2023年办公设备管理办法办公设备管理办法.docx

天道酬勤 办公设备管理方法办公设备管理方法 　 重庆鹏达电气有限责任公司文件 　 ★ 　办公设备管理方法〔暂行〕V1.0 　第一条 目的为明确公司办公设备的配置标准，以及标准公司办公设备的需求、调配、使用、保管、维护和报废流程，以提高公司办公设备的使用效率，有效控制费用，特制定本方法。 　第二条 适用范围 　本方法适用于重庆鹏达电气有限责任公司及办事处。 　第三条 名词解释 　3.1 固定资产：是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、设备、运输工具等经营性资产，及单位价值在1000 元以上或者使用年限超过一年的非经营性资产。 　低值易耗品：设备单价在1000 元以下，非一次性消耗且使用年限在一年以上，不属于固定资产管理范围的办公设备,不包括办公耗材等。 　3.2 办公设备分类 　按照使用责任人分类： 　公司类设备：运输设备、房屋建筑物； 　部门类设备：IT 外设、办公桌椅、测试设备、测试、数码相机、工具； 　员工类设备：笔记本、台式。 　第四条 管理程序 　4.1 公司办公设备的管理归后勤管理部，其中工程类仪器〔包括工程测试设备、测试、数码相机和工具〕由工程技术部负责统一保管。 　4.2 办公设备的申请 　4.2.1 办公设备的申请需参照关于办公设备配发标准的规定〔V1.0〕〔见附件〕执行。 　4.2.2因工作需要，确需购置办公设备的部门及分支机构，须填写固定资产申请单或低值易耗品申请单〔见附件〕，申请单应详细注明品名、型号、数量、金额、用途，并附上供货商报价单。 　4.2.3各分支机构每月15日将当月的固定资产申请单或低值易耗品申请单报大区业务助理，由业务助理汇总并交大区经理审核签字后，统一报后勤管理部资产主管处。总部各部门的申请由部门负责人、主管领导审核签字后于每月20日报至资产主管处。工程类仪器的申请由工程技术部统一负责。后勤部资产主管当月汇总后依照办公设备申请核决权限审批，并将结果反响给助理。同意由分支机构当地购置的办公设备申请，分支机构须严格按照后勤管理部批复执行，在见到审批结果前方可实施采购。 　办公设备申请审批核决权限 　审核人 　标准 　分支负责人/ 　部门负责人 　大区经理/ 　主管领导 　后勤经理 财务经理 行政总监 到达配置标准 审审 审 审 　注：超过配置标准的， 5000 元以内〔含5000 元〕的须行政总监审核， 5000 元以上呈执行总裁审核。 　4.2.4 各部门及分支机构采购设备入库后，须完整填写资产管理卡〔见附件〕传给后勤 　资产主管处备案，并及时登记资产明细帐。资产管理卡内容包括：购置日期、物品名称、品 　牌、规格型号、产品序列号、数量、单价、使用人等内容。 　4.2.5 各部门及分支机构采购固定资产时需要求供货方开具增值税发票。 　4.3 办公设备的调拨 　4.3.1 公司办公设备由后勤管理部统一调配,在确认办公设备须调拨后，资产主管在设备调 　拨前填写调拨单〔见附件〕，经后勤管理部经理签字,由调拨双方负责人签字确认，方可调拨 　设备到调入部门。 　4.3.2 设备调拨后后勤管理部和相关部门应在三个工作日内及时调整台账，确保帐实相符， 　以便年终盘点。 　4.4 办公设备的领用和保管 　4.4.1 办公设备须明确保管人。员工在领用办公设备时，应先在物品领用登记表(见附 　件)上签字前方可领取。假设该设备是部门类设备，那么必须明确保管人前方可领取。 　4.4.2 办公设备领用人负有设备保管责任，使用者〔即保管人〕应严格按该设备的操作说 　明小心使用和保管。员工不得私自更换本人使用的计算机配置，如因工作需要，须报经本部门 　负责人，由IT 技术部出具同意意见后，后勤管理部负责办理变更。 　