“3+N”归档模板业务嵌入...电子档案全生命周期管理研究_罗晓晶.pdf

理 论 探 讨54档案管理1/2023总第260期在2020年度新修订的中华人民共和国档案法中针对企事业单位档案管理数字化、数据化提出了更为明确的要求，档案的信息化建设也成为企业数字化转型的关键。并对全国范围内的机关单位、企业事业单位、社会团体以及其他组织，提出应当积极推进业务系统、办公自动化系统以及电子档案管理信息系统的相互衔接，且在链接过程中，应保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。1对于企业来说，在业务管理层面，针对企业业务数据的采集、业务处理、数据管理等方面提出需求。在档案层面，对档案的采集、归档、借阅、鉴定、移交、销毁等基本档案流程，即档案全生命周期中的生成、捕获、长期保存环节提出符合国家法律法规对档案管理的要求。1 档案数据归档模型构建研究1.1 电子文件归档。2018年颁布的电子文件归档与电子档案管理规范，针对处理公务过程中产生的电子文件归档和电子档案管理、其他活动产生的电子文件归档与电子文件管理，提供了电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、整理与处置的一般方法。之后，按照工作业务内容细分，分别发布了政务服务事项电子文件归档规范和企业电子文件归档和电子档案管理指南，从全国政务机关办公应用和企业日常办公角度出发，对政务服务事项电子文件以及企业中生产管理工作中产生的相关信息提供了信息归档的要求、步骤、方法，为早日实现全国范围内信息可信可共享奠定基础。近年来学界对于电子文件归档研究也呈现研究程度越来越深，研究涉及内容越来越广的趋势。宋华从政务处理角度出发，提出各部门通力合作建设统一在线政务平台电子化归档系统，来解决当前我国政务电子文件归档统筹不足、管理机制不协调等问题。王强、吴志杰联合提出为适应数字化业务模式，最重要的是解决业务系统等主要系统与档案管理系统彼此之间的集成实现系统对接。1.2 归档模型构建理论支撑。石油企业电子文件信息归档管理体系整体框架按照电子文件归档与电子档案管理规范要求，需要构建具有可识别性和可操控性的档案管理体系，而文件连续体理论、生命周期理论、前端控制思想、闭环管理思想适用于体系和模型的构建。2需要从文件连续体理论四个维度构建电子文件归档的整体框架。第一维是指企业归档文件的形成。需要从实际文件管理系统要求角度出发，确保信息可知可控。对需要捕获文件的背景、内容、结构进行数据清洗，对筛选出的有价值文件进行储存文件，从源头确保文件完整且真实。第二维是指对文件的捕获工作。主要表现为赋予文件凭证价值，根据文件管理系统的要求对文件运动的背景信息和元数据有选择性捕获。3第三维表现为文件的组织。主要在不同组织单位范围下，结合单位应用需求，根据国家发布的文件管理系统标准和规则，制定适合本单位业务文件管理计划和目标，保证文件价值的实现。第四维是指文件的聚合。4从宏观视角对文件进行管控，将得到的有效数据作为文件管理系统设计和建立的基础。生命周期理论以文件的价值变化规律为基础，注重不同阶段文件管理的尺度划分，将需要处理的文件从产生到归档“3+N”归档模板业务嵌入式电子档案全生命周期管理研究罗晓晶摘 要：现阶段档案信息化进程加快，传统档案归档模式下收归困难、流程繁琐、时效性差等问题已引起社会各界关注，如何应用信息技术实现档案信息快速处理，提供信息支持成为研究关注的焦点。本文在电子档案生命周期视域下以电子档案“生成、捕获、长期保存”为管理分期，从具体企业业务出发，结合企业电子档案管理工作实际情况，提出归档范围+保管期限+档案分类方案+N个业务标准的电子档案归档模板创新，在档案管理规划、业务设计、运行流程、工作标准几方面达成统一管理标准。关键词：企业电子档案；全生命周期管理；档案归档Abstract:At the present stage,the informationization process of archives is accelerating,and the problems of difficult collection,cumbersome process and poor timeliness under the traditional archiving mode have attracted the attention of all walks of life,so how to apply information technology to achieve rapid processing of archival information and provide information support has become the focus of research.Based on the specific enterprise business,this paper proposes an innovative electronic archiving template with archiving scope+retention period+archival classification scheme+N business standards in the context of electronic archiving life cycle and management staging of electronic archives generation,capture,and long-term preservation,taking the actual situation of enterprise electronic archiving management as reference.In the end,this paper tries to reach a unified management standard in terms of archival management planning,business design,operation process and work standards.Keywords:Enterprise electronic archives;Full life cycle management;ArchivingDOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.01.009档案管理投稿信箱： 理 论 探 讨55档案管理1/2023总第260期分为了文件的孕育形成、现实使用、暂时保存以及最终归档保存四个阶段。