2023年企业电子招投标中的档案管理.doc

企业电子招投标中的档案管理企业电子招投标中的档案管理 张婷婷 摘 要企业电子招投标是一种高效的、新型的招投标形式。电子招投标工作的开展要求企业做好电子档案管理工作。企业电子招投标中的档案管理流程划分为档案的生成、档案的搜集、档案的更新、档案的分类、档案的使用五大流程。企业在电子招投标业务的档案管理中应遵循合作原则、效率原则、求真原则、创新原则和安全原则。为了满足电子招投标业务的需求，企业应积极开发电子档案管理系统、推动电子档案安全管理、确立电子档案管理新机制。关键词电子招投标 档案 管理 安全 中图分类号：F284；G271 文献标志码：A 电子招投标具有效率优势和低碳优势，是一种信息化的招投标方式，当前已经得到普遍采用。企业在电子招投标中应加强档案管理，以应对信息化招投标趋势，促进企业更好地开展招投标业务。文章主要就企业电子招投标中的档案管理工作进行探析，以期有助于企业提升电子招投标中档案管理水平。一、企业电子招投标中档案管理概述 电子招投标是招投标工作的电子化和信息化，本质上与传统的招投标工作并无不同，但是电子招投标具有明显的优势。档案管理是电子招投标工作的重要组成部分，直接关系到电子招投标工作的成效和得失，必须予以高度重视。和传统的档案管理工作不同，电子招投标中的档案管理主要针对电子档案，这就要求招投标人员和档案管理人员对电子招投标的流程、要求和技巧有深刻的理解和掌握1。电子招投标中的档案管理工作具有如下特点。一是电子化。电子招投标中的各类档案都需要电子化。有的档案本身就是电子档案，有的档案则由传统的纸质档案转化而来。电子化是电子招投标中档案管理工作的基本特征。二是信息化。电子招投标中的档案管理工作需要以信息化的思路进行，这就要求招投标人员和档案管理人员具备信息化的思维和技能。各类电子档案在企业内部流转、生成、变更、搜集、归类所依赖的路径主要是信息化路径。三是合规。电子招投标中的档案管理工作必须符合法律法规和企业内部关于档案管理的各项规定，不得违反档案管理基本制度。二、企业电子招投标中档案管理的流程 電子档案中的档案管理必须标准化、规范化，其核心在于明确档案管理的流程。电子招投标中的档案管理主要有如下几大流程。一是档案的生成。企业在经营管理活动中会产生大量的档案资料。这些档案资料有的是纸质档案，有的是电子档案，包括合同文书、荣誉资质、业务记录等等。企业档案生成后，档案管理人员应按照档案信息化管理的要求将各类档案电子化和信息化，作为备用，随时满足电子招投标工作的档案管理需求2。二是档案的搜集。电子招投标需要一些特定的档案，这些档案需要招投标人员和档案管理人员搜集整理，并分门别类地保存、备份。此外，招投标人员和档案管理人员也应该有意识地、积极主动地搜集整理各类档案，以备不时之需。三是档案的更新。企业在经营管理活动中会出现企业情况的变化，例如：企业的营业状况、盈利情况、用工管理、荣誉资质等出现了一定的变化，这就要求招投标人员和档案管理人员能够定期更新档案。招投标人员和档案管理人员应具备更新的意识观念和业务技能，能够在思想上保持定期更新档案的紧迫性，在行动上具备定期更新档案的习惯。四是档案的分类。档案的分类工作有助于档案检索、调取和使用，能够极大地提高档案管理效率。良好的档案分类也能够有效地促进电子招投标工作3。招投标人员和档案管理人员应做好档案的分类工作，即按照一定的标准和原则将档案分门别类地存档，并形成一套行之有效的档案检索方案。五是档案的使用。电子招投标中用到的企业档案是多种多样的，其中有的档案是经常性、重复性使用的，有的档案则是一次性使用的。这就要求招投标人员和档案管理人员能够准确识别档案，将最具有关联性、最为准确的档案运用到电子招投标工作中来。一些无关、无用的档案则应另册处理，以避免信息干扰。三、企业电子招投标中档案管理的原则 企业电子招投标中档案管理工作必须遵循一定的原则，以促进档案在电子招投标中的充分利用。一是合作原则。大型企业的各部门都会在经营管理工作中形成一些档案，其中某些档案是电子招投标工作中的关键档案、重要档案。