2023年浅谈公文处理工作中的几个问题.docx

浅谈公文处理工作中的几个问题 浅谈公文处理工作中的几个问题 李勇 公文处理工作的水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也反映了机关的工作水平和工作作风。提高公文处理的水平，能够有效地提高机关工作效率，表达国家机关形象。在公文处理工作中，笔者经常遇到一些问题，现将这些问题提出来，与大家共勉，希望能够为提高公文处理质量发挥一点作用。 一、文种的使用问题 文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的标准化名称。在行政公文标题的三要素中，文种是必不可少的。正确认识不同种类行政公文的性质、作用和适用范围并恰当地选择使用文种，是做好公文处理工作的关键之_，它直接影响到公文的标准化和严肃性。文种使用准确的行政公文，能有效地表达其权威性和约束力，提高行政机关的办事效率。 现行的国家机关公文处理方法明确规定了行政机关公文的种类有十三种，其中如命令（令）等一些文种在一般行政单位用得较少。比较常用的下行文文种有通知、通报、意见等等，这一类公文在处理过程中也较少发生问题。最为常见的问题一般出现在平行文和上行文中。 不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项一般用“函〞。但在实际工作中，很多单位为了表达对对方单位的尊重，在请求批准审批事项中使用“请示〞这一文种，这是一种典型的错误。 上行文有三种文种。请示、报告、意见。请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文种。报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况和答复上级机关询问的文种。意见比较特殊，可以适用于上行文、平行文和下行文等，意见作上行文时，一般应是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的方法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上更应把重点放在解决问题的方法、措施上。另外，应当特别注意，要表达部门负责的原那么。但凡本部门职权能解决、能办到的事项，不必在意见中出现。本部门能做到的方法、措施，没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，到达促进工作的目的。 在上行文的草拟过程中，很多公文处理人员没有准确把握文种的定义，随意而为。一种情况是错用文种，口头语中，习惯性地将上行文称之为“报告〞。领导交办下来要求就某一件事写个“报告〞给上级机关，于是公文草拟人员便不看公文的实际内容而将文种定为“报告〞。第二种情况，随意自创文种，请求上级机关批准便是关于×××的请求，汇报工作便是关于×××的汇报，解释某一具体事件便是关于×××的说明或关于×××的解释。 公文处理人员首先要严格遵照国家关于文种选用的规定，熟悉每一种文种的定义。一要准确把握公文发文的目的。如在上行文中，请求上级机关对有关事项给予指示、批准或答复的，用“请示〞；不要求上级机关答复，只是下情上达，陈述情况的，用“报告〞。二是要熟悉机关的组织系统、领导关系和职权范围，准确把握行文关系。如国家行政机关公文处理方法第十五条规定：“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。〞“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。〞 总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的、符合行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应形势的开展，对公文文种功能性质不断进行调整，从而维护机关单位之间的正常工作秩序，促使公文处理标准化。 二、公文文字处理的问题 局部公文存在语言过于口语化、方言化，逻辑性不强，以及公文标题不能准确全面地概括公文内容等问题，尤其是有的请示性公文动辄先谈意义，看了三五页纸都不知道行文的目的，毛泽东同志在反对党八股中说：“我们的同志……写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小.二三四，第三是甲乙丙丁’第四是子丑寅卯，还有大abcd，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很。〞这种现象至今还不同程度的存在，没有完全表达公文精简、高效的根本原那么。 毛泽东同志认为公文写作要起句立意，开门见山，使阅者一看公文开头的第一句、首段，就明确意识到该文件的主旨所在，以使阅者立刻进入文境。他在亲自起草的纠正文字缺点中要求，“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论，唤起阅读者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去〞。这也是公文写作的技巧所在。 在公文处理过程中，还经常见到错别字、标点符号错误、一般常识错误等问题。如，“无尚的荣耀〞，“再接再励〞，国家××局发布的“关于×××××的通知〞，人事部、国家××局授予×××同志为全国××××先进工作者称号，关于请求×××××的请示，省委书记、省人大主任×××等等。 为防止出现类似问题，公文写作人员必须具有丰富的知识，不仅包括本行业的专业知识，还应包括社会科学知识和自然科学知识，以及生活常识。而获取知识的唯一途径就是学习。毛泽东同志在工作方法六十条中提出，干部应该“学点自然科学和技术科学；学点哲学和经济学；学点历史和法学；学点文学；学点文法和逻辑〞“一个革命干部，必须能看能写，又有丰富的社会常识与自然常识，作为从事工作的根底和学习理论的根底，工作才有做好的希望〞。这是对公文写作人员的最根本要求。 三、公文处理的程序问题 国家行政机关公文处理方法和有关细那么、标准对公文处理的程序做出明确的规定。但笔者在与局部单位办文人员的交流中，发现很多单位办文不按程序处理。普遍的现象是公文不经过办公室（文秘部门）的审核，便由负责草拟公文的职能处（科）室直接交由领导签发，在领导签发后，再交由办公室（文秘部门）处理，使办公室（文秘部门）无法把握公文的动向，失去协调工作的良好时机而陷入被动；或者公文的签发是在主要 第5页 共5页