2023年试论大数据时代企业档案信息化建设.docx

试论大数据时代企业档案信息化建设 【摘  要】为了迎合信息时代的高效工作效率，企业加快了大数据技术在企业内的应用，较为突出的就是企业人事档案管理的信息化建设，事实证明，这项举措不仅满足了企业自身开展的内在需要，也迎合了当下的信息化潮流，是一项具有前瞻性的举措。然而，受传统理念影响，企业档案信息化管理工作还存在着许多缺乏，这些极大地阻碍了大数据技术在企业内价值的发挥，并从一定程度上阻碍了档案信息化建设进程。基于此，论文以大数据为背景，分析当下企业档案信息化建设存在的缺乏，并提出相应的措施，希望这个情况能够改变。 【Abstract】In order to meet the high efficiency of the information age， the enterprise has accelerated the application of big data technology in the enterprise， which is more prominent in the informatization construction of the enterprise personnel archives management. It has been proved that this measure not only meets the internal needs of the enterprise"s own development， but also caters to the current informatization trend， which is a forward-looking measure. However， affected by the traditional concept， there are still many deficiencies existing in the enterprise archives informatization management， which greatly hinder the development of big data technology in the enterprise value， and to some extent hinder the archives informatization construction process. Based on this， this paper takes big data as the background， analyzes the shortcomings of the current enterprise archives informatization construction， and puts forward corresponding measures， hoping that this situation can be changed. 【關键词】大数据;企业档案;信息化建设 【Keywords】big data; enterprise archives; informatization construction 【中图分类号】G270.7                                【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2022）06-0014-02 1 引言 当前大多数企业缺乏对新技术的认识，不能积极使用新技术提高工作效率，局部已经开始信息化建设的企业，虽然已经具备较为成熟的技术体系，但由于缺少经验，在实际人员管理体系上还存在着许多问题，导致信息化建设水平较低，真正作用难以充分发挥。 2 企业档案信息化建设的意义 经济的开展给予了企业广阔的开展空间，但也加剧了企业间的挑战，因而，在大数据技术出现后，如何利用新技术提高自身工作效率，创造新的开展机遇，进而实现企业的进一步开展成为企业主要思考的问题。在这种背景下，局部企业开始了档案信息化建设之路，并取得了不小的成果，事实上，从企业方面看，档案信息化建设不仅能为企业选拔优秀人才、评价人力资源部门的工作提供依据，还能够协助企业做好岗位安排，即根据员工的实际能力和开展方向安排岗位，充分发挥员工的潜能的同时，帮助他们实现自己的人生价值。除此之外，通过档案信息化建设，企业也可以切实提高自身的管理效率和水平，减少在管理工作中人力和时间的投入[1]。 3 企业档案信息化建设存在的问题 3.1 企业档案信息化建设重视不够 当前，大局部企业尚未开始档案信息化建设，究其根本原因还是局部企业没有认识到档案信息化的价值，简单将其归于以智能技术代替人力进行资料的整理、归档和存储工作，认为这项工作并没有给企业带来直接的经济效益，因而觉得进行档案信息化可有可无甚至根本就不必要的想法影响了档案信息化建设进程，造成相关企业对档案信息化工作重视不够。