2023年公文的收文处理程序.docx

公文的收文处理程序 收文处理即对来文的处理。来文分两种，一是上级机关发下的公文，二是其他机关发来的公文。这方面的程序共分七道，下面小为大家介绍。 （1）签收，指收文单位可以负责签名的人在文件投递单或送文簿上签名，也可以盖章代替，它的作用是明确双方文件交接的责任，保证文件在传递过程中不致出过失。签收工作一般要清楚以下各事项： ①看清来文的机关名称，送达是否有错投现象。 ②认真清点文件件数是否和机要交通簿上所标的数字相同（以上两点可指加密级由专人专送的文件）。 ③核对信封号码是否与投递人在签收记录本上所登记的号码一致。④检查文件原包装是否有拆口及散包重封现象（以上两点适用于邮递文件）。 在上述几方面认真检核清点后，方可在投递回执或送文登记本上签字，并注明收到时间，以便备查。 （2）登记。收文处理的登记就是将收文的相关情况在文件登记簿上加以登记。它的作用旨在账目清楚，如发生责任事故，可有清楚的线索加以查找，同时，也便于文件的统计和催办、检查和查阅等。 文件登记工程包括收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、标题、份数、承办单位、签收人等等。文件的登记一般采用以下三种方式： ①簿册式，指采用簿册页码顺序登记的方式。其优点是可按顺序查找来文的时间，办文机关可按一定的时间段统计来文资料以方便明白文件的来源、范围、性质等。它是机关最普遍使用的登记方式。 ②卡片式。卡片式登记是用单张卡片式登记的方法。它的作用类似于图书馆的书名登记号，它按文件的性质或来文机关加以分类有时是按必须办理的文件分类，再加上时间顺序号。 ③联单式，就是经常使用的用复写纸复写的联单登记方法。它的作用是简化登记手续，防止重复登记。例如上述簿册式，它既要在簿上签名登记，又要开回执凭据；又例如卡片式登记也是在签收的第一道工序后再进行的。当然，各种登记方法的运用，还要视收文机关专办人员的习惯和爱好而定。 （3）审核。方法第三十一条规定，收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规那么；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否标准。对不符合上述要求的文件，方法第三十二条规定：经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 （4）拟办，指由文秘部门向主管领导提出的初步办理文件的意见。具体分两种情况，对下级的公文，可以办理也可以不办理，不办理时，要退回呈报单位并说明理由；对上级的文件，下级机关不能拒绝办理，而必须由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理（第三十四条）。 （5）批办，是领导对有关文件如何实施的意见。它在拟办的根底上进行，再送回相关部门加以办理。 批办文件要据不同情况加以不同对待，有些依来文指示办理即可，有些要写出详细批办意见，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意（第三十六条），有些需两个以上部门办理的应明确主办部门，有些在实际工作中已满足上级来文的要求，就要用工作报告的方式向上级作出具体说明。 （6）承办，即主管部门对文件需要办理的事项加以落实。它包括贯彻落实文件，写出答复。承办公文有时是本机关的事，有时是本机关某一部门的事。一般来说，凡属全局性的工作，应由承办的领导机关执行；如属领导机关某职能部门的事，应由职能部门加以贯彻执行。 承办公文时，应做到紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明（第三十三条）。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，承办部门应当及时退回交办的文秘部门并说明理由（同上条）。 承办公文时，有时会涉及到其他部门职权的事项，这时，主办部门要与有关部门协商一致，如有分歧，应报请上级机关协调或裁定（第三十五条），关于这点，可与上文行文规那么一节中的协商一致规那么参考互读。 （7）催办，指由文秘部门负责的催促公文的办理。方法第三十七条：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第4页 共4页