、中国国际贸易促进委员会汽车行业分会、中国汽车工业协会、中国汽车工程学会、中国汽车工业进出口总公司、中国国际贸易促进委员会XX市分会、大连国际商会展览公司共同举办的2023大连国际汽车博览会在2023年8月17日在大连星海会展中心举行，现由大连国际商会展览公司委托我方对此次展会做以筹划。车展活动方案内容如下： 一、津洽会车展会场根本情况： 〔一〕报名参展时间：2023年1月1日——7月31日 布展时间：2023年8月13日——8月16日 开幕时间：2023年8月17日9：00 开展时间：2023年8月17日——8月21日 撤展时间：2023年8月21日17：00 〔二〕地点：大连星海会展中心 〔三〕名称：2023〔第16届〕大连国际汽车展览会 〔四〕主题：节能环保引领时尚 〔五〕宗旨：品牌、潮流、创新、效劳 〔六〕参展范围： 1、乘用车〔各种根本型乘用车、suv、mpv、改装车型等〕、新能源汽车、房车、游艇等。 2、商用车〔卡车、客车、半挂车、牵引车、货车〕、叉车等。 3、汽车零部件、汽车维护保养设备及工具、汽车用品、汽车改装配件及用品等。 〔七〕展区布局： 1、主展场展览面积12万平米，室内8万平米，室外4万平米； 2、展厅内以进口汽车为主； 3、展厅主通道以汽车配件、电子产品、改装用具等为主； 4、前广场以国产汽车、特种车、房车展示及互动活动为主； 5、试车道进行试乘试驾活动。 〔八〕参展品牌： 1.国外参展品牌 全球顶级名车劳斯莱斯、宾利、迈巴赫、法拉利、玛莎拉蒂、劳伦士、克拉特，林肯、gmc、哈曼保时捷改装车、奔驰房车、福特房车、中欧房车等。其中星客特公司带来了售价 1.5亿元的超级豪华改装版全镀金加长劳斯莱斯幻影，这也是中国车展史上最贵参展车型，即便是在海外车展，敢比肩这个“史上最贵〞车型的也是“前无古人〞。 2.国内参展品牌 国内最知名的几大汽车集团上汽、一汽、东风、广汽等都携旗下品牌全面参展亮相。此外吉利、奇瑞、比亚迪、江淮、海马、东南、华晨等诸多国内自主品牌的厂商均以强大阵容参展。 〔九〕展会期间主要活动：