2023年管理制度印章管理办法.docx

天道酬勤 〔管理制度)印章管理方法 〔管理制度)印章管理方法 　印章管理方法 　第壹章总那么 　第壹条为标准集团及下属工程公司的印章管理，防范运营管理风险，结合工作实际，特制定本方法。 　第二条本方法中的印章是指集团及下属工程公司的公章、合同章、董事会章和部门章。财务印章〔财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等〕的管理方法由集团财务部另行制定发布。 　第三条本方法适用于集团及下属全资、控股公司，参股公司经其董事会讨论通过后适用。 　第四条集团董事会办公室〔以下简称“董办〞〕对集团及下属工程公司的印章管理工作实施统壹制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。 　第二章印章管理员 　第五条印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员壹般不得兼任印章管理员。 　第六条印章管理员实行“AB角〞制度，即于印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。 　印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承当连带责任。 　第七条印章管理员及临时印章管理员由各工程公司选报，工程公司行政人事部填写印章管理员选报审批表〔附后〕后逐级上报，由集团董事长核准。工程公司不得自行任命或撤换印章管理员。 　第八条印章管理员及临时印章管理员须和公司董事会签订责任状明确其职责，印章管理员上岗前应学习本方法及其他关联规章制度，接受董办开展的岗前培训。 　第九条印章管理员办理离职手续时，应向公司董事会做出书面承诺，对其于担任印章管理员期间未记录于印章使用登记簿的用印，愿意承当相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应于印章使用登记簿封面上签名交接，且注明交接日期。 　印章的刻制和缴销 　第十条印章刻制、启用的程序为： 　1、严格按照印章刻制、缴销申请表〔附后〕的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批； 　2、董办将经逐级审批的印章刻制、缴销申请表报集团董事长核准； 　3、关联部门刻制印章且填写印章管理档案表〔附后〕报董办备案。其中公章、合同章、部门章由行政部门刻制、备案；董事会章由董办刻制、备案； 　4、向董办申领印章使用登记簿〔另发〕，印章启用。印章使用登记簿由集团统壹制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新〞原那么，使用完毕的印章使用登记簿应上交董办保管。 　第十壹条印章刻制过程中如有以下情况的，集团将严格追究其经济、行政和法律责任： 　1、未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的； 　2、未经批准擅自刻制印章的； 　3、伪造印章的。 　第十二条因机构撤销、合且、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为： 　1、及时填写印章刻制、缴销申请表〔附后〕且逐级报批； 　2、董办将经逐级审批的印章刻制、缴销申请表报集团董事长核准； 　3、印章缴回董办封存或销毁，印章应由俩人之上共同销毁。任何公司和个人均不得私自保存废弃印章。 　印章的保存和管理 　第十三条公章、合同章、部门章由印章管理员保管；董事会章由集团董事长指定专人于集团总部统壹保管。 　第十四条印章的用印批准人和印章保管人不得为同壹人。公章、合同章和财务印章的保管人不得为同壹人。 　第十五条印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹清晰。 　第十六条印章管理员对印章必须妥善保管，不准随便将印章放于桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丧失，假设丧失应立即向董办方案。 　印章的使用 　第十七条用印必须登记，除印章使用登记簿之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用用印审批表、合同会签审批表、发文稿纸等作为用印依据，于此情况下印章管理员用印后应于印章使用登记簿上登记备案，但批准人不需于印章使用登记簿上签字。 　第十八条合同用印和其他类别用印应分别登记，同壹公司可登记于壹本印章使用登记簿上，以标签注明合同类、普通类、内部使用类等不同类别。 　第十九条印章管理员必须亲自用印，用印前应当按照批准人的审批意见，审查用印文件的内容、格式等，确认无误前方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当〔壹般应盖于文件的落款和日期之间，骑年压月处〕，对俩页之上的文件原那么上应加盖骑缝章。 　第二十条印章原那么上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写印章外借申请表〔附后〕，经董办报集团董事长核准。 　壹般情况下印章管理员应作为监管人和借章人员壹且办理印章外借期间的用印事项，印章由监管人保管，用印时监管人和借章人员应同时于场。借章人员和监管人对印章外借期间的用印风险承当壹切责任。 　印章外借使用完毕后，应及时办理归仍手续。印章管理员须催促借章人员按时归仍外借的印章。 　第二十壹条印章管理员对以下用印申请，应当拒绝或暂缓办理： 　1、未经批准人签字核准的； 　2、批准人越权审批的； 　3、超出规定的使用范围的； 　4、规章制度未作出规定的。 　对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向董办方案。 　第六章使用范围及审批权限 　第二十二条红头文件用印按照集团文书管理条例的规定履行报批手续，以工程公司总经理或集团分管领导签发的发文稿纸作为用印依据。 　第二十三条合同用印按照集团合同管理方法的有关规定执行，以合同会签审批表作为用印依据。合同履行过程中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序和合同用印壹致。 　第二十四条诉讼、仲裁、行政处分等法律文书、行政文书用印，经法律参谋审核后逐级报批，由董办报集团董事长核准。 　第二十五条办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，按照集团工商事务办理规定的要求履行报批手续，以集团董事长签发的企业内部工作底稿及签署的工商登记材料作为用印依据。 　