闭环管理思想集管理控制、封闭管理、闭环系统、信息系统为一体，更多地体现在电子文件是运用有效的管理控制手段，在文件生成到处置的连续体中往复运动的一个过程，各阶段直接相互关联、相互影响、相互转化，需要以联系的、整体的视角管理电子文件，及时完整地将有价值的信息进行归档处理。5前端控制思想主要体现了电子文件在闭环管控之前加大对文件价值、内容、形式等多方面的干预与治理，使需要归档的信息从源头得到筛选，注重对数据质量的掌控，完成信息的追踪、记录、描述等信息统计，将有效信息整合备用。2 全生命周期视域下嵌入式“3+N”归档模板构建本研究基于文件生命周期理论，优化归档体系模板。在电子档案全生命周期管理视域下，将企业电子档案形成结构分为三个阶段：即生成阶段、捕获阶段和长期保存阶段，将电子文件生命全过程的管理向前延伸到电子文件管理系统之中。2.1“3+N”模板体系。“3+N”模板是档案管理部门和业务部门联合制定的归档模板体系，由业务专家、业务系统技术人员、档案专家、档案系统技术人员多方共同制定，形成的既符合档案归档要求也符合业务开展标准的模板。“3”即各类业务文件的档案分类方案、归档范围以及保管期限；“N”即针对各业务流程中各个业务环节的工作标准。“3+N”模板，即“归档范围+保管期限+档案分类方案+N个业务标准”。提前把档案归档的标准和要求形成电子模板，嵌入到业务系统中去，与业务全流程相结合，实现电子文件的标准化输出和归档标记管理。在各业务环节开展之前，由业务人员判断选择与当前业务环节产生的电子文件相对应的模板，业务活动开始，业务工作与档案归档工作同时同步进行，系统自动编目，即办即归，业务活动完成，档案收集工作同时完成，业务办结，档案归档完成。该模式为确保业务部门与档案部门之间的及时流动与管理，早日实现归档全过程监管，在实际管理工作中秉承着统一规划、统一设计、统一流程、统一标准的管理要求，集电子文件形成、电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理几大工作环节为一体，保证需要归档的信息做到“谁办谁归，即办即归，应归尽归”。2.2 电子文件数据归档三大阶段。石油企业原有档案归档管理办法，关于业务系统生成的各类信息、电子文件及其元数据的归档范围不明确，无法适用于其业务系统生成的电子文件实际归档工作需要。因此，要以公司系统所有归档实体的范围，从公司各机构的管理职责和专业特点入手，区分它们的从属关系和并列次序，以保持管理职责与专业特点间的基本关系，并建立了规范的归档范围划分制度。依据有关法规标准梳理业务系统生成电子文件及其元数据，对具有保存价值的公司电子档案进行一级类目划分。在一级类目内，主要按职能活动、项目管理或形式等设置二级类目，并在二级类目内，依据具体的业务活动结合主题设置三级类目，并编制科学系统、可操作性强的企业电子文件和元数据归档范围与保管期限表。电子文件的“四性”是发挥档案价值的重要条件，由于电子文件具有非人工识读性、易变性、信息与载体可分离性以及信息可共享性、多种信息载体集成性和系统依赖性等特点，要求在捕获归档时保障电子文件是完整、安全、真实且可用的。因此，在电子文件捕获阶段，设计捕获接口时同步完善捕获功能，既要包含接收电子文件和元数据的功能，又要具备检测电子文件“四性”的重要功能，从而实现石油企业业务系统中所生成电子文件的在线归档，为企业日后用好电子文件中的数据提供高效支持。作为电子档案管理系统核心模块之一，长期保存实现了电子档案的长久保存。6其中包括元数据封装、数据包维护、电子文件格式管理、“四性”检查等功能。7为确保档案管理系统中的电子文件能够长期保存，本单位在参考了国家相关法律法规标准的基础上，制定了数字档案长期保存管理规范。8规定采用TXT及XML保存流式文件，以OFD、PDF格式对版式文件进行管理，针对不同类型文件采用多种形式的数字档案存储方式，且接口满足行业通用技术标准及计算机行业通用技术标准接口规范的电子档案管理系统平台，实现电子档案长期保存、四性检测、格式转换、可视化平台等功能。3 全生命周期视域下嵌入式“3+N”归档的实现路径3.1 石油企业电子档案生成阶段。当新建业务系统或对业务系统进行升级时，将“3+N”模板内置至各业务系统中，为了实现档案归档管理与业务流程深度融合，将产品档案、科学技术研究档案、企业文书档案、建设项目档案、设备仪器档案等多类型档案信息全面、及时地收集整理。9业务人员在开始办理业务前选择对应的模板，业务系统的流程发起与档案收集同时进行，当业务结束时，系统自动将前期标记的系列归档文件及过程背景信息流转至档案系统，即业务完结档案收集完成，全过程采用四性检测+人工复核方式保障档案真实性、完整性、安全性及可用性，为后期信息在线捕获归档奠定基础。详细流程见图1。图1“3+N”模板前置嵌入业务系统框架本单位立足单位实际工作涉及范围，设置文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工档案类、油气勘探开发类、声像类等几大类目，并根据本质属性或重要属性进行划分，将数据代入相关系统业务模板。根据规范后的集团公司档案分类方案结合各类材料保管期限，进一步划分归档范围，在系统中以字符形式自动赋予业务系统生成的档案数据条目给予唯一的代码。以版式文件格式归档电子公文正本、定稿、公文，以RTF、WPS、理 论 探 讨5档案管理1/2023总第260期 参考文献：1任琼辉,吴雁平.适用、行为与后果新修订档案法法律规范分析解读J.山西档案,2021(03):81-97.2陈国云.从风险管理的视角