2023年数字档案资源建设的问题与对策探索.doc

数字档案资源建设的问题与对策探索数字档案资源建设的问题与对策探索 杜蔚明 摘 要 信息技术高速发展，现如今，已经深入到各行各业，对工作的开展产生了巨大的影响，也深刻地改变了人们的生活。数字档案有着得天独厚的优势，那就是它便于传输，易于管理，大大提高了档案相关工作的效率。但是，在实际建设数字档案资源的过程中，仍然暴露出了一些问题，需要相关人员提高重视。文章简单分析了数字档案资源建设在实际实施过程中遇到的一些分析，总结原因，并提出相应的解决方法。关键词 数字档案；资源建设；问题；对策 中图分类号：G271 文献标识码：A 随着我国信息技术的发展，电子政务的开展也受到了数字技术的影响。当前，数字档案越来越丰富，数字档案的建设也加快了脚步，为公众提供更高质量的服务。一直以来，数字档案资源的建设水平在一定程度上反映了国家的信息技术发展状况。我国近些年虽然加大力度对数字档案进行建设，但是，要想让数字档案的发展道路更加顺畅，档案资源越来越丰富，相关人员有必要对现存的问题有所了解，选择正确的方法来进行解决。一、数字档案资源建设的现存问题（一）资源收集渠道不够通畅 信息时代，计算机的引入使得人们办公的效率大大提升，单位时间内的工作量增加，传统工作模式中的同样工作量所消耗的时间也大幅缩短。过去，人们在进行档案管理时，通常需要对大量的纸质文件进行操作，在面对数量庞大的纸质档案时，人工的弊端越发明显。比如，人工操作可能由于疏忽造成档案遗失。而应用数字档案管理模式，档案管理的效率得到了显著提升，档案管理的准确性也能够得到保障，极大地避免了人工操作的各种风险。而电子档案出现以后，信息在局域网内传递，档案馆可以更加充分地发挥档案的作用，让档案资源建设更加多元化。然而，现阶段，我国数字档案资源的收集渠道还不够通畅，有些部门在制定数字档案时遇到了一定的困难，影响了档案部门和政府部门的业务对接，降低了数字档案管理的效率1。（二）数字档案资源建设不够规范 数字档案的建设是一项长期的工作，离不开统一化數据的规范，尤其在互联网时代，人们对互联网的利用非常充分，如果在进行数字档案建设的过程中不能按照特定的标准进行，数字档案的建设有可能在某一阶段受阻，不能达到预期的效果。另外，数字档案建设缺少规范最直接的体现就是在档案格式上。目前，数字档案的格式主要有 DOC、RTF、TXT 等，数字档案的文本档案格式大都是DOC 格式，这种格式存储量大，对文本档案的编辑比较简单。另外，对于图片格式的数字档案来说，还有 JPEG、TIFF、PDF 和 CEB 等格式，不同的格式具有不同的特点，在进行数字档案建设时，我国很多地区普遍存在对格式的把控不够严格的问题，对数字档案资源建设缺乏规范，是造成现阶段问题的主要原因之一2。（三）数字档案和传统纸质档案有一定程度的重复 传统纸质档案的各种问题一直以来都困扰着相关部门，比如，纸质档案容易丢失，存储起来难度较大，对存储环境的要求较高。但是，在进行数字档案建设时，数据大都存储在硬盘里，这也在一定程度上面临着数据存储的风险。因为病毒的存在，存储在计算机中的数字档案也不能确保安全，一旦病毒将数字档案破坏，档案库将难以恢复。所以，在进行数字档案建设时，纸质档案也仍然在使用中，这虽然相当于对档案进行了一次数字化备份，但是，数据存储的重复也在一定程度上造成了资源的浪费3。（四）信息服务功能有待提高 信息服务功能不够完善也是当前数字档案建设过程中暴露出来的一个显著问题。网络时代背景下，信息技术的服务属性得到了更加充分的体现。信息服务也因为大数据、人工智能等技术的融合而提高了水平。数字档案的距离和人们的生活关系越发密切。而且随着全社会数字档案管理意识的增强，我国数字档案建设中信息服务功能相对落后的弊端也越发凸显。目前，很多地区存在信息获取渠道单一，不同网站的信息获取渠道不同等问题。这时，用户面对特定信息，也只能到不同的网站进行搜索。还有一部分网站在维护工作方面比较不力，网站数字档案内容陈旧，不能为使用者提供更加深入的内容。二、数字档案资源建设的对策（一）以集中管理的形式为核心，确立数字档案管理体系 在进行数字档案资源建设时，应对组织进行一定程度的优化，以便让制度能够得到更好的落实。