2023年行政支持部制度标准、管理控制与监督办法.docx

行政支持部制度标准、管理控制与监督方法 行政支持部 总部标准管理控制监督方法 原那么 1、各学校、分支机构、公司根据实际情况制定行政制度。 2、各学校、分支机构、公司行政规章制度不健全的，请参照总部行政制度编撰，执行。 3、各学校、分支机构、公司必须执行管理控制内容。 4、总部行政监督，定期检查。 目录 一、物业管理1.总部标准1.1物业费1.2公司通讯2.管理控制3.监督方法 二、办公室管理1.总部标准1.1前台 1.2办公用品采购1.3办公用品发放1.4名片制作1.5快递管理1.6库房管理及调配1.7工位安排 1.8各区域环境维护。 1.9搬家、搬运 1.2023发布行政通知及文书标准 1.11行政本钱控制、供应商定期评估及修正1.12公司着装佩戴要求2.管理控制2.监督方法 三、制度及人员管理1.总部标准 1.1行政制度修订，岗位流程修订1.2行政人员定期培训1.3保洁管理1.4考勤管理2.管理控制3.监督方法 四、公司平安管理体系1.总部标准1.1突发事件和投诉1.2电器、电路 1.3消防通道和消防演习1.4钥匙管理1.5门禁卡/胸卡管理1.6下班及假日前平安检查2.管理控制3.监督方法 三、组织活动及会议1.总部标准1.1活动1.2会议2.管理控制3.监督方法 六、车辆管理1.总部标准1.1司机工作职责1.2.车辆会议1.3绩效考核1.4奖惩制度1.5调派车辆原那么2.管理控制3.监督方法 七、福利采购和发放1.总部标准2.管理控制3.监督方法 一、物业管理1.总部标准1.1物业费 1.1.1行政人员与大厦物业定期结算房租、水电费用，核对单据并复印留存。 1.1.2配合物业按时查询记录水、电等使用量，核对无误后结算。 1.1.3如未能按时交纳相关费用，应向物业提交延期缴费函，以免承担滞纳金等额外损失。 1.2公司通讯 1.2.1申请公司宽带、固定 号码，须使用公司执照申请，切忌使用员工身份申请。 1.2.2公司宽带、固定 、领导 卡不再使用时，须尽快注销，且勿忘记或拖延，造成财务损失。 2.管理控制 2.1与物业保持良好关系，按时交费，尽量防止滞纳金。 2.2使用公司执照申请宽带、固话， 等，须用公司执照申请，注意不使用时注销。 3.监督方法 3.1按月或季度走访、 、邮件、提供照片等方式抽查。 3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。 3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪催促工作改进情况，直至完成。 二、办公室管理1.总部标准1.1前台1.1.1 接转 （1）铃响接起，主动说出；“你好，公司品牌名〞。 （2）时刻使用礼貌用语。你好、请稍等、不客气、再见、谢谢等。（3）吐字清晰，普通话，语气轻柔，富有热情。 （4）接 时，对拿不准的事情，可先记下对方联系方式，通过询问自己上级，再主动联系来电者，及时答复，不可没有音信，不了了之。（5）熟悉员工分机 号，不公开领导和员工的座机和 号。（6） 投诉等事宜，自己无法处理的问题，请转至相关负责人。（7）接 时，通常为推荐产品合作类 ，不给予转接，以委婉的方式，告知网站公开联系方式进行联系，比方公共邮箱。 1.1.2来访客人（面试人及其他访客）接待 （1）访客进门时，主动说。你好。假设前台此刻有 或正在忙，须主动与访客示意稍9等，不得不理睬或怠慢访客。 （2）任何访客如需前台长时间等待，须主动示意前台稍坐，倒水。（3）如投诉类访客，请参照4.1处理。 1.1.3处理员工办公需求（1）员工提出办公需要，前台做到“当日事，当日毕〞，切忌拖延，如个别原因，须告知员工原因，并回复员工何时能解决。（2）不确定问题须报主管解决。 （3）效劳周到，态度亲和，切忌摆出个人情绪及生硬态度。 1.1.4维护公共设备及耗材（复印机、打印机、扫描仪、 机、硒鼓墨盒、纸张等） （1）每天巡视公共区域每台机器、纸张、其他物品，确保整齐、有序。（2）严格控制纸张本钱。建立废纸收集筐，以便两面使用。 （3）发现打印复印时，字迹模糊或纸张污染，立即关闭电源，在机器处贴好维修通知，再报it或供应商维修，维修时先去除预留机器内电子文件，控制纸张本钱。 1.1.5与物业往来 （1）与物业保持良好关系，注意沟通。（2）遵守大厦物业管理条例。 1.1.6订购日常生活消耗品（饮用水、订餐等）（1）严格按照公司费用标准订购。（2）饮用水选择正规品牌产品。 1.1.7财务管理 （1）每笔费用须记录台账，方便借款核销、年度总计和年度预算。（2）与供应商、各部门往来的票据，包括支票、现金、汇款单、发票等，须在付款凭条、收款凭条签字，防止出现问题。（3）及时支付和收取票据。 （4）各类票据留存或复印，按年度归档。（5）跟进财务付款、报销销账。 1.1.8维护前台区域环境 （1）前台环境整理有序，包括饮水机、家具、书刊纸张、纸杯、 、各类电线、窗帘等。 （2）需要监督保洁员擦拭前台门、内窗、灯具、各类电器、地面、座椅、绿植叶片等，确保前台环境清洁、无尘。