2023年中小制造企业采购内部控制流程管控浅析.docx

中小制造企业采购内部控制流程管控浅析 吴菲萍 摘 要 对制造企业来说，采购是生产的源头，采购的物料优劣更是产品质量的关键。尤其是对中小制造企业来说，采购本钱占产品总本钱的70%-80%，直接影响企业利润，而采购环节往往是企业最容易出现漏洞的环节。本文针对中小制造企业采购内部控制流程的现状进行展述，为采购内部控制流程的管控提出几点改良建议。 关键词 采购环节 内部控制 管控建议 中小制造企业采购流程主要包括根据销售订单产品展算的采购物料需求，选择适宜的供给商，货比三家，品管收到样品后验证其可行性，再根据需求量签订价优质高的采购合同，供给商批量发货后仓库品管验收入库，信用期满后为其申请货款等过程。整个环节主要涉及生产方案部、采购部、物资部、质量部和财务部等部门。大局部中小企业为节省本钱，未使用ERP管理软件，采购环节内部控制较薄弱，企业风险频发，腐败浪费现象时有发生。基于目前存在的问题，本文从完善中小企业采购内部控制流程角度，浅析管控建议，望能为中小制造企业的可持续开展添砖加瓦。 一、中小制造企业采购流程内部控制的现状 〔一〕采购流程内控意识非常薄弱 内部控制是全过程、全体员工共同参与。一直以来，不管是大型企业还是中小型企业，内控意识都很薄弱，很多企业为了节省公司本钱，而不会专门设置内控部门。尤其是中小制造企业，对内部控制投入费用更少，故采购部门的员工意识薄弱，不了解什么是内部控制，也不会考虑本部门不标准的工作行为会给其他关联部门带来的不良影响，降低了采购效率，给公司增加本钱负担。 〔二〕采购不相容岗位未做到职务别离，缺乏互相监督 中小企业为了节省人工本钱，一般就设置采购部一个部门，有的甚至采购员包揽采购所有环节业务，如供给商的选择、价格确定，甚至直接签订合同等。缺乏采购的前期工作准备，如市场调研、供给商实地考察、物料价格比照、付款条件谈判等工作。采购人员权力范围过大，没有其他部门参与监督审核，很容易给企业带来质次或价高的产品，给滋生腐败提供空间。 〔三〕采购预算管控工作不严谨 预算控制是企业内部控制的重要手段。很多中小制造企业，因管理人员管理水平有限，预算工作无具体执行审批和调整环节。比方，遇市场变化波动，客户的销售方案和车间的生产方案也会随之变动，如采购方案安排未及时响应变化，未做到与销售等相关部门数据同步变化，就会造成库存短缺或积压的问题，脱离预算控制，导致采购实际本钱与决算本钱失衡，给企业库存本钱带来巨大压力。 〔四〕采购流程绩效考评体系欠缺，流于形式 由于中小制造企业采购部管理人员单一，往往由一人担任多环节操作，缺乏有效的考评体系，绩效考核指标也不完善。有的公司绩效考评类似工作总结，仅限于年终发奖金或分红时采用，大局部流于形式，难以激发员工的积极性。 〔五〕内部数据管控不严密 据市场调查，目前大局部中小型制造企业还是小作坊式管理模式，管理水平欠缺，供给链管理从客户接单到物料采购入库，到领料车间生产到产品入库发货环节还是纸质单据流转，数据仅限于电子表格统计，很容易出现购置重复甚至采购错误造成库存统计不准确等问题。同时，也有局部中型制造企业为了提升企业管理，启用了ERP系统，但制造企业流程繁多，对操作员有一定要求和水平，稍有错误或遗漏环节，数据就会不完整。此外，很多业务环节由一人操作，审批环节不严密，特别是采购模块，如有多采购或重复采购，很难发现漏洞，不仅给企业带来损失，还会使企业高层的决策数据出现偏差，影响决策的准确性和针对性。 二、完善中小制造企业采购内部控制流程管控的建议 〔一〕增加采购业务内控制度培训，强化利害关系 中小制造企业要加强内部控制管理水平，必须增加内部控制的投入，制定适合企业的内部控制制度，进行定期培训宣讲及必要的考核，以提高员工内部控制的思想意识。具体有以下两点建议：一是可以利用新员工培训的时机，在介绍企业文化的同时，把采购业务环节内控制度也作为专业培训对象，强化内控意识，强化业务之间的利害关系;二是定期聘请专业老师对采购部门所有员工及其他部门相关员工〔比方：销售部下单员、生产方案部的管理员和物资部的仓管员等〕进行专业培训，提升他们对采购环节及相关的其他环节内部控制的認识。例如，上海威贸电子股份，是一家制造电子线束等产品的中型新三板企业，就非常注重对采购部门内部控制的培训教育。企业每月召开采购业务内部控制分析会，清理每月未交订单，厘清其是否和生产需求相符，之后满足库存缺料需要;每月定期拜访供给商，让供给商按期保质交货，保证车间有料有序生产;每季度定期更新物料的平安库存，促使企业稳步增长。 〔二〕完善采购管理组织机构，合理分配权力 中小制造企业由于产值和业务量比大型企业少，所以部门设置不多，有的小型企业一个部门就一个员工操作所有业务。鉴于中小制造企业的特殊性，可以借鉴大型企业内部控制管理组织模式，完善采购管理组织机构。