2023年会议策划之会场的选择.docx

会议筹划之会场的选择 篇一：会议筹划会场的选择 会议筹划之会场的选择 不同类型的会议，其选择的场地风格也不尽一致；同时，会议场地的软硬件条件是否能符合会议要求也值得深入研究，这需要会务组人员花费较多的心思去比较和确定。作为室内会议的补充和拓展，文化体验活动也需要确定一系列的事宜。总之，要确定一场会议的室内外活动，要提前踩点和考察。 在前期筹划阶段确定会议举办城市或者地区之后，就该着手选择具体的会场了。一般而言，对于学术型会议，学校报告厅，酒店，或者会展中心都是不错的选择。但具体将会场定制哪里，还需要综合考虑一下因素。 一，会议规模 所选择的会场要保证能容纳预计的全体参会人员，工作人员以及媒体记者等，但也不宜过大，这样会显得会议现场空荡。比方说，会议预计邀请的所有参会人员为20230人，那么该会场容纳人数应该在120～140人之间为宜。另外，如果会议议程安排了不同的议题同时进行，就要安排两个及以上的会场。并且，这些会场最好是相邻，方便参会人员根据自己感兴趣的议题选择会场。 对于有领导出席的会议，需要安排一间大小适中的贵宾会见室，并且会见室到会场的距离不宜过远。 二，会议预算 选择会场时，应时刻考虑到会议预算。如果预算比较充裕，可以选择在比较舒适方便的酒店或者会展中心举办会议；如果预算吃紧，可以考虑与院校合作，借用其报告厅或者会堂举办会议。总之，尽量在预算之内，租赁到性价比最高的会场。 三，交通便利性 选择会场不能不考虑其交通便利性。理想的情况是会场与嘉宾入住的房间中同一家酒店，或者是与酒店相连的会展中心，嘉宾可以很方便地与会。但如果会场离嘉宾入住的酒店，宾馆有一定的距离，那就必须考虑到会场的交通是否便利，嘉宾能否在较短时间内步行，乘坐公共交通工具或者开车到会场，会场周围是否有足够的停车位等诸多问题。 四，会场设施 会场内的设备设施也是一个需要考虑的方面。建议组委会成员到会场进行实地勘察，确保会场具备会议举办时所需的灯光，音响，背板架，投影仪，led屏，桌椅等设备。同时，也可以要求对方提供备用设备已被不时之需。 五，会议风格 除了上诉几点之外，具体会场的选择还不能无视会议风格这个因素。不同风格和性质的会议选择相应的会场才能相得益彰，取得理想的会议效果。如果举办的是非常严肃的大型学术型会议，那么应尽量选择大气，庄重，宽敞的会议场所；如果举办的是轻松的学术沙龙，那么一处风格高雅，效劳周到的会所或者有特色的风景区休养馆将是不错的选择。总之，适宜的就是最好的，会场选择亦是如此。 篇二：会议营销会场的选择与布置 会场选择 会场选择应考虑以下因素： 1、会场的地理位置，包括交通是否便利、环境是否雅致。 2、会场应尽量选择在当地知名度较高的场所。 3、会场的容量要大，能给顾客提供一个宽松、愉悦的购物环境。 4、配套设施是否完善、效劳是否周到。 即会场选择应注意提升活动的整体规格和层次，表达公司的企业形象。选择在当地知名度较高、档次较高，交通方便的星级酒店，根据联谊会规模，选择其中较大面积的会议室、宴会厅、多功能厅作为会议场所。要求会场宽敞明亮、视野开阔、窗明几净、空气流通，保证活动的总体效果。进入会场的方向性通道必须安排明显指示牌，以引导顾客顺利进入会场。如开会后认为效果不错，可与其负责人商谈长期将之作为会议定点场所，这样在价格上可得到较大的优惠。 会场布置 1.宣传输出。选择会场中活动面积较宽阔一个角落，用于摆放公司企业文化易拉宝，让顾客充分了解公司与产品等各方面信息，从而更加相信公司、相信产品。 （1）会场主席台前悬挂横幅：xxx主题设置相应的背景板； （2）会场四周宣传横幅的内容及数目视会场空间的情况而定； （3）会场外悬挂的宣传横幅跟主题一致突出本场活动的买点； （4）配合挂图在适当的地方张贴宣传海报，与横幅形成照应。 2、座位布置 （1）为到达场地的最大利用率，一般选择长条桌，整个会场排成井字形，摆放距离要适中，会场中间要留出通道，便于来往活动。 （2）在长条桌两侧放置座位，员工自行合理安排顾客座位，便于员工与顾客相互交流、沟通。 （3）每个桌上摆放鲜花衬托气氛，以及“顾客满意是企业的生命之源〞，“欢迎您为我们的效劳提出珍贵的建议与意见〞的标识牌以及水果、茶水、公司的宣传资料。 （4）每一位顾客准备一个贵宾卡，使其有一种荣誉感。 （5）发言的荣誉顾客除贵宾卡以外还必须加配飘带，如果是夫妇同来，应同时配带（会务部准 备空白贵宾卡备用）。 3.会场设施 （1）投影屏幕 为配合讲座效果，要求投影屏幕要具有相应的大小（一般3m×3m）。 如果场地过大，应使用尺寸更大的屏幕，以保证现场讲座时，顾客的视觉效果到达最正确。 （2）视听效果 会场灯光音响必须事先调好，以配合节目表演、专家讲座的效果；讲座时灯光要暗，要保持场内安静，使顾客注意力集中到屏幕上；表演节目、游戏时场内应灯光明亮、温馨，乐曲以轻音乐、经典名曲为宜；现场音响的控制必须得到专业人士的紧密配合，保证不会造成节目和气氛的脱节。