2023年数字档案馆室一体化的实践与思考.docx

数字档案馆室一体化的实践与思考 湖北大学本科毕业论文（设计） 目录 一、数字档案馆的概论...............................1 1.数字档案馆的含义.........................1 2.数字档案馆的特点.........................1 3.数字档案馆的功能.........................1 二、数字档案馆的现状...............................1 1.国际现状...........................1 2.国内现状...........................1 3.基层档案管理的现状............................1 三、数字档案馆建设存在的问题......................2 1.档案根底理论问题.........................2 2.档案工作实践问题.........................2 四、数字档案馆建设对策研究..........................3 五、数字档案馆开展趋势...........................3 六、结束语..............................3 参考文献.................................. 4i 数字档案馆的现状与开展趋势 。随着计算机技术、通信技术和多媒体技术为一体的综合电子信息网络系统的运营，档案馆正在逐步迈入数字档案馆的开展阶段。数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络方式互相联结，从而提供及时利用，实现资源共享。 关键词：数字档案馆现状对策开展 一、数字档案馆的概论 1.数字档案馆的含义 数字档案馆应是基于网络信息共享平台，通过建立各基层企事业单位数字档案馆、档案信息传输平台、档案信息管理平台、制定一系列标准和操作规程，实现资源数字化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的目标。 2.数字档案馆的特点 a）数字资源的多样性：一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的数字信息。b）具有一定的开放性：依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享。另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的效劳。c）技术的多变性：由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、根底于内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。 3.数字档案馆的功能 a）信息集成功能。数字档案馆的建立，使我们可以在网络环境下，对特定区域内的所有档案进行数字化管理，改变了以往单一的档案实体的保管形式。通过信息集成，使中心档案馆成为真正意义上管理档案及相关信息的中心，所以，信息集成将成为数字档案的首要功能。b）资源共享功能。由于在网络上实现开放式的档案数字传输、利用，集成的数字化档案信息可以被网络上的全体终端所获取，基层档案馆也可以根据自身的需要，获取网络内其它档案网站的相关信息，这样，无论利用者位于何地，档案保管于何处，利用者都可以根据自己的需要，在随时随地方便地查询、下载档案目录、数据乃至全文，数字档案馆这一功能的发挥有助于实现档案利用的理想化目的。c）社会记忆功能。数字档案馆的建设将应用国家相应的档案政策使档案馆改变以往以党政信息档案为主体的实体保管模式，代之以辖区内各机关、企事业单位、社团和局部个人档案的数字化集成管理，使人类各方面、各阶层实践活动的记录得到妥善的保管、利用，档案是社会记忆的主要工具。数字化档案的建立将有助于档案馆保存社会记忆功能的实现。 二、数字档案馆的现状 1.国际现状 随着信息技术革命浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化不仅加速了人类社会历史开展的进程，而且日益深刻改变着人类的工作、生活及思维方式。信息化成了当代国际竞争的战略制高点，是当今世界经济和社会开展的大趋势，也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。 2.国内现状 虽然我国数字档案馆的开展刚刚起步，但技术的进步、社会的开展、改革开放的成果已经为大力开展数字档案馆创造了有力的条件。2022年XX市建成了国内第一个数字档案馆，而青岛数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设。 3.基层档案管理的现状 数字档案馆对于县级档案馆作为国家基层档案馆来说还是一个比较难的问题，就目前来看，大多数档案馆只是停留在馆藏档案的数字化，进行文件级以及案卷级目录数据库建设，虽然开通了档案信息网站，但是内容不够丰富，离要求还相差甚远。全文数据库以及信息网站建设还相对滞后。 三、数字档案馆建设存在的问题 1.档案根底理论问题 传统的档案根底理论经过多年的研究与实践，根本上已经完善。 数字档案馆的出现使得传统档案根底理论调到了挑战。a）现阶段对数字档案馆的认识不一致。