2023年主管的部门运作管理.docx

主管的部门运作管理 企业部门主管的管理职能 尽管企业的类型、规模和担任的职务可能不同，但所有管理者的工作都包括方案、组织、领导和控制等四大职能。部门主管也不例外。 一、方案。设定目标并决定如何去实现目标。 战略方案任何一个企业都必须清楚自己未来的开展方向。战略方案就是为企业未来绘制一个蓝图，即对整个企业的使命、愿景和长期目标做出描述。战略方案由企业高层管理人员组成的战略规划小组负责制定，总经理对战略方案的制定和实施负有最终的责任。 运营方案运营方案是将企业战略目标转变为短期的、具体的、确定的、更有把握实现的目标。通过运营方案制定的任何目标都应完全支持企业战略目标。一般来说，运营目标包括公司总体目标、部门目标和岗位目标，时间跨度通常为一年或更短。 公司目标，通常由公司高层管理人员负责制定。部门目标，由公司总经理与各部门经理共同制定。岗位目标，由部门经理组织内部人员制定。岗位目标完全支持部门目标，部门目标完全支持公司目标。运营目标的制定过程是一个从上至下的分解过程。 个人方案对于部门经理、主管、一线员工而言，除了设定岗位目标，为部门以及企业目标的达成做出奉献，个人方案还应包括每一个人的职业生涯规划，即为个人职业开展设定目标。此外，个人方案的另一个重要应用是有效管理个人时间。 行动方案在设定目标之后，就要决定如何去实现目标。如果说目标是你想去的地方，那么行动方案就是指引你如何到达那里的地图。行动方案是一个如何去实现目标的方案。 部门主管在制定行动方案时，必须答复以下几个问题（即行动方案的要点）： ·做什么。明确需要完成的任务。 ·谁去做。确定承担任务的部门、岗位和人员。 ·何时做。任务的开始和结束时间，或时间长度。 ·何地做。在什么地方开展工作。 ·如何做。确定方案实施的步骤。 实际上，“如何做〞还应包括每一项任务的操作程序和标准，同时，还要遵循企业的相关政策、制度和流程。这些对于保证方案成功完成至关重要。诚然，制定一个包含每个细节的书面方案十分耗时耗力。尽管很少人这么做，但不等于说，部门经理在制定方案时不去关注这些细节。在一个标准的企业里，关于“如何做〞的政策、制度、流程、程序和标准应当是健全的，并在企业的开展过程中不断被改进和完善。对于一个称职的部门主管，在参加一家企业之后，他/她就应该尽快地了解或确定（确定包括继承、修订和制定新的）公司、其他部门、所在部门的各项政策、制度、流程、程序和标准，而不是等到每次制定一个具体行动方案的时候。 权变方案我们的经验告诉我们，事情未必总是按方案进行的。权变方案是指，如果未来遇到什么变化不能按原方案执行，那么你现在就要方案做些什么来应对可能发生的事情。明智的管理者应当是随时有准备的人，制定一个权变方案将增加机动性。权变方案不一定是书面的，但管理者必须事先对未来方案实施过程中可能遇到的问题进行评估和预测，提前考虑到如果这些问题出现了，应采取什么应对措施，而不至于措手不及。 二、组织。设计组织结构、安排资源、分配工作，以实现目标。 设计组织结构即使在一个只有两人的企业里，也需要通过分工和协作才能完成企业的目标。组织结构正是对工作任务进行分工、组合及协作的模式。 由于组织结构是以图表形式来描述的，它无法清楚说明各个部门的职能、工作流程，不能说明每一个职务的职责和任职条件，通常也未注明每一个职务的人数。因此，为了解决以上问题，还需要在组织结构图的根底上，进一步制定相关的书面文件，如部门职能说明书、部门工作流程、职务说明书、人员编制等。 企业的组织结构是动态的。当企业的目标发生变化的时候，企业的组织结构也将随之改变。 作为一个部门主管，你负有设计所在部门组织结构的责任。