第二十六条向政府有关部门报送的文件用印，由关联部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，工程公司经办的由工程公司总经理核准。但对于具备以下条件之壹的文件由集团董事长核准： 　1、涉及对外承诺的； 　2、可能导致集团、工程公司承当经济、法律责任的； 　3、对工程运营带来较大影响的； 　4、工程公司总经理无法承当由此带来的后果的。 　第二十七条对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律参谋审核后逐级报批，由董办报集团董事长核准。 　第二十八条办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照集团财务管理制度〔试行〕中关于银行存款管理的关联规定履行报批手续，以集团董事长批准的单位银行账户开/销户/变更申请表作为用印依据。 　第二十九条对外出具财务报表〔包括对外提供有关资料〕需用印的，逐级报批至集团财务总监核准〔工程公司经办的纳税申报材料由工程公司总经理核准即可〕。 　第三十条工程招投标、工程结算审价等文件用印，按照集团工程招投标、采购管理方法及本钱控制管理制度规定的审批程序履行报批手续，由工程公司总经理或集团分管领导核准。 　其他工程建设关联文件、表单、工程资料的用印，按照集团工程管理关联制度的规定履行报批手续，由工程公司总经理或集团分管领导核准。 　第三十壹条办理人事工作〔包括录用、退工、养老金、公积金申报等〕需用印的，集团人事部门经办的由集团分管领导核准，工程公司经办的由工程公司总经理核准。涉及用印批准人自身的人事关联事务用印须报上壹级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统壹任免的人员由集团分管领导核准。 　第三十二条外出联系工作需开具集团或工程公司证明、介绍信的用印，由行政部门审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，工程公司经办的由工程公司总经理核准。 　第三十三条员工办理公派或因私出国〔境〕手续用印，由部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，工程公司经办的由工程公司总经理核准。 　第三十四条员工因私开具有关证明用印，由部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，工程公司经办的由工程公司总经理核准。用印批准人需因私开具有关证明的应报上壹级主管领导核准，不得自行批准用印。 　第三十五条车辆办理验车、车辆保险等关联手续的用印，由行政部门审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，工程公司经办的由工程公司总经理核准。 　第三十六条不得于空白纸张、证明、表格上用印，不得于内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证明或介绍信。 　第三十七条董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。 　第三十八条部门章严格限于于集团内部的工作联系或对外办理壹般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。 　第三十九条日常工作中应尽量减少印章的使用频率，能够签名确认的文件应防止使用印章。 　第七章档案管理 　第四十条集团总经办及工程公司行政人事部应如实填写印章管理档案表〔附后〕，记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，且及时报董办备案。 　董办应建立集团及工程公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、奖惩、离任等信息。 　第四十壹条印章管理员应妥善保管印章使用登记薄及其他用印依据〔用印审批表、合同会签审批表、发文稿纸等〕，以备核查。 　印章管理员应于每月5日前应将上个月的用印审批表、合同会签审批表、发文稿纸等其他用印依据分类装订。 印章使用登记簿的领用实行“以旧换新〞原那么，使用完毕的印章使用登记簿应上交董办统壹存档。 　第四十二条用印文件按照集团档案管理制度的要求由关联部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。 　第八章管理责任 　第四十三条印章管理员、用印批准人必须严格按本方法操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个月考核工资或壹个月工资之上金额的经济处分或记大过之上直至辞退的处分，且承当因过失或过错而造成的全部经济损失，性质特别严重触犯刑律的，将依法追究法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作或明知他人违规用印，而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不管是否造成实际损失均应接受上述处分、处分；造成单集团或工程公司损失的，由印章管理员负责赔偿壹切损失。 　第四十四条各公司至少每半年开展壹次印章管理自查，且将自查情况书面报董办。董办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评比，集团对获评年度印章管理先进单位和印章管理先进个人予以表彰。 　第四十五条各公司印章管理工作纳入单位以及单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当年度集团的任何荣誉奖项，且对责任人酌情处理。 　第九章其他印章 　第四十六条各类业务章〔具有壹定法律效力，如工程业务联系章〕的刻制、缴销按照本方法第十条、第十二条执行，其使用规那么由董办会同关联部门制定，报集团总经理、董事长核准后作为该印章管理和使用的依据。 　第四十七条各类事务章〔无法律效力，如各类骑缝章、合同定稿文本章、复印、借阅章等〕的刻制、缴销按照本方法第十条、第十二条执行，由使用部门根据其用途自行管理、使用。 　第四十八条集团或工程公司领导签名章的刻制、缴销由当事人自行审批且确定保管人员，同时报董办备案，使用签名章必须经领导本人书面核准。 　第十章附那么 　第四十八条本方法由集团董事会办公室负责解释。 　第四十八条本方法自二零零六年十 　附表壹海雅地产集团 　印章管理员选报审批表 　公司名称： 　公司推荐的印章管理员情况： 　姓名：性别：部门：职务： 　简历： 工程公司 　行政人事部意见 工程公司 　总经理意见 　董事会办公室 　意见 　集团总经理 　意见 　集团董事长意见 　集团董事会办公室监制 　附表二 　海雅地产集团所