2023年会议室使用规定.doc

会议室使用规定 会议室使用规定一、目的为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定：二、定义会议室指的是大会议室、中会议室、小会议室以及接待室。会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待及适合在会议室举行的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其他用途。三、规模及配置接待室：可容纳6人;小会议室：可容纳14人，配备固定式投影仪、投影幕布;中会议室：可容纳22人，配备电视机;大会议室：可容纳70人，配备音响、话筒、led显示屏。四、会议室使用规定〔一〕三个会议室及接待室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；〔二〕部门或个人需要使用大会议室时，需提前一天向行政部提出申请并填写会议使用申请表；部门或个人需使用中会议室、小会议室以及接待室时，需提前一小时提出申请并填写会议使用申请表，因临时情况需使用会议室的，可告知行政部先使用，后填补会议使用申请表。〔三〕使用原那么：先申请，后使用，谁使用，谁负责。按申请先后顺序使用,如遇公司层级的紧急及重要的会议可优先使用。〔四〕申请使用会议室的部门应在所预约时间准时到达会议室，超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排，如需延长使用时，请及时通知行政部。〔五〕任何部门或个人在使用会议室期间，必须保护会议室的设备设施，安全使用，如因个人原因造成设备设施损坏，须照价赔偿。〔六〕会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议要求，行政部相关人员可协助办会。〔七〕会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，会场禁止吸烟，禁止乱扔垃圾等不文明行为；使用完毕后，务必将所有移动过的椅子、桌子、设备设施等复原，离开时关闭设备电源，并通知行政部及时验收检查。附件：会议室使用申请表会议室使用申请表申请人〔部长申请〕申请部门申请时间使用日期会议主题〔会议名称及详情〕使用时间段时分——时分参会人数会议室选择□小会议室□中会议室□大会议室□接待室所需设备及物品□投影仪□音响设备□ 会议设备行政部意见备注