你也可能参与设计整个企业的组织结构，与其他部门经理一起讨论工作流程、分工与协作。 安排资源一旦确定了目标和实现目标的途径，接下来就要合理地安排资源，包括人员、资金、场地、物资等。由于本书的性质，这里只阐述人员配置。部门主管需要一定数量和合格的人员来完成工作任务，以实现企业的目标。组织结构、人员编制及职务说明书为部门经理进行人员配置提供了依据。人员配置包括从企业内部调配、晋升，也包括从企业外部招聘。 分配工作分配工作任务不是随机的，而是要遵循一个符合逻辑的过程。这个过程包括：确定要分配的任务、确定由谁去完成任务，分配任务、授予员工完成任务的职权、跟踪。 1、确定要分配的任务事事亲力亲为，或是将所有的工作都分配给下属去做，都不可取。没人喜欢将大事小事都揽下来自己做，部门经理自己也觉得很委屈。多数情况下，部门经理亲力亲为是担忧下属做不好。但是，如果不让下属去做，他永远也不会做。而在另一方面，有些工作是部门经理自己非做不可的，是不能委托他人去做的。 2、确定由谁去完成任务通常的做法是，部门经理根据岗位职责将工作任务分配给担任相关岗位的员工。如果分不清将任务分配给哪个岗位，你就需要花点时间编写职务说明书。当你需要选择一个或局部员工去完成某项任务的时候，你还要考虑谁更胜任。有时，你也需要安排新手独立完成或是参与某项工作，是出于培训的目的。 3、分配任务分配任务，不仅仅是将任务简单地传达给被指派的员工。作为一个部门主管，如果你希望员工到达你所期望的绩效，在一开始你还应当确保：员工已清楚地知道如何去做，做到什么程度才是最好的，可能遇到什么困难，谁可以提供帮助，他/她的回报是什么。为了确保员工具有完成工作任务的知识和技能，部门经理还要安排相应的培训。 4、授予员工完成任务的职权将工作任务分配给员工去做，同时授予员工完成任务所必需的职权。说的容易，做起来难。一谈到授权，很多部门经理显得左右为难：如果不授权，自己的工作压力很大，下属事事要找你请示，他们也不能很好地完成所分配的任务，甚至会动摇员工继续为企业效劳下去的意愿。如果将权力下放，又担忧下属不负责任或负不起责任。然而，作为一个部门经理，你的绩效在很大程度上取决于你向下属授权的能力，或者说，你必须具有让下属对工作负起责任的能力。 5、跟踪在授权的过程中，管理者的责任是不可下授的，这是授权的绝对性原那么。作为一个主管，在你完成了工作任务分配和授权之后，被授权的员工对该项任务能否成功完成负有责任，你也负有同样的责任，最终是你的责任。因此，尽管应当给予员工独立完成任务的空间，但这不意味着你可以放手不管。为了促使和保证员工完成任务，你还需要给予适时的指导、支持、鼓励和检查。 三、领导。以一定方式影响员工的行为。 通过沟通影响员工的行为 什么是沟通沟通是双向的，是人们传递和接受信息的过程。这句话包含三个关键词：传递、接收和理解。没有传递，无论多么重要的信息都不会被他人知道；如果传递的信息没有被对方收到，或者收到了但没有被理解，那么，无论多么重要的信息也毫无意义，甚至会造成误解。沟通有三种根本方式：口头沟通、书面沟通和非言语沟通。 沟通是部门主管的核心工作作为一个部门主管，在每天的工作中，你几乎都要与上司、下属、同事联系和交流，有时还需要与客户接触，以及通过多种渠道掌握外部市场情况，这些沟通可能要占去你3/4的工作时间。由此可见，沟通是部门主管的核心工作。如果一个部门主管不善于沟通，或者说，不能进行有效的沟通，这个部门的运转一定不会好到哪去。 沟通的功能对于部门主管而言，沟通有四种重要的功能。控制、鼓励、情绪表达和信息。 1、控制员工的行为如果你期望员工按照你的要求去做，你就必须将要求及时地、清楚地传达给员工，并确保这些要求被员工理解。