PDSA循环法在住院病案归档率管理中的应用_华星星.pdf

基金项目:江苏省医院协会医院管理创新专项研究课题(JSYGY-2-2021-PJ120)通信作者:张蓉，jsszxyjhyyzgb126 comPDSA 循环法在住院病案归档率管理中的应用华星星林云涛史华石薇薇江苏省中西医结合医院江苏南京210028【摘要】目的通过实施 PDSA 循环法，提高出院病案 3 日归档率、7 日归档率。方法描述某医院 2018 年 7月2019 年 12 月出院病案 3 日归档率、7 日归档率情况，运用卡方检验对比分析 PDSA 循环法实施前(2018 年 7 月2019 年 3 月)和实施后(2019 年 4 月2019 年12 月)出院病案 3 日归档率、7 日归档率的变化情况，验证 PDSA 循环法在提高住院病案归档率管理中的实施效果。结果出院病案 3 日归档率从 74.9%提升到 88.6%，7 日归档率从 95.0%提升到 98.4%，实施 PDSA 循环法前后比较，差异具有统计学意义。在 PDSA 循环法实施 4 个月后，出院病案 3 日归档率均在 90.0%以上，7 日归档率均在 99.0%以上。PDSA 方法实施后，各临床科室的 3 日归档率、7 日归档率差异均有统计学意义(P 0.05)。结论运用 PDSA 循环法管理病案归档，使得病案 3 日归档率、7 日归档率得到显著提高。同时提高了医护人员对病案及时归档重要性的认识，提升了病案管理部门工作效率，改善了服务质量。【关键词】PDSA;病案管理;归档率中图分类号:197 323 4文献标志码:Adoi:10 3969/j issn 1671 332X 2023 02 015Effect of PDSA cycle on archiving rate of medical records of patients in hospitalsHUA Xingxing，LIN Yuntao，SHI Hua，SHI WeiweiJiangsu Provincial Hospital with Integration of Chinese and Western Medicines，Jiangsu 210028，China【Abstract】ObjectiveTo Improve archiving rate of the medical records of patients discharged from hospitals in threedays and in seven days by applying PDSA(Plan-Do-Study-Act)cycle MethodsThe three-day and seven-day archiving rate ofthe medical records of patients discharged form hospitals from July 2018 to December 2019 in a hospital was recorded Chi-squaretest was used for comparisons The change of three-day and seven-day archiving rate of medical record was collected in two peri-ods:from July 2018 to March 2019 and from April 2019 to December 2019 esultsThe three-day archiving rate of medical re-cord was increased from 74.9%to 88.6%and the seven-day archiving rate of medical record was increased from 95.0%to98.4%After four months of applying PDSA cycle，the three-day archiving rate of the medical records was increased above 900%，and the seven-day archiving rate of the medical records increased above 99.0%The three-day and seven-day archiving rateof the medical records of clinical departments were statistically different(P 0.05)ConclusionThe application of PDSA cycleto the management of medical records has significantly improved the three-day and seven-day archiving rates of medical recordsMeanwhile，it improves the awareness of medical staff on the importance of filing medical records in time，enhances the work effi-ciency of management department of medical records and elevates the service quality【Key words】PDSA cycle;Management of medical records;Archiving rate of medical records病案是指按规范记录患者疾病表现和诊疗情况的档案，由医疗机构病案管理部门按相关规定保存的、具有科学价值的诊疗文书，是医疗纠纷发生时的法律依据。