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人力资源管理
企业管理
岗位说明
行政部职能说明书
人力资源
管理
岗位
说明
行政
职能
说明书
人力资源管理
部门名称
行政部
直接上级
总经办
下属分部门
行政采购、后勤管理、行政内勤、行政外联
职责概述
负责公司行政管理体系建立、推广、执行、监督、服务,做好行政支持工作,保障公司正常工作环境,做好对内对外服务配套工作,监督、检查各部门正常办公环境、秩序等。
工作权限
职能名称
具体工作职能
1. 行政采购
1、 办公用品询价、比价、申请、采购、报销;
2、 办公设备询价、比价、申请、采购、报销;
3、 办公家具询价、比价、申请、采购、报销;
4、 运输设备询价、比价、申请、采购、报销;
5、 后勤食堂物料询价、比价、申请、采购、报销;
6、 总经办交代的其他特殊采购;
7、 以上所有采购账务建立健全、分析,做到一月一分析,一季一总结,严控采购费用;
8、 以上所有采购品质量把控,确保正常办公使用。
2. 后勤管理
1、 食堂管理,制作并执行、推广食堂管理制度,接收行政采购的食堂物料,办理入库手续,制作、发放员工餐,保障员工安全用餐,维持厨房、食堂卫生安全;
2、 车辆管理,制作并执行、推广车辆管理制度,接收公司所有部门车辆需求,合理安排车辆使用,保障公司用车安全,严格控制车辆使用成本,及时保养、爱护车辆,做到出车即登记,加油即填表,一月一分析,一季一总结;
3、 卫生管理,制作并执行、推广卫生管理制度,合理安排员工卫生值日,检查、监督公司卫生环境,保障工作环境整洁、舒适;
4、 安全管理,含水电气管理,制作并执行、推广安全管理制度,做好安全指引,检查公司安全,做好安全把控、检修等,保障日常水电正常供应,保障正常工作环境安全。
3. 行政内勤
1、 低值易耗品管理,即2000元以内办公用品、办公设备、办公家具管理,建账,及时办理入库,配合各部门申领使用,及时办理出库,做到账实相符,并及时申请采购,确保正常工作安全库存;
2、 固定资产管理,即2000以外含2000元办公用品、办公设备、办公家具、运输设备管理,建立健全固定资产管理制度,建账,及时办理入库、贴标,配合各部门申领使用,及时办理出库,做到账实相符。并负责所有固定资产保养、维修、更换等(运输设备由后勤管理负责),保障正常工作使用。
3、 前台接待,负责公司前台接待事宜,含快递收发、传真收发、信件收发、文件收发等,做好各项收发登记工作,确保快递、传真、信件、文件等及时递交至接收者;并负责所有来访人员登记、接待,及时安排给受访者。
4、 票务预订,根据出差单预定出差人员机票、火车票等(货车票仅限总经办),并及时
5、 酒店预订,根据各部门需求,预定客户住宿酒店,并根据要求支付相关费用
6、 会议室管理,制作并执行、推广会议室管理制度,负责会议室使用安排,做好会议日常物品准备,保障会议正常进行;
7、 日常行政文件档案管理,建立健全行政文件档案管理制度,及时留存行政文件,包含部门之间往来文件、对外文件、行政制度性文件、合约性文件等,建立电子档案、书面档案管理双重账,确保文件档案及时更新、以及安全;
8、 证件、印章管理,制作并执行、推广证件、印章管理制度,负责公司所有用证、用印事宜,保障印章、证件有效性,做好证件、印章保密、安全管理;
4. 行政外联
1、 法务支持,负责公司与法律顾问之间法务联系工作,协助各部门进行合同、文书等工作文件法务审阅
2、 政府部门公关,负责对外政府部门外联公关工作