2023年行政机关公文写作知识讲稿.docx

行政机关公文写作知识讲稿 公文写作专题讲稿 在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋剧烈，人类社会步入信息化时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达决策中发挥着越来越重要的作用。今天，主要和大家交流学习公文写作的三个问题：一是公文根底知识；二是常用公文写作；三是公文归档管理。下面，分项简述。 第一局部公文根底知识 一、公文的定义 公文，即公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。公文属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。 二、公文的特征 1、鲜明的政治性。 2、法定的作者。即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。 3、法定的权威和特定的格式。 4、现实的效用。 三、公文的作用 1、上传下达、互通情报。 2、作为工作依据和凭证。 3、宣传教育。 4、标准行为。 四、公文的种类 公文的种类即文种。我们习惯上理解的公文分为两大类。一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文；另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。 1996年5月3日，中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例，规定党的机关公文分为14类文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。2022年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理方法，规定政府行政机关的公文分为13类文种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通 -1（3）报请性公文。是下级机关用以向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。如报告、请示等。 （4）知照性公文。是用以向有关方面告知情况，照顾事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。如公告、知照性通知、通报等。 （5）联系性公文。是用于各单位或各机关之间联系工作的公文。如函等。 （6）实录性公文。主要指真实地记录会议情况和议定事项的公文。如会议记录、 记录、会议纪要、大事记、值班日志等。 此外，公文的分类方法还有一些，比方，按照传阅范围限定与否，把公文分为内部文件和公开发布的文件两种。 六、公文的体式 公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。 （一）公文的构成要素 一份完整的公文，我们通常把它分为眉首、主体、版记三局部。一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数等局部组成。这些工程有些是公文的必备要素，有些那么是可以略去的。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 1、“眉首〞局部 （1）秘密等级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年〞、“绝密★三个月〞不等。其中，“绝密〞、“机密〞级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；份数序号用七位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行，即“1〞编为“0000001〞。 不涉及保密内容的普通文件，那么没有这个工程。（2）紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急〞、“急件〞。其中电报应当分别标明“特提〞、“特级〞、“加急〞、“平急〞。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行；如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度后标秘密等级。 （3）发文机关标识 由发文机关全称或标准化简称后加“文件〞组成；如“马蹄镇人民政 -3中华人民共和国全国人民代表大会公告。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者标准化简称、统称。标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 上行文一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以抄报的形式发送公文。下行文有专发性的和普发性的两种，专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文，这种公文的主送机关也只能有一个；普发性的公文是指内容的涉及面较广，因而须向多个机关发文，这种公文的主送机关不止一个，在排列主送机关名称时，要确定一个合理的顺序。有时，一份公文的主送机关有许多个，为使行文简洁，可用泛称泛指受文机关，甚至可以不写主送机关。 （3）公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文是一份公文的核心局部。在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个局部。 （4）附件 公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式为“××（2022）××号附件1〞）。 （5）成文日期 成文日期是公文生效的时间，用汉字书写，即“大写〞，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全，“零〞写为“○〞（党的机关公文用阿拉伯数字）。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 （6）公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有两种情况：一种是单一发文印章标识，另一种是 -5主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。 （2）抄送机关 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送〞，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 （3）印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头〞标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。 （4）印制份数 在印发机关和印发日期下一行，用3号仿宋体字右空1字，不加反线。（5）版记中的反线 版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（6）版记的位置 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 4、页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 5、公文中的表格 公文如需附表，对横排a4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 （二）公文的构成格式 1、公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g—80g的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％—90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％。 2、公文用纸幅面及版面尺寸 -7 第二局部常用公文写作 一、公文写作的根本要求 不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法。但是，不管哪一种类的公文，都必须做到以下几点： 1、要符合党和国家的方针政策、法律法规和上级机关的有关规定。 2、要符合客观实际，符合工作规律。 3、要符合保密制度的要求。 4、要遵循行文规那么和发文程序。一是文种选用要正确。二是行文关系要妥当。三是制发程序要合理。 一份公文的制发过程，一般包括以下几个步骤：（1）拟稿。草拟公文应当做到： ①符合国家的法律、法规及其他有关规定。 ②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词标准，标点正确，篇幅简短。 ③公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 ④拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 ⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应领先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 ⑥结构层次序数，第一层为“ 一、〞，第二层为“ （一）〞，第三层为“1.〞，第四层为“（1）〞。 ⑦应当使用国家法定计量单位。 ⑧文内使用非标准化简称，应领先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 ⑨公文中的数字，除成文日期、局部结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （2）核稿。公文送负责人签发前，应当由办公室或文秘部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规那么和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细那么的规定等。 （3）签发。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 -9通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。 撰写通告须注意三点。一要写得通俗。由于公告、通告的读者范围十分宽泛，读者对象常常是广阔群众，因此在起草这类文件时，要特别讲究语言的简明和平易，要使用通俗易懂的语言把事项交代清楚。二要写得具体。公告、通告事项的说明，不能笼统、而要具体，要使人们易于了解行文意图，以此突出公告、通告的实用性。三要写得清楚。公告、通告往往采用分条列项的形式将事项写明，层次清楚。 3、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。 （1）批示性通知。批示性通知有三种。一为“颁发〞、“发布〞或“印发〞型通知，二为“转发〞型通知，三为“批转〞型通知。 “颁发〞、“发布〞或“