2023年商务部管理制度.docx

商务部管理制度 第一章总那么 一、管理目的 为加强商务部管理，明确部门人员岗位职责，促进商务管理的标准化，维护公司的合法权益，提高工程效益，结合公司的实际情况，特制定本管理制度。 1 二、适用范围 本制度适用于。 2 第二章岗位职责 一、商务部部长（负责人）岗位职责： 1、在总经理的直接领导下，全面负责公司商务管理工作，协助指导生产经营管理工作，协助配合公司其他部门进行相关业务工作。 2、认真贯彻执行国家相关法律法规，及时熟悉并掌握各种施工工艺、行业定额、国标清单、材料价格信息、劳务价格信息。 3、爱岗敬业，忠于职守，保守公司商业机密，不得徇私舞弊、滥用职权，损害公司利益。 4、带着商务部完成公司经营目标，合理安排部门员工的分工与协作，考核、鼓励、培养下属员工，形成良好的部门管理机制。 5、商务部负责人应切实加强对投标工作的筹划（包括风险分析、清单工程量差异分析、单价分析、施工条件及施工难易程度分析、标前本钱测算、投标盈亏分析及投标策略）并上报至总经理，由总经理组织进一步研究报价决策，使之最后定案报董事长。 6、商务部负责人应参与业主合同谈判，认真研究与分析合同条款，最大限度争取有利条件，降低履约风险。 7、商务部负责人应根据招投标文件、招标答疑、施工合同、施工图纸等主持编制工程本钱测算、工程盈亏及筹划点分析、对工程施工合同二次风险识别及提出应对措施，报公司总经理批准后，建立目标本钱，并将目标本钱责任分解明细。 8、商务部负责人应主持分包分供招标工作，根据工程部提供的技术要求及施工图纸（含设计变更单、工程指令）编制招标文件及工程量清单，经综合比选后确定三名中标候选人，报公司审批。 9、商务部负责人应组织复核清单工程量量差（即根据招标图纸复核招标工程量，并与招标清单工程量进行比照），对清单工程量的偏差、清单工程量工程特征描述不符、清单漏项等问题，做出对公司最有利的方案，上报公司总经理。 2023、商务部负责人应组织进行月进度款的申报及形象进度确实认，及时回收工程款，并做好相应台账。 11、商务部负责人应进行工程施工过程中商务筹划（根据施工合同、施工标准等，结合施工现场条件进行商务筹划），通过创造条件、制造条件进行设计变更，提高工程经济效益。 12、商务部负责人应在工程部提出施工工艺或施工方法改变、材料或设备更换、现场地质情况、现场环境变化、突发事件等原因的情况下，组织编写工程联系函，并根据设计院下发的设计变更通知单，安排预算员计算变更增减造价，组织及时更新工程价格和合同本钱，并检查设计变更台账。 3 13、商务部负责人应负责对施工方案的商务局部与工程部总工沟通，以便使技术方案有更好的经济效益。 14、商务部负责人应组织预算员及时办理现场签证，做好工程联系函、草签、正式会签，并及时进行工程造价核算，组织及时更新工程价格和合同本钱，并检查签证单台账。 15、商务负责人应根据施工合同等原因，负责对业主违约进行索赔，包括工期索赔和费用索赔。 16、商务负责人应主持编制各工程工程商务月报，包括本月完成产值（合同内产值加合同外产值），本月人工费、机械费、材料费等费用支出统计。 17、商务负责人应根据工程月报，组织工程本钱核算及控制，通过目标本钱、方案本钱与实际本钱的比照分析，总结当期本钱控制经验，查找本钱控制中的缺乏，确定改进措施或方案。 18、商务部负责人应负责审核班组进度款支付工作，对于超出图纸局部而又未经现场施工员、预算员、工程负责人签证的工程量，一概不予计量。 19、商务部负责人应组织部门内部文件管理资料，包括招标文件、招标图纸、招标答疑、投标文件、中标通知书、施工合同、施工图纸、图纸会审、会议纪要、施工组织设计（施工方案）、设计变更单、签证单、进度款申报文件、进度款支付文件、收发文记录、竣工图等。 20、商务部负责人应在工程竣工结算阶段对业主结算进行筹划，包括结算工作安排、主要工程量和单价筹划汇总、对结算存在争议问题的筹划、结算对外关系筹划。 21、商务部负责人应负责组织和内审、外审进行结算核对工作，完成公司下达的经济结算指标。 22、商务负责人应在工程竣工结算后，进行商务总结，建立健全公司建造本钱库和内部定额。 23、完成领导交办的其它工作。 二、预算员岗位职责： 1、在商务部负责人的直接领导下，全面负责公司商务计量计价工作。 2、做好投标报价的编制工作，结合现场吃透与投标相关的各项资料，做好自己的分析和判断，为公司高层领导决策提供可靠数据； 3、预算员接到施工图后，必须及时翻阅图纸，提出问题，做好图纸会审准备； 4、预算员应在规定时间内，编制出工程预算书并完成自检； 5、预算员应复核中标工程的清单工程量与投标报价相比较，找出差距，根据合同规定向业主申请调整工程量或合同价款； 6、预算员每月编制产值报表，经工程经理审核签字后，按照合同约定，定期报送业主代表签字，作为工程进度款结算依据，并同时提交一份给公司财 4 务部； 7、预算员按每月或节点完成工作量，对材料、人工、机械等进行分析并建立好台账，为本钱分析提供依据； 8、预算员负责完成设计变更的商务跟进工作，配合工程技术负责人编写工程联系函，送监理、设计、业主签字盖章，签字盖章后送至设计院作为设计变更单出图依据，并及时依据设计变更单计算变更前、后工程量价的增减变化，做好设计变更台账。 