2023年分公司办公室管理制度.docx

分公司办公室管理制度 浙江中联建设集团 杭州分公司管理制度 行政事务的管理 （一）、文件管理制度： 1、收文管理。收到来文由综合办公室文书负责登记签收，将文件根本信息包括收文日期、来文机关、编号、名称登记入“外来文件登记册〞。 2、收到来文在来文上加盖收文章，注明收文日期及收文编号，贴上文件传阅单，经综合办公室负责人阅签后送至公司主管领导批阅。 3、文书将主管领导批阅后的文件，及时将文件送达公司其他领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录。 4、文件送传后各部门应及时办理相关事宜，处理完毕应在文件传阅单上签署意见，由文书负责催促和催办。 5、文件处理完毕应及时交回综合办公室。综合办公室应完整无误地按收文编号保存，并于下年度初将文件整理成册，移交档案室归档。 6、公司领导及有关部门派员参加各类会议时收到的文件应移交综合办公室。各部门收到所属范围内的各类文件时应在第一时间内移交综合办公室。 7发文管理。但凡以公司名义发出的文件、通告、决议、请示、报告、编写的会议记录，均属发文范围。 8、发文先由主办部门用黑色水笔拟稿，移交综合办公室核稿。填制文件签发单，按公司统一编号、登记后提交公司主管领导签发。需要时经其他领导和部门会签。 9、综合办公室建立公司发文登记册，登记文件根本信息如文件名称、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位。 2023、文件签发完毕后交文印室打印，文件稿首页需用统一的公司红头文件纸。 11、文件打印清样由拟稿人核对无误后，复印并加盖公司公章。 12、已签发文件原稿、文件签发单、文件原件由综合办公室文书按文件编号顺序完整保存并定期整理移交档案室归档。 印章证书及证明文件使用暂行规定 1、本规定所称印章，指公司公章、部门章、财务专用章、技术专用章、预决算专用章、资料专用章等；证书指企业营业执照（含副本）、企业资质证书（含副本）等；证明文件指介绍信、法人授权委托书等。 2、印章证书及证明文件均由公司综合办公室统一发放，各部门、各子公司、按实际需要由负责人向综合办公室办理领用手续后领取。 3、印章证书及证明文件，各部门、各子公司负责人应该确实做到按规定使用，指定专人妥加保管，各部门、各子公司负责人直接对其的保管使用负领导和催促责任。 4、禁止部门、各子公司利用领取的印章、证书擅自为他人提供各类担保；禁止利用证书卖标、串标或将证书出借给他人使用；禁止超越专业用途使用各类专用章；禁止将印章、证书及证明文件用于与本企业生产经营无直接联系的任何活动。 5、不得超越权限使用印章，不得用分公司章对外签订工程合同，外地偏远地区分公司因特殊原因确需使用的，应事先征得公司合同主管部门书面同意。 6、财务用印章，应严格按财务制度执行，实行相关印章分别专人保管制度。 7、各部门、各子公司负责人职务变更调动，或机构设置变更、撤销原领用人应将原领取的一切印章、证书及证明文件全部及时交还公司综合办公室，由综合办公室另行办理手续发 放，不得迟延不交。 8、领用人如违反上述规定者，按公司“员工奖惩制度〞实施处分；给企业造成经济名誉损失的，承担相应经济赔偿责任，公司对此保存永久追溯的权利。由此触犯刑律的，依法律规定移交司法机关追究刑事责任及附带民事责任。 9、为承接业务，向社会各界及有关建设单位宣传、推介本公司工程业绩，由公司综合办公室统一印制荣誉集锦，各部门因业务承接之需，可向综合办公室领取，公司収回本钱费。办公用品管理制度 1、为使公司把办公用品管理标准化及节约经费开支，特制定本制度。 2、办公用品是指文具、表格、账本、秏材及其他印刷物品。 3、办公用品由办公室统一购置和管理，并设保管员处理领用事务。 4、所有入库的办公用品，都必须建立台帐。 5、各部门所需办公用品，要在“领用记录卡〞。以控制领用状况。 6、所有员工对办公用品必须保护，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗、节省费用。 第4页 共4页