遵循不相容岗位互相别离原那么，将采购局部离为两个部，采购资源部负责前期市场调研、开发供给商、比价议价、签订合同等;采购业务部负责后期采购业务，根据采购方案采购订单、收货、验收发票、申请付款和沟通退换货等业务。简化流程，合理分配权力，相互约束，互相监督。 〔三〕强化采购预算细节执行力度 针对目前中小制造企业采购预算流于形式的情况，建议加强采购预算细节执行力度。由财务部主导，每月结束后进行比对实际和预算差异，针对差异找出原因，下月进行改善。针对由销售方案变更带来的采购方案变更，同销售预算表一致，建议预算表上原有的采购物料、用量及金额不变，但必须及时停止原有物料所有已下达的采购方案，及时止损，变更的物料用补充的方式参加预算表，第一个月为特殊申请采购，第二个月及后续月变为正式采购方案，以此类推，年度决算时作为特殊事项列示。如此执行，采购预算才能成为内部控制的重要手段。 〔四〕完善采购环节绩效考核机制 大局部中小制造企业采购部门还属于职能部门，每月发放固定薪水，但采购部门的物料关系到企业的生产进度及仓库存货的数量，提供物料质量好坏甚至会影响客户满意度，故继续采用固定薪资制度会导致员工工作积极性不高，与外部缺少沟通，故有必要参加绩效考核机制。科学有效的考核機制，不仅有利于员工认清自身的缺乏，还能提高员工的工作积极性。也可以借鉴大型企业的管理模式，通过综合运用财务指标和非财务指标，对采购员工进行全方位的考核，既调动了员工的工作积极性，也能明确企业需要改善和加强之处，不仅提升了员工的业务能力和综合素质，同时也完善了采购环节内部控制的管理。鉴于中小制造企业的模式，可以稍加简化后按以下几个指标进行每月考核评比： 1.采购降本率。采购降本额等于当月的采购数量与历史单价减去本月单价的乘积;采购降本率等于采购降本额与采购历史总本钱的比值。采购资源部要对各相关物料单价进行分析，在采购物料前，先查好它的原料组成，了解供给商所生产产品上游原料市场价格，为核价打下根底。同时，和销售部员工及时沟通销售订单数量及预测订单数量，根据采购需求数量多少和供给商谈价议价，选择采取批发价、阶梯价、期货价还是现货价，为企业实现降本增效。 考核方法为以采购上年加权平均单价为历史单价，再根据本月加权平均采购单价为本月单价，降本率标准可由历年预算指标确定，再计算本月考核占比分值。 2.物料到货及时率。物料到货及时率等于延迟交货订单批数与总批数的比值。每批采购订单都要根据客户产品交期和生产周期倒算物料到货时间，及时与供给商沟通目前的设备生产能力和库存额，根据生产进度决定每批货物的运输方式等，掌握到货的主动权，防止到货不及时影响生产和客户交货，把损失降到最低。 考核方法为按和供给商沟通的预计到货日期为根底，实际到货日期根据本公司情况确定左右浮动天数，确定延期天数批数，如有数量未交期，可把占比综合统计进去。 3.来料品质达成率。来料品质达成等于不良来料批数与当月来料总批数的比值。要求供给商送过来的物料质量必须到达公司的品质标准要求，如来料达成率未到达公司考核范围，必须让供给商出具改善措施，有必要的时候更换供给商等，以确保公司产品质量，保证公司商誉。 考核方法为根据品质部QC提供的每月来料品质统计表，按客户给企业要求，反向确定供给商达成率考核指标，来催促采购部加强供给商管理。 以上三个考核指标，建议采购资源部采用采购降本率和来料品质达成率，采购业务部采用物料到货及时率和来料品质达成率，所占的权重分别为50%标准，对于每月结束根据以上三个公式统计出三个指标数值，再各乘以各自的权重系数，就得出了每个采购员的考核分数。再比照考核标准，每月评出等级，依据等级发放绩效奖金。 〔五〕进行数据整合共享及权限加密处理 随着现代信息技术的开展，企业管理软件已经普遍被大型企业采纳，中小制造企业使用范围还不广，鉴于目前软件成熟，软件给企业带来的效率远超过本钱，故建议中小制造企业全范围采用企业ERP进行数据管理和整合，提高数据的及时性和准确性。以国内用友ERP管理软件为例，只要销售订单全部录入系统，维护好存货档案，所有采购物料需求会根据销售订单展算出来，所有采购数量和单价都具有可追溯性，如有需要，在系统内可随时动态查询物料的库存结余，已下单时间，预计到货时间，预计入库数量、采购退货数量等，减少人为手工操作带来的失误，大大提高工作效率。同时，还可以设置制单和审核权限别离，互相监督，提高数据的准确性。 三、结语 2023年上半年，不少中小制造企业因销售受阻本钱过高而进入破产清算。故企业特别是中小制造企业要生存下来并实现可持续开展，需要不断完善和优化采购环节的内部控制管理，不断创新，从小做大，使内部控制管理成为一种常态。 〔作者单位为上海威贸电子股份〕 参考文献 [1] 张洪东.完善制造类企业采购环节内部控制探析[J].当代会计，2023〔11〕：53-54. [2] 王红霞.制造企业采购业务内部控制存在的问题及应对策略[J].会计师，2023〔03〕：55-56. [3] 蒋文芳.论制造企业采购业务内部控制存在的问题及其应对策略[J].中国水运〔下〕，2023〔02〕：157-159.