另外，局部企业虽然开始了档案信息化建设，但却将其定位为一个部门的职责，造成档案建设缺乏相应的配合，实际工作开展较为困难，缺乏有利的环境和措施配套[2]。 3.2 档案信息化建设本钱较高 档案信息化不仅仅是配备、计算机等电子设备，它还需要相应的档案信息化管理系统和专业人才，这也是档案信息化普及率不高的一个关键原因。对于绝大多数企业而言，档案信息化意味着企业需要投入大量的人力、物力和财力，但其实际效果，尤其是带来的经济效益却可能与实际不成正比，对于那些实力不是很强的企业而言，进行信息化建设无疑会增加企业运营本钱，加重企业的负担。因而，大局部企业出于本钱的考究，往往会选择聘请文员来进行档案工作的整理代替信息化建设的高本钱。 3.3 信息化建设开展不平衡 信息化建设的不平衡包括企业之间信息化建设的差异和企业内部各部门信息化建设的程度不同两种，前者是由于企业间规模、实际盈利不同而导致的企业在信息化建设上差异，后者那么是指企业内部由于结构复杂或处理方式有所不同而导致的信息化建设水平较低。从国内档案信息化建设现状来看，绝大多数企业还未开始信息化建设，而已开始的信息化建设水平也较低。这是因为由档案部集合各部门的文件材料，也就是说，这些档案的信息在处理方式和属性上有所不同，这就为档案管理人员的工作带来了难度。再加上一些局部企业在档案信息化建设时将档案管理工作简单划分为档案管理人员的职责，而没有统筹调度各部门参与资料整合中，这也在一定程度上影响着企业档案信息化建设的水平。 3.4 企业档案信息化水平有待提高 信息化是大势所趋，企业档案信息化管理也越来越频繁。档案信息管理过程中需要进一步加强对信息化管理模式的应用。第一，要大力推广信息化管理技术。在企业开展过程中，进一步完善档案管理信息系统，并在档案管理中加以运用，全方位收集、整理、存儲以及分享。第二，要完善档案信息化根底设施。应加强对计算机设备以及信息管理系统的建设，给信息化档案管理工作提供有力的支撑。 4 档案信息化建设应用举措 4.1 转变观念，正确认识档案信息化建设的价值 企业是否要进行档案信息化建设取决于企业是否认识到档案建设的价值，换句话说，如果没有认识到档案信息化建设的作用和意义，没有从思想上形成对这项举措的正确认识，仅仅是跟随潮流、人云亦云，盲目开始档案信息化建设，很容易使其实际工作流于外表，价值发挥不充分，尤其是那些规模较小、实力有限的企业，盲目进行信息化，很有可能会加大企业经济负担，给企业的成长带来消灭性的打击。因此，企业应转变现有的档案观念，正确认识到开展档案信息化的价值和意义，并通过加强企业员工的管理意识，为企业信息化建设打下坚实的根底。 4.2 创新档案管理模式 档案信息化建设除了、计算机等电子设备外，还需要相应的档案管理系统和专业人才，为此，企业要想建立一个较为完善的档案管理体系，必须投入一定的人力和财力，如通过聘请专业人才或通过加强与科技公司的合作，根据企业实际需要开发出适宜的档案管理模式，为档案管理工作的运行提供相应的技术支撑。除此之外，企业还要创新档案管理模式，将档案管理工作归于一个部门职责的错误观念加以转变，在各个部门内树立档案管理意识，进而为档案管理工作创造一个有利的环境[3]。 4.3 提高平安意识，强化企业档案平安管理 档案信息化建设虽然可以加强各部门的联系，提高工作效率，但由于我国网络环境鱼龙混杂，平安隐患较多，因而，企业在进行档案信息化建设工作时，要强化平安意识，并构建相应的平安监督体系，可以通过聘请专门的计算机人才开展档案信息化系统平安性的定期检查和更新，加强管理系统的平安性。有条件的企业，还可以通过建立内部网络系统将企业档案信息化系统与互联网隔开，提高系统对非法入侵的防范力。 5 结语 信息化社会下，企业加快档案信息化建设是未来的开展趋势，因而企业要给予其高度的重视，认识并明确档案信息化在企业进一步开展中的作用和地位，并根据企业实际开展需要，加大资金投入力度，竭力通过与科技机构的合作，为企业的信息化建设提供技术支撑，从而培育一批高素质、专业性强的档案管理队伍，切实提高档案管理人员的工作效率，为企业的长远开展打下坚实的根底。除此之外，局部已经开始档案信息化建设的企业，要正视实际工作中存在的缺乏，并及时通过创新管理模式，提高企业档案信息化建设的水平，在最大程度上实现企业管理工作的高效化、智能化，反过来节约企业时间和人力本钱。同时要加大对企业档案信息资料的研发力度，充分挖掘企业档案资料的潜在价值，为企业档案信息使用者提供更加丰富的信息资源，为企业的长远开展提供更优质的效劳。 【参考文献】 【1】吴锴.大数据背景下企业档案管理策略研究[J].办公室业务，2022（23）：126-127. 【2】李婷，张杨.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务，2022（22）：98，110. 【3】倪瑾瑾.大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].企业改革与管理，2022（22）：68，71. 【作者简介】樊宝娟（1986-），女，陕西西安人，助理馆员，从事档案管理研究。