4.4.3 办公设备档案包括产品说明书、保修卡及相关技术资料，各部门及分支机构应指派 　专人保管。 　4.4.4 员工使用的、文件柜、办公桌椅等公司用品不能因人员变动岗位而随人转移。 　4.4.5 办公设备丧失或因人为损坏导致无法维修的，保管部门应按设备净值的20%-80%赔 　偿。各部门经理和分支负责人对公司配发的设备负责，是物品的第二责任人，如物品出现丧失、 　人为损坏等，部门经理应承当相应责任。 　4.5 办公设备的维修 　4.5.1 办公设备在正常使用时损坏，使用部门应及时检查。总部由后勤管理部负责设备的维修，技术人员能自行维修的应及时修复,当时未能修复的，需向公司使用部门说明原因和预计 　修复时间。 　4.5.2 办公设备因外部维修涉及维修费用，需提前提出维修申请。分支机构需在当地寻找 　维修商询问维修报价，填写维修申请单〔见附件〕报后勤管理部，按办公设备维修审批核决 　权限逐级审批前方可实施。 　办公设备维修审批核决权限 　审核人 　金额〔元〕 　分支负责人/ 　部门负责人 　大区经理/ 　主管领导 　后勤经理 行政总监 执行总裁 　1000 以内 审审 审 　1000-5000 审审 审 审 　5000 以上 审审 审 审 审 　4.5.3 因人为损坏设备而产生的维修费用，经部门负责人和后勤管理部确认后，费用由责 　任人承当。 　4.6 办公设备的报废处理 　4.6.1 办公设备使用年限到期或在使用中出现无法修复的情况，可以申请报废。 　4.6.2 需要申请设备报废的分支机构于每月15 日填写报废单〔见附件〕报大区业务助 　理，由业务助理汇总并交大区经理审核签字后，统一报后勤管理部资产主管处。总部各部门的报废单于20 日由部门负责人、主管领导审核确认后交资产主管处。报废单中应写明报废原因、 　如何处置报废设备及预计残值，资产主管统一汇总后依照办公设备申请审批核决权限逐级审批。 　各部门及分支机构在见到审批结果前方可办理报废，并将结果记入资产管理卡，更改资产明 　细帐。工程仪器由工程管理部统一办理报废手续，申请报废的工程仪器须寄回总部验定。报废 　单经审批同意后，笔记本须寄回总部，由后勤管理部统一办理报废，其他设备由分支机构 　在当地报废。 　4.6.3 各部门及分支机构应做好办公设备的残值处理工作。同意报废的办公设备建议出售 　处理，残值需报至财务部。 　4.7 办公设备的实物盘点 　办公设备的实物盘点每年一次,盘点的时间为每年的12 月25 日。总部的盘点由后勤管理部 　会同财务部对办公设备进行实盘。分支机构盘点，由分支负责人监盘,于12 月26 日将盘点明细 　及盘点报告交后勤管理部。盘点完毕后后勤管理部会同相关部门将最终盘点结果报行政总监。 　5、本方法自公布之日起执行。如原相关规定与本方法有抵触的，一律参照本方法执行。本方法 　的解释权归后勤管理部。 　附：关于办公设备配发标准的规定V1.0 固定资产申请单 低值易耗品申请单 维修申请单 报废单 资产管理卡 物品领用单 调拨单 固定资产盘点明细表 　北京东方信联无线通信 　后勤管理部 　2022 年7 月31 日 　附件：关于办公设备配发标准的规定(V1.0) 　为加强对办公设备的管理，使各部门、分支机构的办公设备的配发有章可循，根据公司的实际情况，特 　作如下规定： 　一、 的配发范围 　1． 公司领导、大区经理、各分支负责人配发笔记本； 　2． 公司董事会秘书处、工程技术部经理、系统技术部经理、工程经理、工程区域经理、 　采购部经理、海外开展部经理、大客户业务部经理配发笔记本； 　3． 总公司其他职员均配备台式； 　4． 分公司/办事处用于工程测试,根据业务量情况和业务分布区域范围配备笔记本。 　配备低配置的笔记本,要求电池待机时间长，带串口,重量轻便； 　分支业务量 分支工程测试用笔记本数 　800 万以下 1-2台 　800 万以上 3-4台 　5． 