对数字档案馆的研究还处于起步阶段，关于数字档案馆的认识并不统—，其定义就有数十种之多，势必会造成在把握数字档案馆建设方向上的不一致，这在很大程度上影响了数字档案馆的实践。 b）数下档案馆的理论研究问题。数字档案馆不仅仅是将传统档案馆业务的计算机化，而是要对原有档案馆业务的优化、流程的重组。尽管还要遵循档案的根本原理，但细节上旨定会有所变化，甚至是重大变革。这方面的理论研究现在少之又少。 c）数字信息资源的织织、管理与利用问题 数字档案馆主要的管理对象是电子文件。关于电子文件的诸多理论与实践尚未成熟，人们对新类型档案和载体档案的存档意识还很薄弱，对如何有效地收集、保存并提供利用还缺乏相应的理论作指导，2023年9月l日实施的行业标准公务电子邮件归档与管理规那么（da／t32—2023）对于公务电子邮件做出了标准，但还有大量其他类型的电子文件仍处在混乱的管职当中，如对数据库电于文件的收集、归档、管理、提供利用等。 d）效劳理念与方式 数字档案馆的一个重要功能是通过网络方便快捷地提供档案信息效劳，尤其是主动性、针对性的效劳。这对档案人员传统的效劳观念是—个极大的挑战，促使档案人员对传统的效劳机制、效劳理念和模式进行改变。目前主动性、针对性的效劳的方式与实现尚未有理论与实践的突破。 e）档案法律法规与标准 面对数字档案馆、电子文件产生的新情况、新特点，档案法等 相关法律法规中的一些内容已不能适应，需要及时地对其进行必要 的补充和完善。电子公文归档、电子档案管理、档案公开和上网平安网站建设与管理等方面的行政规章与标准也迫切需要研究制定。 2.档案工作实践问题 传统档案理论的实践已经几十年了，形成丁一整套行之有效的方法、操作、制度等。电子文件管理的实践刚刚开始，还处在摸索阶段。作为以电子文件管理为主要任务的数字档案馆方面的实践少之又少。 a）电子文件收集归档中真实性的保障问题 电子文件的核心问题是其真实性、原始性、可靠性确实认。只是真实性、原始性的不确定性，影响了电子文件的凭证作用，影响了电子文件处理系统的推广应用。电子文件具有信息与载体可别离的特性，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，可以在不同的载体上相互转换，这位电子文件具有易更改性，即在流转过程中存在被修改的可能，这种修改很可能不留痕迹。电子文件对信息技术的软硬件有较强的依赖性，不同格式的文件转换时可能造成信息失真.计算机软硬件升级速度加快，升级后的软硬件在读取电子文件时也可能造成信息失真。另外电子文件载体寿命相对较短，在进行电子文件迁移过程中也可能造成信息失真，这些都会影响到电子文件的真实性。目前主要利用技术保障措施，如数宁签名、利用元数据技术进行著录、用户权限分配和身份识别等，以保证电子文件的真实性。但这些技术有一定的缺陷，像元数据技术本身就是档案界正在讨论尚未确定的热点问题，数字签名那么涉及到ca等问题。 b）电子文件管理原那么实现的问题 如何将令程管理原那么与前端控制原那么在现实中实现是急需解决的问题。开发运行电子文件管理系统是一个理想的方法。但电子文件管理系统如何与电子政务融合、电子文件管理系统如何与原有 的业务系统无缝连接.这方面的实践也很少。 c）传统档案的数字化问题 2023年9月1日国家档案局颁市的纸质档案数宁化技术标准（da／t31—2023）成为纸质档案数字化的标准。图片、声音与影像档案的数字化标准尚未公布。传统载体档案的数字化代价高。对现有档案的数字化，目前有原件扫描或者缩微后扫描胶片两种方式。这两种方式都需要投入相应的设备，而这些设备在价格上比较昂贵。另外在耗材上也是—笔很大的支出。其次档案信息数字化效率低：采取原件扫描的方式数字化，人工干预的程度高，效率很低。 四、数字档案馆建设对策研究 1.加大培训力度，建设一支电子技术与档案业务精通的人才队伍，各档案馆的业务骨干进行计算机应用技术的培训。 2.更新观念，以长远眼光看待数字化档案馆的建设。长期以来，多数档案馆重保管轻利用，一局部领导更是认为档案工作可有可无，不如经济工作那么重要，见效快，但当今社会处于信息时代，档案馆的大量信息资源给领导决策、工作查考提供了较大的利用价值，为方便快捷利用档案，数字档案馆建设势在必行。 3.加大投入，不断完善档案馆根底设施建设。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。 五、数字档案馆开展趋势 如何才能建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，其开展趋势既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息根底和物质根底，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建数字化档案馆，是切实可行的。 六、结束语 尽管数字档案馆的理论研究取得了很大开展，但是在实践方面却是处于试点起步阶段，还有许多关键的理论和技术问题需要解决、许多标准性标准化的制度体系需要制定。数字档案馆作为我们的开展目标和方向，超越了时间、空间和地域的界限，拓宽效劳领域及内容，为利用者提供优质高效的效劳，从而提高档案工作的地位和作用。 参考文献 [1]张晓霞：【数字档案馆---21世纪的新开展】 【兰台世界】 2022年第3期 [2]王宇辉【21世纪数字档案馆开展之我见】 【档案与建设】 2022年第3期 [3]徐富荣【谈数字档案馆的建设】 【广州档案】 2022年第2期 第9页 共9页