而病案及时归档，不仅有助于及时将病案信息转化为医疗信息，更有助于提升病案合格率1。三级中西医结合医院评审标准实施细则(2017 年版)(国中医药办政发2017 26 号)要求住院病历 3 个工作日内归档率90%，反映出国家卫生健康管理部门对医院病案及时归档的重视。国家三级公立中医医院绩效考核 5 个三级指标、医保 DGs 付费、医院 DGs 绩效评价均以病案信息为基础，病案及时归档对提高统计数据的及时性起到重要 作用。PDSA 循 环由 四个阶 段 组 成:计 划(plan)、执行(do)、学习(study)和行动(action)，是由美国质量管理专家戴明博士在 PDCA 循环的基础上，根据信息反馈原理提出，并广泛应用于质量管理的标准化、科学化、循环化体系，是全面质量管理所应遵循的科学程序。PDSA 循环第三步“学习”(study)原来叫做“检查”(check)，由戴明博士在 1990 年做出改变，他认为“学习”(study)比“检查”(check)更恰当2。将 PDSA循环法运用到住院病案归档率管理中，对于改善医院病案质量、提高服务水平是一种积极探索。1资料与方法1 1一般资料收集 2018 年 7 月2019 年 3 月 PDSA 循环法实施前及2019 年4 月2019 年12 月 PDSA 循环法实施后出院归档病案回收情况记录。所有病案信息均由某医院病案室进行统计，根据病案到病案室日期减去医嘱开出的出院日期(不包括法定节假日)计算归档天数。纳入分析的病案包括普通病案和死亡病案。1 2方法运用 PDSA 循环法，对出院病案归档流程进行干预。412现代医院 2023 年 2 月第 23 卷第 2 期Modern Hospitals Feb 2023 Vol 23 No 2P(plan 计划阶段):对于病案归档率低的原因进行分析。原因包括:人员:医师书写病案不及时;办公班护理人员运送病案到病案室不及时;医护交接不顺畅;上级医师审核病案不及时，未及时签名;科室负责人对病案归档管理不重视;病案管理人员责任心不强;医院管理者重视程度不够;机器设备:病案室无病案回收系统;规章制度:病案归档管理制度不完善;缺乏绩效考核奖惩制度;方法:只依赖病案室催交病历;外部环境:某些报告单报告时间有延迟，影响病案及时归档;有一个病区独立在其他院区，空间距离影响病案归档及时性。D(do 执行阶段):成立病案专项管理小组，联合多部门协作，完善病案归档管理制度，畅通病案归档流程，落实各节点医护人员职责。制定绩效考核奖惩制度，将科室病案归档率纳入绩效考核范围，规定出院病案 3 日归档率未达到 90 0%的科室未及时归档的病案，每份按 50 元的标准处罚;出院病案 7 日归档率未达到100 0%的科室未及时归档的病案，每份按 100 元的标准惩罚;同时，发放质控建议书，纳入医院质量管理档案。各临床科室质量管理小组对本科室病案归档进行专项分析，要求责任医师保质保量及时完成病案书写，并与办公班护理人员及时交接，由其审查后交到病案室。从 2019 年 4 月开始，病案管理小组成员深入临床各病区进行培训宣讲和指导科室责任分工。S(study 学习阶段):病案专项管理小组督查执行的效果，并将临床科室各个月病案归档情况进行汇总，分析 3 日归档率和 7 日归档率环比增长情况。对归档率未达到目标值的科室，进行深入分析，发现问题，找出其不改变的原因，制定出个性化解决方案，并对负责病案归档的医护人员进行反复培训，加强其对各项流程的反复学习。A(action 行动阶段):在每月的全院科主任例会上，对上个月的病案归档情况进行排名和通报。对于反复纠正后仍然不改变的科室，先约谈科室负责人，再交由病案管理委员后进行决策。其他科室持续改进，进入下一轮 PDSA 循环。13指标定义出院患者病历 3 日归档率=3 个工作日内完成归档的出院患者病案数/同期出院患者病案总数 100%出院患者病历 7 日归档率=7 个工作日内完成归档的出院患者病案数/同期出院患者病案总数 100%14统计学方法使用 SPSS 22 0 统计学软件进行数据分析，对各个月份病案归档进行描述性分析，以 n(%)表示。PDSA循环法实施前后出院病案 3 日归档率、7 日归档率的变化情况分析，采用2检验。检验水准选取 =0 05。2结果21PDSA 循环法实施前病案归档情况2018 年 7 月2019 年 3 月出院病案共计 22 741份，月均 2 527 份，3 日归档数共计为 17 026 份，月均为1 892份，归档率为74.9%;7 日归档数共计为21 596 份，月均为 2 400 份，归档率为 95.0%。其中每月归档率方面，3 日归档率最低为 50.2%，最高为 84.5%;7 日归档率最低为 83.5%，最高为 98.4%。见表 1。表 1PDSA 方法实施前病案归档情况时间出院人数3 日归档归档数归档率/%7 日归档归档数归档率/%2018 年 7 月25581 2835022 1368352018 年 8 月2 65918797072 4859352018 年 9 月2 5831 9677622 4289402018 年 1 月2 2821 8027902 2299772018 年 11 月2 6642 0817812 6149812018 年 12 月2 6272 2198452 5859842019 年 1 月2 5582 0347952 5019782019 年 2 月1 9121 5267981 8579712019 年 3 月2 8982 2357712 761953合计22 74117 02674921 596950均值2 5271 8922 4002 2PDSA 方法实施后病案归档情况2019 年 4 月2019 年 12 月出院病案共计 23 829份，月均 2 648 份，3 日归档数共计为 21 119 份，月均为2 347 份，3 日归档率 为 88 6%;7 日归档数共计为23