2023年会议室管理办法.docx

会议室管理方法 1.目的 标准公司总部普通会议室、视频会议室的管理以及对视频设备的维护、保养，保证会议室的正常使用。 2.范围 2.1适用范围：全公司； 2.2发布范围：全公司 3.名词解释 3.1会议室：指公司128会议室、20235会议室、各个洽谈间、晋城基地大、小会议室 3.2视频、 设备：指3.1中会议室内的摄像头、电视、设备线、遥控器及投影仪、电 子白板、八爪鱼会议 系统等。 4.职责 4.1行政部 4.1.1负责会议室的管理工作，每天对会议室内设施、物品摆放进行检查； 4.1.2负责视频会议设备的连接工作；与使用部门进行相关设备的交接工作； 4.1.3负责会议室视频设备的保管。其中前台人员负责设备线、遥控器、的保管， 负责会议室视频设备的日常看管（如摄像头、电视、投影仪等）。 4.2基地管理效劳中心 4.2.1负责安排公司视频会议预订，通知机关行政部、网络管理部提前准备会议所需设 备； 4.2.2负责视频会议召开发生冲突时的协调工作。 4.3信息部 4.2.1负责会议中技术故障的处理及重要会议的技术保障工作； 4.2.2负责提供会议室设备的技术支持，定期对会议室设备进行维护及保养（每周对所 有相关设备进行一次巡查）。 5.管理制度 5.1会议室 5.1.1各部门使用会议室需提前在oa进行预订；禁止采取任何方式（粘贴便签纸、放 置笔记本等）占用会议室； 5.1.2会议中请保持会议室整洁，使用完毕后，请将个人物品收好，会议椅放回原位， 关闭电灯； 5.1.3会议中如需要额外增加椅子，请到领用折叠椅，禁止私自挪用其他会议室椅 子，保证会议室的整体美观； 5.1.4如需茶水效劳，请与前台或管理中心联系。 5.1.5会前或会中如遇公司级临时性会议或会议召开发生冲突，由部通知使用部门，协助进行调整； 5.2.1.4如需鲜花、欢迎牌、桌牌，请提前半天预定，保证有足够的时间做准备工作； 5.2.2.2与会人员必须遵守预约会议时间，提高效率，在约定时间内完成会议各项内 容，禁止延长会议时间，以免影响其他部门使用； 5.2.2.3会议间隔时间预留30分钟，作为下一个会议的准备时间； 5.2.2.4使用视频系统过程中，与会人员应注意保护视频设备，如发生故障问题，需 立即通知，由联系信息部技术人员解决；与会人员未经允许不得私 自插拔设备，防止使用不当造成损坏； 5.2.2.5会议结束后，会议负责人应马上通知前台对设备进行交接、检测是否完好， 如因使用不当造成损坏，将按公司规定给予赔偿； 6.工作流程 无 7.本卷须知 7.1所有视频、投影设备均由经过技术培训的人员操作，防止操作不当造成设备损坏。 7.2各部门在普通会议室召开内部会议，将不提供茶水饮料效劳，请自带水杯。 7.3会议结束后及时检查设备、附件、设施使用情况，并关闭设备、电源，一切物品归位； 7.4各使用部门在使用会议室后，应删除其会议文件，防止使公司机密外泄； 7.5前台每日负责巡检各楼层会议室的设备、设施摆放、使用情况； 第4页 共4页