传达的方式有书面的，如员工手册、发布的规章制度、张贴在车间墙上的操作规程、挂在机器上的警告牌、过失单、备忘录、电子邮件等；也有口头的，如培训、例会、一对一的面谈、 交谈、劝导与训诫等。在工作现场，你还会指出员工的错误行为，要求其立即改正。 2、鼓励员工鼓励员工的过程也是沟通的过程。常识告诉我们，口头沟通是鼓励员工时最常用的方式，如口头表扬、鼓励的话、倾听员工的意见、培训、指导、让员工参与讨论等；书面沟通有表扬信、先进事迹通报、建议书等。 口头沟通时常伴随着非言语的沟通，如身体动作、说话的语调、面部表情以及你与员工之间的身体距离。有时，即使你没有开口说话，你的一个手势、一个眼神或者面部的表情都会影响员工的情绪，员工可能会因为你的点头而感受到被认可的满足。 3、情绪表达对于大多数员工而言，当他们感到满足还是失落的时候，快乐还是不快乐的时候，都很想找人说说，将心中的情绪表达出来，释放情感。工作场所的同事经常是他们倾诉的对象。 当一个人心情好的时候，他的精神状态就好，对工作充满热情。相反，当一个人心情不好的时候，精神就会不振，容易出错，工作效率不高。甚至，他的低落情绪还会影响周围的同事。 部门主管应当创造群体沟通的时机，让员工将满足、快乐的情绪释放出来，如庆功会、员工生日活动等。对于员工的抱怨，企业和部门都应当建立正式的沟通机制。 当员工向你表达情绪的时候，有时可能是私人问题，身为主管应当耐心倾听，表示关心和帮助之心。在一些问题上，你可能满足不了员工的愿望，但是你能通过沟通让员工将低落的情绪释放出来，员工会感觉好多了。面对员工的失落或不满情绪，不是一味地讲抚慰的话，当你将事实分析给员工听的时候，他们会对你更加信服，虽然有些事实令人难以接受，但良药苦口利于病。对于下属的情绪表达，你还应当保密，这样可建立你的可靠形象。 在某种程度上，通过沟通让员工将满足感还是失落感、快乐还是不快乐的情绪表达出来，也是鼓励。一般来说，员工在充分释放情感后，心态会得到调整，会积极起来。 和员工一样，你也需要表达情绪，释放情感，但是你必须学会如何控制自己的情绪，考虑到自己的消极情绪、甚至是气急败坏的情绪给下属的感受，会带来什么影响。你必须这样做，尽管克制自己很难受，因为你是领导者。 4、信息功能通过沟通，部门主管不断向他人传递信息。同样，部门主管也需要通过沟通，不断收集来自各方面的信息，为工作决策提供依据。这就是沟通的信息功能。 通过培训影响员工的行为 什么是培训培训是通过一定的方法，使员工获取与工作相关的知识、经验和技能的过程。这些知识、经验和技能是保证员工到达绩效标准所必须的。培训也是影响员工态度和行为的过程。 培训的类型以下是在大多数企业普遍采用的根据不同目的而设计的培训类型。 表1-1企业常见的培训类型 培训类型 培训目的 导入培训 也称新员工入职培训。帮助新员工尽快适应企业环境和胜任工作。不仅人力资源部应为新员工提供入职培训，用人部门也要同时提供入职培训。 定向培训 向员工传达企业或部门的新情况、创新、变革或未来方案。 技能培训 开发员工的岗位技能，确保员工正确、有效地工作，到达绩效标准。 管理培训 帮助部门各层级管理人员提高管理技能，有效履行管理职能。 交叉培训 通过实习或轮岗，开发员工其他经验和技能。可帮助员工职业开展、扩大员工知识（如销售员为了更专业地推销产品，需了解相关生产知识）、应急（平时受过培训的人可随时顶岗，弥补临时空缺）。 开展培训 让员工准备承担新责任，满足员工职业开展和企业人才梯队规划的需求。 平安培训 为员工平安工作，保护企业财产，提供必需的平安知识和操作技能。 培训的方式以下是企业常见的培训方式。每一种培训方式