台式的配发范围由大区经理及分支负责人根据各地业务量确定，原那么上不得超过 　员工人数。 　二、 复印机的配发范围 　公司总部及上一年度的业务额到达1000 万的分公司/办事处可以配发复印机，分支由负责 　人指派专人保管。 　三、 装订机、碎纸机、移动硬盘、U 盘 　各部门、分支机构根据实际情况，按需配发。 　四、 打印机 　根据各分支业务量情况和业务分布区域范围配备打印机: 　分支业务量 数量 　500 万以下 1-2台 　1000 万以下 2-3台 　1000 万以上 3-4台 　五、 扫描仪、机、数码相机、刻录机、保险柜 　以上属于根本办公设备，各分支机构均配发一套，总部由后勤管理部统一保管，各分支由 　专人负责领用保管。 　六、 办公桌椅、文件柜 　办公桌椅套数应不多于各部门及分支机构的人数，文件柜根据各分支机构工程需求量配备 　3-6 个，总部按部门的实际需求申请，原那么上不得将文件柜闲置。 　办公设备为缩短采购时间，各分支机构办公设备的请购经批准后，后勤管理部需对所购产 　品的性价比、性能、售后效劳等方面进行充分的了解，对所购设备的规格、型号提出建议，由 　申请部门在当地购置,并办理入库手续。总部办公设备由后勤管理部统一汇总，采购部购置。 　北京东方信联无线通信 　后勤管理部 　2022 年7 月31 日 　总公司 固定资产申请单 NO: 　序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注 　1 　2 　3 　预算合计 　申 请 事 由 　申请部门： 申请人签字： 　部门经理 　意 见 　部门领导 　意 见 　技术人员 　意 见 　后 勤 　管理部 　意 见 　行 政 　总 监 　意 见 　执 行 　总 裁 　意 见 　申购日期： 　无线通信公司 固定资产申请单 NO: 　序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注 　1 　2 　3 　预算 　合计 　申 请 事 由 　申请部门： 申请人签字： 　部门经理/ 　分支机构负责人 　意 见 　大区经理 　意 见 　技术人员 　意 见 　后 勤 　管理部 　意 见 　行 政 　总 监 　意 见 　执 行 　总 裁 　意 见 　申请日期: 年月 日 　总公司 低值易耗品申请单 NO: 　序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注 　1 　2 　3 　预算合计 　申 请 事 由 　申请部门： 申请人签字： 　部门经理 　意 见 　部门领导 　意 见 　后 勤 　管理部 　意 见 　财 务 　经 理 　意 见 　行 政 　总 监 　意 见 　申购日期： 　无线通信公司 低值易耗品申请单 NO: 　序号 设备名称 数量 厂 家 型号 报价 协商价 备注 　1 　2 　3 　预算 　合计 　申 请 事 由 　申请部门： 申请人签字： 　部门经理/ 　分支机构负责人 　意 见 　大区经理 　意 见 　后 勤 　管理部 　意 见 　行 政 　总 监 　意 见 　执 行 　总 裁 　意 见 　申请日期: 年月 日 　维 修 申 请 单 　申请部门： 日期： 年 月 日 　固定资产名称 型 号 　损坏原因及故障描述 　维 修 项 目 　1 　2 　3 　维 修 报 价 　序号 维修商 联系 报价 协商价备注 　1 　2 　3 　部门经理/分支 　负责人 　意 见 　部门领导/大区 　经理 　意 见 　审 核 意 见 　故障确认 　技术人员 　意 见 　后勤管理部 　意见 　行 政 　总 监 　意 见 　执 行 　总 裁 　意 见 　报废 单 　申请部门： 日期： 年 月日 　物品名称 规格/型号 数量 购置日期 原值 净值 预计残值 　报废原因： 　部门/分