2023年论秘书接待工作的方法与技巧.docx

论秘书接待工作的方法与技巧 论秘书处理人际关系的原那么、方法与技巧 中文 本文针对21世纪以来我国市场经济开展的新趋势和现代社会信息化快速开展对当前秘书工作提出的新要求、新标准，从人际关系的定义、人际关系的一般特点以及人际关系的影响因素出发，从而引申出秘书在实际工作中处理好人际关系的原那么和方法及其重要意义，接下来根据秘书人际交往类型从方向上的划分：上行交往、平行交往和下行交往，重点论述了秘书人员作为领导的参谋和助手应该如何处理与领导的关系，并引用了大量的案例加以分析和讨论；秘书作为联系上下级的中心枢纽，应该如何处理好与同事及职能部门的关系，以建立起良好的交往环境和维护组织的团结；浅谈了秘书作为组织和领导的形象代言人应如何处理好与下级群众的关系，赢得群众对组织的信任和认可。关键词：秘书人员人际关系原那么方法技巧领导同事群从 前言 随着信息化社会的进程，一种传统的工作机制在不断被打破，在这个大潮中，一个组织拥有的公众将更加复杂，组织的横向交往将更多。现代秘书应当能利用社会变革带来的便利为组织利益建立更多的关系以更好地完成工作任务。秘书部门是单位的枢纽局部，秘书人员每天的工作大局部或者说主要局部即是如何与人交际、交流。秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。那么，应该怎样正确认识人际关系呢。秘书人员在处理这些形形色色的人际关系中扮演的是一个怎样的角色呢。 首先，要弄清楚什么是人际关系。这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“来缘关系〞；而不是指亲属邻里的感情与道德关系。 人际关系的内容主要是通过人们在社会生活中的行为交往、语言交流等方式，到达彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。这就需要考虑到人际关系的各种因素，克服人际关系中的障碍，采用适当的人际交往的方式、方法。和谐融洽的人际关系，有利于沟通思想、协调行动、加强合作、增进团结，也有利于维护健康的心理反响，保持良好的精神状态，是保证工作顺利开展的重要条件之一。人际关系表现为亲近、友好、疏远、敌对等状态，它取决于相互交往中双方或多方需要的满足程度。有的由于满足了相关各方的需要而产生亲密的关系，有的那么由于某个方面的需要得不到满足而疏远，情况严重的甚至发生矛盾和冲突，在人与人的关系趋于亲密和友好的情况下，个人会感到心情舒畅、精神愉快、学习和工作会更加积极努力。在人与人相互矛盾和冷漠的关系中，个人会产生孤独感、忧伤感、影响情绪和身心健康，影响学习和工作。所以，搞好人际关系，对个人、对工作都有积极的意义，秘书工作对内对外联系商洽较多的特征，决定了秘书人员处在公务活动和社会交往的人际关系结合点上，正确妥善地处理好人际关系。对秘书活动来说尤为重要，搞好人际关系固然很重要可是影响人际关系的因素很多，并不是每个人都能与他人搞好关系的。人际关系的一般特点是：第一是个体性。和一般的社会关系不同，人际关系本质上表现在具体的个体间的互动过程中。第二是情感性。人际关系的根底就是人们彼此间感情的流动，这种情感倾向决定人际关系中可以分为两大类情况。一种是因为喜欢而产生的互相吸引和反动的别离情感，所以就有可能发生那种形影不离和相互敌视甚至伤害的种种情况。第三是对应性。人际关系总是与人际行为相对应。比方喜欢某人，便会表现出亲近和帮助对方的行为，而厌恶某人，那么会表现出回避或攻击的行为。第四是管理性。人际关系就是对人的一种组织形态和方式，而这样的组织就是一种管理模式，一种管理的方法。影响秘书人员人际关系的因素有： 1、文 化因素。主要包括语言差异、性别差异、年龄差异、资历差异、学历差异等因素。语言差异造成交流的困难，影响人们的深入交往。性别差异是由于世俗观念和文化传统的影响，给男女双方的接触和交往常常产生一种相斥的戒备障碍，尤其是年龄相近的男女在交往中更易形成羞涩、疑虑心理，影响双方坦诚、大方的交往。年龄差异那么使交往双方的生理、心理及行为方式的不同，从而产生隔膜、冲撞。资历差异那么使双方的思想观念、价值观念等难以统一，给互相的平等交往形成一定障碍。学历差异那么由于知识结构的不同，为双方畅所欲言形成困难。 2、社会因素。主要包括职位差异、职业差异、利益差异、思维差异等因素。职位差异通常存在于领导与被领导、大单位代表与小单位之间。地位居高者自视清高，盛气凌人；地位低者那么往往表现为畏惧权势，诚惶诚恐，从而带来心理上的不平衡，情感上的不协调，影响双方的交往。职业差异那么由于传统观念对不同职业的尊贵、低贱评估以及行业区别产生不同程度的误解、褒贬，使人们的心态不一，观点相异。利益差异是由于世界观和方法论的差异使双方对事物现状、趋势、性质、规律的认识产生区别而造成交往障碍。 3、个性因素。主要包括性格差异、心理差异等因素。性格差异是显而易见的，表现在交际方式上性格刚烈的人往往善于攻势，性格懦弱的人那么往往处于守势；性格轻狂的人喜欢自作主张，性格温和的人那么乐意与人商量。心理差异那么涉及羞怯心理、自卑心理、嫉妒心理、自傲心理、猜疑心理、自私心理。此外，环境差异，如不同场合、不同情境、不同状态也往往造成心理差异，形成交往障碍。 4、接触范围因素。人与人是在一定的范围内产生关系的。比方，一个在农村生长而又没有外出过的人，他所接触的人只是乡邻、亲戚和来客等。当他上学以后，接触范围相应扩大，就与学校的同学、教师发生人际关系。当他走向工作岗位后，通过开会、办事、走访、接洽等接触的范围扩大，和他人的关系也就增多，人际关系就更为广泛。 5、交往频率因素。交往频率高的人，由于相互经常进行交往，容易形成密切的关系。与此相反，即使双方同住一座楼，同在一个单位办公，但彼此互不接触，连交谈的时机也没有，就无法形成密切的关系。 6、思想感情因素。信念相同、志趣相投、性情相近、有共同语言的人之间，关系会更为密切。 第一章秘书与人际关系 作为一名优秀的现代企业秘书，我认为在秘书在处理人际关系的时候应有很高的要求，做到全方位，让办公室有一个很好的工作气氛，在处理时遇到的问题、困难，在处理过程中解决的方案，所以在处理人际关系时应注意原那么方法和技巧。该论文主要是说明秘书处理人际关系的重要性和必要性，在处理过程中应注意的原那么方法和技巧。秘书在人际关系中的各种人际关系应注意的事项。 （一）秘书在处理人际关系的重要性 由于办公自动化进程的加快，现代通讯技术的开展，特别是互联网越来越渗透到我们日常工作和生活。