灯光要有可控性，便于调动顾客的注意力。对于200人以上的会议，投影屏幕最少保证4m×4m的面积。视听效果往往是现场调动顾客注意力的有效手段之一，声势和气氛几乎都是靠视听效果衬托渲染的，能否在现场制造出沸点效应也与之有着直接关系。 布置细节要求 1、迎宾区： （1）、礼仪小姐身披绶带，对顾客应主动上前迎接，搀扶老人，将其领到签到区； （2）、迎宾区入口处应有醒目的引导牌。 2、签到区： （1）、签到区一般位于会场的入口处； （2）、签到区要求干净、整洁、最好有台布； （3）、要收集邀请函并发放资料袋和幸运抽奖券。 3、测试区： （1）、测试区桌面上的仪器要求摆放井然有序； （2）、测试桌上要干净、整洁不能出现杂物，测试桌上最好使用印有企业标志的桌布； （3）、测试区与讲座区分开，不能在同一区域中，容易引起混乱； （4）、测试时间。（讲座和观看录象时决不允许测试） 4、条幅： （1）、条幅的颜色要衬托现场气氛； （2）、活动的大门口、出口处的正上方、入口处的对面、主席台的正上方都可以悬挂条幅（主席台的正上方要悬挂带有活动主题的条幅）； （3）、如果会场悬挂各种条幅，内容、色彩、字体要协调一致； （4）、条幅制作要干净、整洁、醒目。 5、投影屏幕： （1）、拜访醒目：规格统一，便于每一位顾客舒服、清楚的看到幻灯内容； （2）、屏幕与投影中间无障碍； （3）、屏幕悬挂要处于背光区。 6、样品展示： （1）、产品模型、或样品要醒目、突出、整齐； （2）、样品要干净、整洁； （3）、样品区的目的在于展示产品，不同于售货区，因此样品展示区要设在较醒目的位置。 7、礼品区： （1）、礼品在主席台旁，形成视觉效果。同时与售货区相邻利于销售； （2）、礼品要大而醒目，包装彩带； （3）、礼品价值要表达。 8、售货区： （1）、要求产品摆放整齐，产品展示要醒目并包装礼带； （2）、售货桌上最好使用印有企业标志的桌布； （3）、桌子正上方要悬挂有“售货区〞的展示牌； （4）、写优惠政策的海报要贴在售货区的后上方，位置要醒目，内容书写要整齐大方，内容应包括优惠政策、馈赠礼品的种类； （5）、要注意联谊会售货的平安性。首先要考虑联谊会举办的场所，最理想的是在公司内部的大型效劳中心或者是在酒店宾馆举行，但事前要办理产品展销会手续。 9、顾客区： （1）、要井然有序，每桌7人（含一名销售代表）； （2）、顾客区的布置要便于顾客观看投影和录象。 9、主持人区。会场一定要给主持人留出宽敞的空间，以保证做游戏时有足够的场地。最好能够采用红色地毯，衬托会场隆重性。 2023、板陈列区： （1）、陈列要求：醒目、有序、整体统一； （2）、同时展区要求灯光明亮； （3）、展板最好陈列在进出口处。 （4）、展班设计以企业介绍、产品功能、文化宣传等内容。 12、专家咨询处： （1）、专家咨询处桌上最好使用印有企业标志的桌布； （2）、咨询桌上要印有“医学参谋〞的职称（如：xxx教授、xx主任医师）； （3）、桌子正上方要悬挂印有“咨询区〞的展示牌，专家咨询处展牌悬挂要醒目； （4）、咨询处与购物区相邻。 篇三：会议效劳场地的选择是非常重要的一个环节 会议效劳场地的选择是非常重要的一个环节 —明阳天下会议效劳公司 说起会议，我们第一点想到的就是场地问题，在那里开会。这是一个关键的元素。一个好的会议会展场所对会议的整体形象和质量起着显著的效果，对于场地的选择，明阳天下会议效劳公司本着与人为本的原那么： 1、通过与您沟通，为您找寻一个适当的符合身份地位的而且是适宜预算的场所。 2、负责为您租租订会议或展览场所，布置场地和撤场。同时规划休息室及贵宾室等。 3、为了让您更清楚的了解整个会议情况，我们为您提供会场的布置设计平面图，立体图，设计配置图等。这样可以方便您善用场地周边的条件来进行整体规划。 规划 1、协助组委会，大会秘书处的成立。 2、会议议程表的撰写，中文英文还是中英文。 3、参会人员的邀请函，发言者的讲稿设计。 4、搞要的规划，表格设计，审稿流程。 5、现场的会议记录。 6、如何邀请首长莅临演讲。适合邀请那一位呢。致词稿怎么撰写。 7、会议和展览要如何制造连接线，动线如何安排，才能使与会者和参展者能相互交流。 印刷品 1、协助您进行大会cis的设计规划，设计出贴切表达主办者的专业，创意，热情的logo。 2、协助您创意设计大会手册，论文集，邀请卡，出席证，大会的信纸信封等。 网络 1、通过我公司网站或大会专属的网站，宣传会议或展览，活动的举办。 2、通过线上活动的规划设计，筹划社群性的议题或活动，到达宣传的效果，增加报名参展的人数及教育的功能。 3、建立策略联盟，做一个网站其实并不难，主要是怎么让这个网站具备会议的生命力，怎么去经营它。怎么利用其它的有利网站来让他更有宣导性和交流性呢。如何创意制造一个有利的议题，不用买广告也能到达宣传效果。 本文转自明阳天下会议效劳公司，转载请注明出处。 第10页 共10页