2023年电子档案图书馆工作制度新编.docx

电子档案图书馆工作制度 一、定期进行计算机系统、设备维护，保证系统、设备正常运行。 二、随时进行计算机系统病毒检查，提高网络运行质量。 三、做好馆内防盗、防火、防水工作，杜绝事故发生。 四、系统计算机不得任意插入私带优盘、光盘等设备，防止病毒造成网络瘫痪。 五、管理人员要熟悉资源内容，开展资源检索培训，提高师生阅读能力。 六、做好电子档案图书馆清洁卫生，保持良好的学习、工作环境。 XX县区有庆镇第一中心小学制 第二篇：电子档案图书馆管理工作职责电子档案图书馆管理工作职责 一、接受学校现代教育领导小组领导，在教科室指导下开展现代教育电子档案图书馆管理工作。 二、加强电子档案图书管理学习，提高管理水平，严格按照国家公文处理方法及时、准确地做好文件图书的积累、保管、整理、归档、立卷、移交工作。 三、钻研业务，熟悉资源内容，根据学校课程安排，编录电子档案图书和参考资源检索目录，保证学科教师教学使用。 四、依据师生教学要求，提出图书资源购置需求，负责新入图书资源编录存档立卷，向学校师生公示、开放，有效提供图书资源参考。 五、指导学科教师和学生正确使用电子图书资源，注重图书资源的良好保养与维护，养成良好的使用习惯，用后归架还卷。 六、建立学校电子档案图书借阅制度，科学完善档案图书资源借阅手续，落实归还时间，按时归还入档。 七、电子档案图书管理人员工作调动，要严格办理交接手续，交清电子档案图书资源，保证资料不得流失。 八、负责电子档案图书资源防火、防盗、防潮、防鼠等日常保洁工作，做到图书、资源、地面、墙壁、门窗无尘光洁，保证档案图书资源良好使用。 XX县区有庆镇第一中心小学 第三篇：电子档案管理制度电子档案管理制度 为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的平安保管和有效开发利用，更好地为中队开展效劳，根据中华人民共和国档案法等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定： 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1.电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中 2.电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3.电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供效劳，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1.电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。 2.根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录工程，编制机读记录和要存放载体的编号。 3.归档的电子文件要编制简要检索工具，其根本著录工程为： 序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规那么根本要求。 三、电子文件的移交与保管 1.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２.随着计算机技术和设备的更新、开展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 ３.保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备， 四、电子文件的提供和利用 1.封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有平安保密防范措施和可靠的监管保障。 2.销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。 第四篇：电子档案存储管理制度电子档案存储管理制度 （试行） 第一章总那么 第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的平安保管，根据中华人民共和国档案法、电子文件存储与管理标准（gb/t18894-2022）、XX市实施〈中华人民共和国档案法〉方法和有关法规、国家标准、行政规章，结合XX市实际制订本制度。 第二条本制度参照XX市电子档案管理技术标准执行。 第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原那么，保证电子档案的平安性和可利用性。 第四条根本术语解释 （一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字（比特）形态表现，通过编码和解码来输入和输出。 （二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。 第二章电子档案的存储 第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可别离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性： （一）字处理文件 1、txt文档可以作为电子档案直接存储。 2、xml文档可以作为电子档案直接存储。 3、对于其它类型的文档，如果无法转换为xml或txt格式，那么应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。 （二）图像文件 1、tiff格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。 2、jpeg格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。 3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。 4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。 5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。 6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。 （三）图形文件 1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。 2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。 （四）影像文件 1、mpeg格式、比特率4mb/s以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。 2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。 （五）声音文件 1、wav格式声音文件可以作为电子档案直接存储。 2、mp3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。 3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。 （六）多媒体文件 1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。 2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。 （七）数据库文件 1、数据库文件dbf格式可以作为电子文件直接存储。 2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。 （八）超文本文件 1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。 2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。 3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。 （九）计算机程序 1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。 2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。 （十）数据文件 1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储方法参考以上各类型的存储方法。 2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。 第六条对电子档案的说明性文档一律用txt文档编写。 第七条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。 第八条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。 第九条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。 第十条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，那么应将相关软件一并存储。 第十一条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。 第十二条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（a），一套供查阅利用 （b），一套异地保存（c）。对于加密的电子文件，那么应在解密后再完成上述工作。 第十三条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。第十四条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求： 1、电子档案应存放于指定的计算机效劳器上，效劳器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。 2、内部局域网要有可靠的平安防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换方法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。 第十五条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合以下条件： 1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，防止阳光直接照射。 2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。 3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。 第十六条电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能去除隐患的电子文件不得存储。 第十七条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，a、b两套电子档案应分开保管。第十八条电子档案的有效性保证： （一）随着计算机技术和设备的更新开展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。 1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。 2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。 3、复制后旧版存储载体应至少保存四年。 （二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-oncerecording）方式，不得使用多段刻录（multisessionrecording）等方式。推荐使用的刻录软件为：neroburning６、winoncd６以上版本。 （三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、平安性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。 （四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。 （五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。