2023年办公室文员七大职责.doc

办公室文员七大职责 办公室文员的七大职责： 1、公文起草及政令信息的传播：根据公司开展与管理等需要，起草行政管理制度及各类公文信函等，并提交上级审核；通过电子邮件、公告栏等各种信息传播方式，传达公司日常政令，落实公司文件的拟、收、发、存等工作，组织公司内部信息发布内容的编排及传播、内部刊物的出版，保证公司各类信息及时、正确的传播； 2、会议及活动管理：依据公司会议制度，协助上级进行公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，进行会议记录与整理，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行简单核查；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实； 3、办公物品管理：依据公司的办公用品管理规定，根据公司人员对办公用品的申领记录及上级指令，负责对办公家具、设备、用品进行选购、统一调配、发放、保管和维护管理，并定期进行预算汇总，确保满足员工使用要求及有效控制费用； 4、文件、文档管理：依据公司文件管理规定，通过辅助行政文件管理系统平台的建立与维护，负责公司级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地管理公司内部文件及文档； 5、重要证照及资料管理：根据公司行政管理制度及保密制度，负责执行公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘 等的常规使用与保管，及公司印章的刻制、常规使用、保管及注销；在例外使用情况下报上级审批，确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管； 6、后勤管理：协助上级拟订和完善公司后勤管理标准，安排及落实上级要求的各项任务，代表公司与物业部门交涉，管理公司水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责监督安全保卫、消防、卫生的宣传与检查等日常管理；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；负责员工的门卡、餐卡、杂志、票务、订餐等工作，确保提供及时的效劳和后勤保障，提高员工满意度； 7、员工出差支持：依据公司出差管理规定及报销规定，协助落实员工出差的行程安排、交通工具安排及票务办理、酒店预定等工作，协助护照和签证办理资料的准备、联系、手续办理；审核员工出差预算、出差旅程记录、报销费用票据；确保为员工出差提供及时的行程及费用报销支持。