2023年《安全管理职业卫生》之职业安全健康管理体系文件编写的方式方法.docx

职业平安健康管理体系文件编写的方式方法 1、编写的方式 (1)自上而下依次展开的方式。按管理手册、程序文件、作业文件 (记录)的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。 (2)自上而下编写方式。按支持性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原来管理根底较好的企业，但是必须有总体设计方案，否那么容易出现混乱。 (3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。先编写程序文件，然后在进行管理手册和支持性文件的编写，这实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于职业平安健康管理体系审核标准和指导意见的要求与用人单位实际的紧密结合，也可缩短文件编写时间。 2．编写的方法 体系文件的编写方法。体系文件的编写是一项艰巨而又复杂的工作，为保证此项工作的顺利进行，到达预期的效果和目的，在编制体系文件之前，有必要进行充分的筹划，以防止造成人力、物力、财力的浪费和时间上的拖延。通常，分为以下几个步骤编制体系文件，可以缩短文件从编制到成熟的时间，取得较好的效果。 (1)成立职业平安健康管理体系文件编写小组 ①明确目的。有些企业在编写体系文件时，常常盲目地抄袭、照搬其它组织的文件或资料，这种“移花接木〞的方式产生的体系文件是不适用的，因为，每个企业都有自己的特点，从产品结构、生产方式、效劳工程、管理模式到人员素质、设备环境等各个各方面都不会也不可能与其它企业完全相同。所以，必须是本企业人员编写，即能表达本单位职业平安健方针职业平安健康管理体系特点，又能指导本单位职业平安健康管理有效的体系文件。 ②成员要求。小组成员的挑选应考虑以下几个方面： a．最高管理层应有效介入； b．小组成员应经过编写方法的培训； c．应具备一定的管理经验； d．能代表各有关部门。 (2)进行文件编制准备。在正式编制体系文件之前，编制小组应进行编制方案，这种有利于体系文件编制的整体性，同时加速编制制度。在编制方案中，应明确以下几方面的内容： ① 确定文件的编制格式。 对一个企业来说，所有的体系文件应该根本统一格式。当体系文件不是仅有少数几个人编制时，更应事先以书面形式规定各层次文件的编制格式。以统一的格式编制出的体系文件，会给所有与之接触的人产生深刻的印象，即职业平安健康管理体系是在有目的的筹划下产生的。 ② 搜集相关信息。 在编写之前，必须考虑把什么样的信息编写进去。来自企业外部的要求，常常在合同、订单以及其它形式的材料中表达，优势还表达在法律、法规中；来自用人单位内部员工的要求是双向的，一方面，它们需要清楚的了解它们必须做什么，到达何种程度才能满足职业平安健康管理体系的要求：另一方面，它们在长期的工作中已形成了自己独特的工作方法和习惯，而且它们可能也有很多建议和要求，所有这些内、外部信息都应尽可能地写进体系文件中去。 ③ 分析和清理现行文件。 在编写体系文件之前，应对企业已有的、与职业平安健康管理体系有关的文件及现行标准、制度和规定进行一次分析和清理。这项工作的目的是将哪些可以在职业平安健康管理体系中使用的文件加以保存，对不完善之处进行补充、完善；将哪些失败、过期作废的文件统一收回处理，以确保今后所使用的文件的有效性。 企业如果已经建立了ISO9000质量体系或ISO14000环境管理体系，就应使职业平安健康管理体系与这两个体系充分融合，特别是：培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的根底上补充为好。 ④ 进行培训和分工，明确任务和接口。 为保证体系的编制质量，需从以下两个方面进行考虑：其一是对编制人员进行培训，使他们对标准的内容，编制文件的主要内容、格式方面有正确的理解；其二是制定一个体系的编写方案，在方案中明确以下内容： a．对文件编制人员进行分工，明确各自的任务；b．规定各局部文件初稿、审核、批准、发布等各阶段的时间；c．确定各编制人员之间交流、协调的渠道和方式，必要时可选定一名总协调人，负责各编制人员之间的协调、指导及处理接口。 (3) 编制过程控制。 在体系文件的编制过程中，应考虑以下几个方面实施控制： ① 尽可能地参与企业内以往的有关文件，对过去行之有效的工作方法在新文件中予以保存从而减少对新文件的“陌生感〞。 ② 在编制过程中要及时勾通信息，尤其是在描述活动接口时，应及时协调清楚，以免后患。 ③ 尽可能多地了解文件所涉及部门人员的活动过程及方式，对不违背标准要求的内容尽量在文件中表达，切记“闭门造车〞。 ④ 送交审批前应征求有关部门人员的意见。 (4)进行符合性审核。职业平安健康管理体系文件的符合性审核是一项非常重要的工作，在审核中，要对已编制完成的初稿就其是否符合标准的要求，是否满足法律的要求，是否完整的描述本组织的职业平安健康活动的实际过程，是否存在职责和活动的交叉、重复，是否符合编制格式的要求等诸多方面进行审查。此外，对体系文件的语言及用词方面还要进行审核，使体系文件尽可能的简明扼要，即精练而又不至于使意思模糊不清，防止使用太多的形容和那些容易引起误会的词语。