2023年公文处理管理办法.doc

公文处理管理方法 第一章总那么 第一条 为促进公司〔以下简称“公司〞〕公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本方法。 第二条 本方法适用于公司及直属各单位〔以下统称“各单位〞〕的公文处理工作。 第三条 本方法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和标准体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。 第四条 本方法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确标准、精简高效、平安保密的原那么。 第六条 公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工 作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和催促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本方法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。 第七条 非涉密公文应当通过公司oa办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用oa办公系统的，可以采用书面形式。 第二章公文种类 第八条 各单位的公文主要包括正式发文〔文件式公文〕、便函〔信函式公文〕、内部公文和专用文件等四种类型。 第九条 正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括： 1.决定。适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 2.通知。适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。 3.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。 4.报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。 5.请示。适用于向上级单位请求指示、批准。 -2 问和答复问题。 2.通知。适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。 3.答复/回复。适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。 4.报告。回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。 第十一条内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括： 1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.签报。适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。 4.工作联系单。适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。 5.外联记录单。适用于记录外单位以 、 、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。 6.内部通知。适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。 7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一 -4 3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。 5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。 6.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。 第十七条向下级单位行文，应当遵循以下原那么： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。 2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。 3.上级单位原那么上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。 第十八条不相隶属单位之间一般以“函〞商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。 第十九条同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。 -6 3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕〞括入，序号不编虚位〔即1不编为001〕，不加“第〞字，按年份累计编号，序号后面加“号〞字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分割线。 4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人〔3号仿宋体字〕〞三个字加全角冒号和签发人姓名〔3号楷体字〕组成。 5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容〔即事由〕并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。 6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、标准化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。 7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空 2-8 11.公文如有附注〔公文印发传达范围等需要说明的事项〕，应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。 12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件〞二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。 13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、标准化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送〞二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。 14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位〔即1不编01〕，后加“印发〞二字。 15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用 主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章〞字样。 17.公文应使用国际标准a4型〔210mmx297mm〕白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28mm，上下页边距37mm。 18.公文中各组成局部的标识规那么在本方法中未明确的，参照党政机关公文格式国家标准执行。 第二十三条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签〔根据需要由拟稿部门负责人确定〕—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发〔盖章〕—归档。 第二十四条拟制公文应当做到： 1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。 2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。 3.文种正确，格式标准。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。 4.拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应领先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 6.结构层次序数，第一层为“ 一、〞，小标题可使用黑体三号字，加粗；第二层为“ 〔一〕〞，小标题可使用楷体三号字，加粗；第三层为“1.〞，第四层为“〔1〕〞，小标题可使用仿宋体字。 7.应当使用国家法定计量单位。 8.文内使用非标准化简称，应领先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。 9.公文中的数字，除局部结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。 10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。 11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。 以下文件不得转发：各种绝密文件、资料；中央领导同志 未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。 12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。第二十五条拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见前方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。 第二十六条公文审核应当做到： 1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。 2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是。〔1〕行文理由是否充分，行文依据是否准确；〔2〕是否符合行文规那么和拟制公文的有关要求；〔3〕涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见； 〔4〕文种是否正确，格式是否标准。 3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。 4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应