打破了种种阻隔，使人的交流变得十分便利，真正表达了全球范围内的人际交往，表达了人与人之间的“无限互联〞及“无限关涉〞。对秘书工作的影响也在加剧，现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命，传统的秘书工作如存档，起草文件等，在秘书日常工作所占的比重越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量，所以，有的学者提出秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。 台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少、秘书所做的工作如何烦琐，技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好〞。 首先，正确处理好人际交往有利于秘书人员提高工作效率。秘书人员在日常交往活动中，应该注意同周围的人保持良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助，从而极大地减少工作中的扯皮现象。特别是当工作中出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。同时，秘书与周围人的良好交往，有利于形成比较融洽的团体气氛，增进团体间的团结合作，便于发挥团体的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。 其次，广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。人际交往的范围越广；接触的人越多，那么了解到的情况也就越多；人际交往的频率越高，信息的传递就越快，人们对信息的利用也就越及时。秘书人员处在一个开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与一些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料。这对于秘书人员全面地了解情况，不断地扩大自己的视野领域都有很大的帮助。 所以在秘书的职业生涯中，怎样强调拥有良好的人际关系的重要性都不过分。秘书良好的人际关系有利于营造良好、愉悦的工作气氛，使公司充满活力与生机。不仅提高了工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅，这样的结果是管理者和员工都希望看到的。 （二）秘书处理人际关系应具备的能力 秘书是一种特殊的社会角色，全美秘书协会章程对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系""社会对秘书人员有一种期望：善于处事、友好谦虚等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。 处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。〞一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。 秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢。 1、理解和领会的能力。就是要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。 2、学会说话。这是一门学问，是关系人际关系成败的根底。它要求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。 3、应变能力。秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原那么不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。 4、学习能力。那么是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中进步。 5、控制自我情绪的能力。工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。 （三）秘书处理好各种人际关系 据调查反响，一个人事业上的成功只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处事技巧。作为现当代的秘书，因此，我们应该主动地，积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。秘书在处理人际关系时还应注意与领导，同事、下级之间的沟通。（一）秘书与领导的关系 秘书与领导的交际是最为复杂，最为微妙的一种。不仅存在这领导与被领导，效劳与被效劳的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想，知识、情感等方面的交往关系。 作为一个现代秘书如何处理好与各位领导的关系，是办公室秘书首先面临的问题。为领导效劳是秘书的重要职责，秘书在旅行一定职责时，首先要从思想上，心理上对所有的领导一视同仁，同样尊重。在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中小局部，尽力完善，改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司棘手你的观点，应在尊重的气氛内，有礼节，有分寸的磨合。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽量维护领导班子的团结与威信，不管是在思想感情上还是行为活动上都不能产生斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁、听从谁、不听从谁的行为。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁，真诚的友谊。因要做到因要做到一下几点： 1.摆正位置，自觉效劳 首先，要维护领导的威信。一个秘书人员在任何情况下都不能成心破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了过失或失误，也不能随