2023年某公司通讯管理制度.docx

某公司通讯管理制度 第一条： 为了提高公司的经营管理，节约本钱费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。 第二条。本制度所指各种通讯工具包括 总机、 分机、直线 、 机、移动 以及为员工配备的电子邮箱等。 第三条。公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。 第四条： 总机的管理 总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线 均需由前台人员负责接转。前台人员的接听 必须使用标准用语。标准用语如下： 接听外线 时，应说“您好。迎海集团，请问您找哪位。〞； 当对方告诉分机号码时，应说“请稍等。〞； 如果分机占线时，应说“对不起， 占线，请您稍后再打过来〞 前台人员接听内线 时，应说“您好，前台〞。 第五条： 分机的管理 公司根据员工工作需要和 分机的资源情况，为每一位员工提供一部 分机。 员工应 分机铃响三声内接听，接听业务 应简洁明了，接听 时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）〞。讲 时声音不可太大，以免影响他人。 分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准前方可开通。 对已开通长途直拨功能的 分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途 ，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其 分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。 员工因临时工作需要打长途 的，须填制长途 申请单，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。 拨打长途 时，必须使用特服号（如、），以节约费用。 禁止利用公司 聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人 ，应长话短说，以免造成 线路的繁忙，时间不得超过三分钟。 严禁员工利用公司 （包括分机和直线 ）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。 未经公司或 所有人的同意，拨打长途 。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。 已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。 第六条：直线 的管理 总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，可以根据工作需要，申请配置一部直线 ，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。 申请配备直线 ，一律报集团董事长批准。 第七条： 的管理 公司 机由前台负责管理，收发 时应由前台人员负责操作。 前台人员发送 完毕后，应检查是否有文件遗漏在 机旁； 接收完毕后，应立即将 文件交给收件人。 员工因为工作需要而发送 的，应填制 申请单（更多精彩文章来自“秘书不求人〞），经部门经理对 内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将 申请单递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。 对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲自发送，并提前以 方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用 机发送，以免泄密。 对 收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的 机。 员工不得利用公司 机收发私人资料、文件。 第八条：移动 的管理 公司不为员工购置移动 ，但对员工因办理公务所发生的移动 费用（简称移动话费），按具体情况给予一定金额的报销限额标准。 原那么上，集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。 公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支局部员工自负〞的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的移动话费报销限额参考标准表，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支局部不再补发给员工，而由其个人承担。 核定移动话费报销限额的流程为： 主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理出具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总裁批准。 对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报公司总裁审批。 总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。 移动话费报销限额参考标准如下： 外勤 复合勤 内勤 说明 总监、董事长助理 元月 元月 元月 ⒈外勤。是指经常外出办理公务的员工。 ⒉内勤。是指较少外出公务的员工。 ⒊复合勤。是指较多外出公务的的员工。 此标准仅供核定时参考。 副总监、总裁办主任 元月 元月 元月 经理、总裁助理 元月 元月 元月 副经理 元月 元月 元月 主任 元月 元月 元月 对已核定报销限额的员工（包括普通员工和管理级员工），如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的，应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的局部话费，由部门经理和行政人力资源部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。 行政人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。 凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原那么上须小时开机（如不能小时开机的，但须提供其他 联系方式）。对享受限额报销但将移动 置于关机状态，但又没有提供其他 联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处分。 员工在有固定 的场合（办公室、家里），应使用固定 通话。使用移动 拨打长途 时，必须应使用特服号码（如⒈等）。 使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动 ，不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动 号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。 员工不得将实名入网的移动 号码换成储值卡号码，否那么公司有权取消其移动话费报销资格。 对员工因开通个性化效劳而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动或其他费用等），公司一律不予报销。 新入职员工必须在入职满一个月前方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。 员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。 第九条：电子邮箱的管理 公司将不断在推行办公无纸化、自动化，并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。 对经常与外部进行业务联络的员工，由公司向网络效劳提供商申请购置专用的外部邮箱。 对不经常与外部进行业务联络的员工，公司只为其配备内部邮箱。内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件（指接收者邮件地址后缀为）和外部邮件（是指接收者邮件地址后缀不是），但只能接收内部邮件，而不能接受外部邮件。内部邮箱不得印在员工的名片上。 公司系统管理员须协助员工在其个人办公上安装邮件软件，设置好各种应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能，员工每日上班后，须及时翻开邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。 员工发送较为重要或紧急的电子邮件，发送后，还应采取其他方式知会收件人（如 转告等）。 员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件，不得用于非业务用途。 第十条。本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。 第十一条。本管理制度仅适用于集团总部，集团各下属公司可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备案。 第十二条。本规定自发文之日起生效，二○○三年元月份开始正式实施，试行期为一年。 第9页 共9页