（3）禁止前台区域大声喧哗。 （4）下班前关闭公共区域和前台各类电源。 1.2办公用品采购 1.2.1选择大型连锁供应商或者固定批发点1.2.2品牌产品 1.2.3分类里中等价位办公用品1.2.4每次采购数量较少，防止库存积压1.2.5特殊办公用品须领导审批1.2.6批量商品须签订合同1.3办公用品发放1.3.1发放须登记（bpm）1.3.2发放数量控制1.3.3公共物品的借用须登记1.4名片制作 1.4.1员工申请名片须填写名片印制信息表1.4.2信息表须员工的上级审批 1.4.3反复校对名片文字，印刷格式统一，标准1.5快递管理 1.5.1快递人员的管理符合大厦物业规定1.5.2对公快件寄出和收取，前台须登记 1.5.3对公快递须及时交给相关负责人，不得耽误 1.5.4因私快递尽量员工个人签收，员工不在时，前台可代员工寄出、接收和暂存因私快递或物品，但不对其负责。 1.5.5对于因私快件方法，须提前发布通知说明。 1.5.6挂号信定期收取和发放。 1.6库房管理及调配 1.6.1库房存放物品为家具、器材、办公、低值易耗品等1.6.2定期清点库房物品，清楚库存。 1.6.3对于数量较多的物品或不使用物品，可以调配给其他公司使用。 1.7工位安排 1.7.1针对入职新员工提前准备工位、工位牌、领取办公用品、钥匙。 1.7.2针对离职员工办理转单手续、回收工位牌/卡、回收办公用品、钥匙。 1.8各区域环境维护。 1.8.1每天巡视各区域环境。 1.8.2设计和改善环境，方便领导和员工办公。 1.8.3破损设施及时维修、更换。 1.9搬家、搬运 1.9.1搬家公司采用执照齐全公司 1.9.2搬运物品时，注意物品外部保护和公共设施保护，注意零配件、钥匙保存。 1.9.3注意清点物品搬运前后数量，合理安排路线，按物业时间要求进行搬运。 1.9.4控制价格本钱 1.2023发布行政通知及文书标准 1.2023.1邮件通知和纸质文书在字体，字号，格式上，编号须严格按照发文标准执行。 1.2023.2通知和文书应采用公司logo、相关图片及信函抬头纸。 1.2023.3紧急通知须上级领导审批。 1.2023.4节假日常规通知须提前三天发布。 1.11行政本钱控制、供应商定期评估及修正1.11.1定期进行评估各类行政消耗品。 1.11.2针对过时的、不符合实际、可整合的采购或者租赁，及时修正。 1.11.3每年进行一次供应商年度评估，在效劳、送货、产品、价格、执照等方面综合评估结果较差的供应商，须及时更换。 1.12公司着装佩戴要求 1.12.1上班应穿着较正式或商务休闲服装。 1.12.2忌短裤、拖鞋、短透露紧女士服装、彩色美瞳、鲜艳染发、夸张首饰。 1.12.3会议场合男士穿着西服，女士穿着较正式服装。 1.12.4佩戴胸牌。 2.管理控制 2.1前台效劳态度、保密工作。 2.2加强各类办公用品本钱控制，闲置用品回收再利用。 2.3行政行文标准。 2.4时刻检查公共区域环境、各工位环境、单独办公室、会议室环境，保持干净、整齐，忌灰尘，布置人性化，表达良好的企业文化，人文关心。 3.监督方法 3.1按月或季度走访、 、邮件、提供照片等方式抽查。 3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。 3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪催促工作改进情况，直至完成。 三、制度及人员管理1.总部标准 1.1行政制度修订，岗位流程修订 1.1.1行政制度须及时更新，根据办公场地的变化、办公的合理性、实际问题等进行修订制度。 1.1.2根据行政人员变化、个人能力方向等方面适时修订各行政岗位流程内容。 1.2行政人员定期培训 1.2.1小型会议每月一次，提出问题，讨论解决，应用在实际工作中。 1.2.2在工作中，行政经理随时督查、指导各个岗位人员。 1.3保洁管理 1.3.1保洁员文明效劳、听从上级领导指挥，保质保量地完成各自分管区域内的保洁工作。 1.3.2遵守考勤制度，上班时间不干私活。 1.3.3保洁员发现办公区异常现象，如跑水、电线裸露和设备损坏、拾到财物等，及时报告行政经理。 1.3.4妥善保管清洁工具和用品，不得丧失，不得将清洁工具和用品私借他人使用或带回家中。 1.3.4细分保洁员各个时间段工作内容。 1.3.5标准保洁员在清洁过程中的人身平安操作。（高度、用电、设备、腐蚀等平安）1.3.6行政人员随时检查办公区卫生。 1.4考勤管理 1.4.1查看打卡记录，做好员工休假、调休和请假记录，递交hr。 2.管理控制 2.1行政制度的合理性，实效性。 2.2监管保洁员3.监督方法 3.1按月或季度走访、 、邮件、提供照片等方式抽查。 3.2重点检查管理控制中提到的各方面重点。 3.3未按管理控制重点执行或执行不全面的，总部行政提出修正意见，跟踪催促工作改进情况，直至完成。 四、公司平安管理体系1.总部标准1.1突发事件和投诉 1.1.1前台人员识别面孔，禁止陌生人随意走开工作区；突发重大事件，沉着应对，可疑陌生人须及时报主管。