2023年淮南矿业集团协同办公系统运行管理办法.docx

淮南矿业集团协同办公系统运行管理方法 （试行） 第一章总那么 第一条 为确保集团公司协同办公系统平安、畅通运行，特制定本方法。 第二条 自202223年3月8日起，系统开始试运行，试运行期间纸质办公与网上办公并行。202223年4月1日起正式运行，所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过协同办公系统流转的公文，仍按纸质文件流转。 第三条 系统正式运行后，协同办公系统所发布的公文与纸质签发的公文具有同等效力，使用人员在网上相关流程和文件中签署的意见、签名、日期等与手工签署的意见、签名、日期等有同等效力。 第四条 本方法适用于集团公司机关各部门、各二级基层单位以及驻外机构的工作人员（以下简称使用人员）。 第二章职责分工 第五条 协同办公系统的规划、开发和推广实施工作由集团公司协同办公系统工程领导小组统一领导和协调指挥。 -12 第五章工作事务管理 第十六条催办督办管理。集团公司各职能管理部门使用“督办平台〞对各类文件中、会议上及领导要求办理的事项进行催办督办。各任务责任单位接收到“督办提醒〞后必须在规定的时间内通过系统汇报所负责事项的进展状况。集团公司今后将不再使用 等方式进行催办，对逾期未通过督办平台进行汇报的责任单位将进行严肃处理。 第十七条协同办公系统正式运行后启用的工作流程有“跨单位工作联系〞、“本单位工作联系〞、“外网办公系统申请〞、“协同办公栏目申请〞、“短信使用申请〞等，在实际需要时按系统设定流程填写单据办理。今后在运行过程中将根据实际业务陆续参加新的工作流程，由总经办发通知后正式生效启用， 第十八条 集团公司各单位之间进行非正式的公文交流、提交给对方阅示、审查，要求给出答复或多方给出意见的，可以使用“跨单位工作联系〞进行。本单位内部此类交流，可采用“本单位工作联系〞进行。 第六章信息管理 第十九条通知公告管理。集团公司级通知公告由总经办管理，其他单位或部门需在集团公司主页上发布通知公告的，可发布信息在通知公告栏目，由总经办审核通过后发布。二级单位通 知公告在本单位主页上显示，由二级单位自行管理。 第二十条会议通知管理。已确定召开的会议由会议发起单位人员使用“会务管理〞模块发出会议通知，发送会议通知时应同时向参会人和参会人所在单位收文员发出通知，参会人应及时在“会务管理〞模块内确认是否参会，单位收文员应及时反响单位参会人员名单。参会人员无故不接收通知或不参会的，责任自负。 第二十一条使用人可以通过“信息管理〞、“论坛〞发布需要在多人之间共享交流的信息资料，发布人对所发布信息负责。 第二十二条发布人在发布信息时必须严格控制可查看人员，防止泄密或给其它人带来不便。 第二十三条信息发布时应遵循如下原那么： 1、假设2人或少数几人之间沟通，可以使用内部邮件或内部工作联系或rtx。 2、具有长久使用价值、多人使用、可以共享的信息，通过“信息管理〞发布。 3、发布的信息需要经过编辑排版，要求页面美观，易于使用。 4、如果仅是文件传输，那么直接使用rtx来传输，特别是大文件，尽量不使用内部邮件。 第七章其他相关规定 -56 第4页 共4页