对于数字档案进行管理时，相关部门需要对数字档案从产生、存储到销毁的全生命周期进行管理，以便提高数字档案资源的建设效率。对数字档案进行集中式管理还体现在相关部门要对数字档案的全过程进行把控，并建立数字档案存储中心，对存储中心和外界相连的网络接口进行管理和优化，做好电子档案的备份工作，并完善管理制度，让文件能够在离线状态下进行接收，并实现异地存储，在网络连同时第一时间将异地存储的档案传输到存储中心，由中心进行统一管理。（二）建立统一的数字档案接收标准 在进行数字档案建设之前，根据档案库的预期规模和档案使用状况，需要对数字档案的接收标准进行明确。由于数字档案不同于传统档案，有文本、图像、音频、视频等多种形式，如果不对接收格式进行明确，容易在后续调取、查询等工作进行时出现问题，降低数字档案的管理效率。数字档案建设部门需要将档案建设工作分为多个环节，从数字档案资源的收集工作开始，确定收集方式，确定存储方式，并针对档案的使用进行详细的设计。整个数字档案资源管理的应该具有足够的协调性，不同的部门应当在统一的管理下和制度下接收档案。借助于网络，再将档案汇集到档案管理中心的数据库中。档案馆之间也应按照特定的制度进行资源共享，档案管理部门应当加强电子文档的建设，按照统一的标准构建电子档案管理系统，包括系统库房的建设、条码的管理、安全管理、消防系统管理、消毒熏蒸管理、环境温度控制、环境湿度控制、档案调阅和派送等多个环节。在条码管理中，为了提高档案查阅的效率，档案系统那种应完善条码的识别功能，并定期对其识别功能进行检查、优化，指派专人 24 小时对系统进行检查。另外，消防系统的完善工作也是非常必要的，因为无论是纸质档案还是电子档案，存储环境都要严格保证火灾发生风险在最低限度内。（三）对信息资源进行优化配置 相关部门应对现有的数字档案信息进行更加充分的利用，让档案资源发挥价值，对档案资源进行优化配置，让数字档案能够在不同信息系统之间进行传输，完善信息资源共享平台。档案建设时，应多个部门进行联合，采购电子文献资源，同时做好纸质档案的备份工作，根据当地特色，结合大数据、物联网技术、云计算等技术，建设档案共享平台，并对数字档案资源进行资源的配置，做好分类工作。另外，還需要依托 CALIS 平台实现数字档案资源平台的创新。当前，对数字档案资源共享平台进行建设时，应从云服务这一方面入手：首先，应促进机构打通共享渠道，通过网络按照特定的规则进行共享。其次，除了让平台之间实现资源共享以外，还要让用户之间实现资源的共享。另外，数字档案库的建设单位应当认识到，普通用户不光是档案的使用者，还是档案库的建设者，应给予他们一定的上传档案的权限，并在共建数字档案库的过程中，对云服务进行评价。最后，我国已经进入了网络时代，在进行数字档案资源的建设时，应当打造多元的网络数字档案平台，并和新媒体进行融合，为数字档案的传播打造更好的环境。（四）提高数字档案信息服务工作的质量 在信息时代，人们在长时间接触先进的信息技术的同时，逐渐形成了大数据的意识。而且，互联网的发展进一步方便了人们的生活，大大提升了人们的工作效率，在进行数字档案资源建设和档案管理时，相关部门应当让档案公开化、信息化，目的是为公众提供更好的档案服务。数字档案库应当使用先进的信息技术，对档案进行整合，并分门别类地为档案建设不同的网站，并为不同的网站建立统一的检索平台，进一步为公众使用档案创造方便条件。三、结语 数字档案的建设是大势所趋，也是我国社会发展和经济建设的必然结果。数字档案资源能够极大地方便档案使用者，为档案相关工作创造条件。另外，数字档案管理起来也更加轻松，对环境条件的要求较低。不过，在实际建设数字档案资源的过程中，经常面临各种各样的困难，相关人员要对这些问题有所了解，并选择正确的方法予以解决。文章就简单分析了数字档案建设中的普遍问题，并提出了相应的参考解决方法，希望对我国数字档案资源建设工作有所帮助。参考文献：1邓启飞.分析建设数字档案馆对档案管理体制的影响和解决措施J.中国培训，2017（10）：94.2袁玉平.浅析档案的信息数字化建设J.？信息技术与信息化，2019（01）：125-126.3乌日娜.数字档案在管理利用中应注意的问题J.办公室业务，2019（02）：119-121.