Y医院“公务之家”网上报销平台推进电子档案管理实践_苏丽娟.pdf

Finance&Accounting2022 22财务与会计79Y医院“公务之家”网上报销平台推进电子档案管理实践对账单主要通过电子档案系统与银企互联系统对接自动完成；个人接收的纸质票据和纸质材料可以采用拍照、扫描等方式上传到“公务之家”平台。但无论是外部接收还是内部形成的纸质会计资料，都需要影像采集上传至电子会计档案系统（影像库），同时纸质材料严格按照纸质会计档案保管要求进行管理。（二）电子票据的报销、入账“公务之家”平台建立了移动报销APP、报销系统PC端，电子票据通过移动报销APP进行采集，系统自动对发票进行查验查重，利用OCR技术自动提取影像信息，票据如不合格将进行提醒。报销系统提供事前申请、事后报销的业务自动化关联，系统自动将对已关联到该事项的消费订单对应的电子票据进行整理，报销申请单作为附件，自动计算报销金额，实现一键报销。“公务之家”平台与单位会计核算系统、电子凭证存储系统实现接口互联。在“公务之家”平台报销审核完毕的报销单形成支付记账数据和原始凭证数据两份文件，其中支付记账数据自动传输给会计核算系统，会计核算系统根据数据明细记账，并记录报销单号；原始凭证数据自动传输给电子凭证集中存储系统，实现电子原始凭证可靠保存，同时电子凭证集中存储系统对会计核算系统提供接口，记账系统可在线根据报销单号调阅原始凭证。Y医院通过大数据、云计算、物联网等技术将电子会计档案管理与“公务之家”差旅费用报销流程相连接，有效提高了电子会计档案的管理水平，降低了内控风险。（一）电子会计资料归集Y医院“公务之家”差旅费用报销的电子会计资料分内部形成和外部接收两部分。内部形成的资料主要通过各信息系统对接进行资料归集：集中储存系统与会计记账系统对接可以完成会计凭证、会计账簿等的归集；报销系统与记账系统对接可以完成电子报销单、审批单的归集。外部接收的电子票据归集需要实现从开票端（电子发票开具系统）到用票端（报销系统）的电子文件传输，“公务之家”平台设计实现电子票据夹功能，按个人账户分别归集各经办人的电子票据，设计实现三种归集方式、基本覆盖当前的应用场景：一是系统直连，电子发票自动发送。“公务之家”平台通过商户对接的方式与酒店平台、航空公司等商户实现接口对接，为单位用户提供一站式消费交易体验，交易成功后供应商将对应的电子发票（电子票据）自动推送到“公务之家”平台，平台解析电子发票元数据后将发票归集到经办人电子票据夹中。二是个人收票，电子发票手动上传“公务之家”平台，由平台自动提取、解析元数据，并归集到经办人电子票据夹中。三是邮箱收票，电子发票自动提取。外部接收的银行回单和电子银行苏丽娟（三）电子会计档案储存与监管Y医院“公务之家”差旅费报销电子会计档案储存主要通过电子会计档案系统进行定期保管，前端业务系统（记账系统和报销系统、集中储存系统）将需要保存的档案（即记账凭证和原始凭证）通过对原始凭证和记账凭证建立关联关系后共同推送至电子会计档案系统。报销的原始凭证还通过电子凭证柜进行了双备份，下一步将通过集中储存系统进行永久云储存。Y医院设置专职档案管理人员，严格执行Y医院 会计档案管理规定，并定期进行档案检查、备份、归档以及对储存介质的安全性进行核查。同时，对会计档案系统数据完整性进行动态监管，保证收集的电子会计档案信息及时、完整、逻辑关系正确，对缺漏情况及时反映跟进，做到定期抽样检查。（四）电子会计档案使用Y医院电子会计档案的使用分为内部需求和外部使用。内部需求主要是医院内部会计档案需求人员进行查阅，外部使用主要是上级主管部门、财政部门以及审计监督部门等查阅需要。医院所有电子会计档案对各部门均具有一定的保密性，因此仅根据档案使用者的申请审批需求开放临时、有限的查阅权限，同时电子会计档案系统会查阅留痕。（作者单位：云南省玉溪市人民医院）责任编辑 李斐然分享空间