2023年大型会议策划方案.docx

大型会议筹划方案 篇一：预算会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：1、交通费用交通费用可以细分为：（1）、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通（2）、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。（3）、欢迎交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、会议室/厅费用具体可细分为：（1）、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。（2）、会议设施租赁费用此局部费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类成效参数作出具体要求（通常可向专业的会议效劳公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否那么可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。（3）、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此局部费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议效劳商协商。（4）、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其本钱费用可能比市场行价要高，如果让专业会议效劳商代理，将获得价格相比照拟低廉且效劳专业的支持。对于这些单项效劳支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订效劳协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展效劳商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的效劳工程有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等效劳是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的效劳工程及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。（1）、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否那么餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用）（2）、中餐及午餐中餐及午餐根本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的效劳费用。（3）、酒水及效劳费通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在根本消费水准的根底上加收15％左右的效劳费。（4）、会场茶歇此项费用根本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含效劳人员费用，如果主办方需要非程序效劳，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式那么以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。（5）、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：6、视听设备除非在室外进行，否那么视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展效劳商代理●音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理c、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。d、其他点心、水果及调制色酒5、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪效劳、临时道具、 及其他通讯、快递效劳、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难方案，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢。展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察方案的话）。不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mx3m，隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有以下设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。■邀请不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。信息发布从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式 、信函、电子邮件、网路回执或者 均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展确实切地点、时间、议程、签到程序及会展本卷须知等。■签到与入住安排如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到效劳人员应该不少于6人工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的工程设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。■餐饮安排一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于本钱的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。■交际/酒会交际/酒会一般需要细心筹划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以气氛十分重要。交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、效劳人员等。重点：场地、节目、司仪、平安保障、效劳程序。由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。■新闻发布会新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比方，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以答记者问为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。新闻发布会要素：●目的●信息发布的目标受众●拟邀请对象●发布会规模新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大局部：1、活动筹划与主题确定2、节目筹划与议程安排3、资料准备4、与会人员邀请、沟通与确定5、时间、场地落实与场景布置6、产品展示、演示与信息发布7、现场气氛控制一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和根本风格。大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也根本沿用下述套路：1、政治性严肃感2、高科技产品类正规中带有活泼3、农业类别亲切、环保4、文化类别文化感、历史感5、一般工业品科技感、品质感6、娱乐类活泼，前卫7、时尚产品经典中带有时代气息8、工艺品类经典、古拙9、其他类别相应的风格二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。建立组织的原那么：一是专业原那么，专业的人做专业的事，知人善任。比方，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是平衡原那么，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是分工原那么，分工应该明确，职责清楚，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是扁平原那么，一般在大型的活动中有多层次的金字塔结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是制度原那么，尽管是临时性组织，但一旦参加组织机构，人员就应受规章制度的约束。发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。三、确定时间、流程与目标管理，并做好反响、调整。时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安