9、预算员负责完成签证单的草签、正式会签，并及时完成签证单的计量计价，做好签证单台账。 2023、预算员负责准备、收集向业主索赔的索赔资料，包括现场影像图片、会议纪要、施工日记、施工方案等有利于索赔的所有资料。 11、预算员负责编制商务月报，包括本月完成产值（合同内产值加合同外产值），本月人工费、机械费、材料费等费用支出统计。 12、预算员负责对施工班组工程进度款的计量，对机械台班的统计与计量。 13、预算员负责各种结算资料的收集与保存，并将当天发生的现场照片、签证资料、变更资料等提交公司商务部进行存档备份。 14、预算员应做好工程施工中的跟踪工作，了解每个工程的实际情况、了解每个分局部项工程的工艺流程，配合工程工程人员办理好各项经济性工作； 15、预算员负责编制工程工程结算书，同内审、外审进行结算核对工作； 16、驻工地预算员在工地现场的工作。配合工程工程部做好合同的起草及签订前期工作，配合工程工程部做好变更造价分析工作合并指导工程工程部做好工程签证、变更签证、隐蔽验收、材料价格签证等经济性资料的编制工作。 17、预算员负责在工程竣工结算后，将该工程所有商务资料送公司存档； 18、完成领导交办的其它工作。 三、资料员岗位职责： 1、负责设计变更联系函的登记、签收、传递、立卷、归档等工作。 2、负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档，严格遵守资料整编要求，符合分类、编码规那么，资料份数应满足资料存档的需要。 3、负责收集和整理施工员完成的工序资料及相应的测量和试验室资料，并汇总、报送（监理及业主签字验收）、管理做到完整、及时。 4、负责记录汇总每天的天气状况、生产环境、施工场地状况。 5、负责收集施工员的施工日志，并进行汇总和整理。 6、负责将当天发生的文字汇录、变更资料、签证单、会议纪要、影像资料汇总，提交公司商务部存档备份。 7、工程竣工后，负责将竣工资料立卷移交当地档案馆、业主、公司总工办及 5 其他相关部门。竣工资料移交与归档时，应有移交目录，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份、双方各持一份。 6 第三章管理细那么 一、招投标管理 1、接到招投标文件后商务部应依据招标文件的要求，认真审图。编制招标文件，进行招标答疑。 2、商务部负责人应组织分析招标文件（含附件）内容，组织投标小组，分工定责到人，明确完成方案、复审程序、完成投标流程。 3、按招标文件的时间，准时送报招标单位。 4、投标书字迹要工整，填写内容齐全，加盖公章；投标文件要有目录，封袋要标准，要盖齐缝章，并派专人送达在招标文书规定时间之前办理完毕。 5、接到中标通知书后由商务部起草工程承包范围，合同条款应内容齐全，措辞严谨，合同经董事长批准前方可对外办理签订。 6、合同签字生效后，在总经理的主持下，向各部门及履行合同单位进行全面交底。 二、对外承包合同管理 1、工程承包合同的根本条件和内容： 1.1、工程名称和地点。 1. 2、承包方式，范围和内容。 1.3、开竣工日期。 1.4、工程质量、保修期和保修条件。 1.5、工程价款的支付、结算方式和竣工验收方法。 1. 6、工程造价。 1.7、设计文件及预算技术资料提供的日期。 1. 8、材料、设备供应方式。 1.9、双方协作的事项。 1. 2023、奖惩条款。 1. 11、其它。 2、工程中特殊情况需要明确的问题，应在承包合同中明确以利双方共同履行。 3、承包合同必须采取书面形式，并附必要的合同附件，合同的附件主要包括： 3.1、工程预算（投标清单或控制价）和中标通知书。 3.2、甲方供应的材料、设备的品种、规格、数量和到货的时间表。 3. 3、甲方分包工程的质量要符合国家、地方标准和标准，时间应满足现场要求，合同应明确配合费用。 3.4、建筑法规定禁止承包单位将其承包的全部建筑工程肢解以后以分包的名义转包给他人。鉴于考虑甲、乙双方良好合作关系，但是要在合同附加协议中明确，以躲避合同风险。 7 4、签定承包合同的原那么： 4.1、遵守国家法律、法令，符合国家政策。 4. 2、符合平等互利、协商一致的原那么。 4.3、所承包的工程，必须在开工前签定承包合同。 4. 4、当事人双方，均应有法人资格和履行合同的能力。 4.5、施工图和技术资料要齐全。 4. 6、施工的准备条件根本具备。 5、承包合同工期应根据工期定额确定，如业主及总包单位要求压缩工期，应要求设置节点工期奖励或应该根据定额计取夜间施工增加费、赶工措施费等相关费用。 6、延长合同工期的原那么： 6.1、凡属甲方责任，未按合同规定提供施工图、技术资料、材料、设备或其它原因，如结构变更、增加面积造成工程拖延，可补办工期顺延手续。 6.2、发生不可抗拒力，而造成工期顺延的，可办理延长手续。 7、在承包合同的实施期间，应按职责分工，将发现问题及时向领导反映，并提出解决问题的建议和方法，使合同的履行率不断提高。 8、承包合同统一由商务部负责人签署，由商务部统一编号存档。 三、对内经营、采购类合同管理 为了加强公