企业各部门应紧密合作，共同做好档案的搜集、归类、汇总等管理工作，并及时将档案汇总给档案管理部门。二是效率原则。电子化、信息化的最大优势就是效率，效率的提升也会给企业管理工作形成新的压力，企业必须高效运转，才能满足电子招投标工作的需要。为了满足电子招投标工作的需求，档案管理工作必须及时高效，档案管理人员需要及时高效地做好档案管理工作，在档案管理工作中不得有任何拖延4。三是求真原则。电子招投标中电子档案的运用导致了电子招投标中出现一些造假行为，如 PS 各类证照、伪造印章等，利益的驱动促使这些现象在电子招投标工作中时有发生。很显然此类行为是违反招投标法以及其他相关法律法规的，严重者会构成刑事犯罪。招投标人员和档案管理人员应严格贯彻各项法律法规的要求，求真务实，做好档案管理工作，对于每一份档案都必须追本溯源，确保完整性、真实性，凡是虚假的、存疑的档案一律需要剔除。四是创新原则。电子招投标中的档案管理工作必须创新性地开展，必须探索档案管理工作新机制，开发档案管理工作新技巧，进而形成档案管理新思路。招投标人员和档案管理人员需要对电子招投标工作进行探索，结合电子招投标中档案管理工作的疑点、热点和难点问题，追求档案管理工作的创新。五是安全原则。企业档案关乎信息安全，这是因为企业档案中含有大量的商业机密，这些涉密信息一旦泄露，会对企业的利益、声誉造成巨大的损害。由于电子档案能够在网络上快速、广泛地传播，因此企业电子档案的泄露必然会造成更大的损害。此外，黑客等违法分子也会积极窥探企业档案，其能够利用一定的网络技术批量下载企业档案并从中牟利。在电子招投标工作中实施档案的电子化和信息化时，必须充分意识到信息安全、档案安全的重要性，招投标人员和档案管理人员必须遵章守纪，依法依规地保护企业档案，尽最大努力避免企业档案被泄露5。四、加强企业电子招投标中档案管理的策略 一是开发电子档案管理系统。为了适应电子招投标的需要，企业应积极开发电子档案管理系统，以满足档案电子化、信息化管理的需要。由于每一个企业都有着不同的运营模式、商业模式，因此电子档案管理系统的开发也要体现出相应的差异性、特殊性。企业在电子档案管理开发中尤其要结合电子招投标业务的需求，设计出能够满足电子招投标业务需求的新型档案管理系统，探索档案管理系统和电子招投标系统的无缝对接；应在档案管理系统中开发出简便、实用的档案信息检索模块，使招投标人员和档案管理人员能够便捷、迅速地获取所需档案和信息。二是加强电子档案安全管理。为了更好地保护企业商业机密，企业在电子档案管理中应加强安全管理，防止电子档案泄露或遭到窥探。企业电子招投标业务必然会涉及电子档案的访问、調取和利用，因此，企业应积极采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问，同时还要建立访问溯源机制，使访问记录得到良好的留存。为了避免电子档案毁损、灭失风险，电子档案安全管理还需要做好灾备工作。三是确立电子档案管理新机制。针对电子档案的特点以及招投标业务的需求，企业应不断摸索电子档案管理新思路，形成一整套满足实践需求的电子档案管理新机制。当前急需确立电子档案的汇编整理机制、归集汇总机制、检索调阅机制、安全保障机制、责任追究机制等，使电子档案管理机制更为明确、具体、完整。五、结语 企业电子招投标业务的开展必然要求档案管理机制改进、调整和升级。企业在电子招投标业务中应形成与电子招投标业务需求相适应的档案管理工作新思路、新方法和新机制，在促进电子档案管理水平提升和电子档案价值发挥的同时，保障电子档案安全，防范档案管理风险。参考文献：1蒋励.基于数字化环境的电子档案管理初探J.中外企业家，2019（8）.2王红娜.“互联网+”背景下档案信息安全策略研究J.城建档案，2017（6）：94-95.3郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题J.黑龙江科技信息，2016（14）.4关玮.建筑工程招标投标发展特点及管理措施研究J.建材与装饰，2019（19）.5尹文菊.电子招投标形势下如何确保招标档案的完整和准确性J.兰台内外，2019（7）：23-24.